Mağaza şəbəkələrində xərc limitləri və təsdiq

Mağaza şəbəkəsində xərclər mərkəzi ofisdəkindən fərqli axır. Pulu xərcləyən adətən mağaza müdiri və ya növbə məsuludur; məbləğlər kiçikdir, amma sayı çoxdur. Təmizlik vasitələri, xırda təmir, kuryer, əlavə iş saatlarında yemək, vitrin materialları, taksi… Onlarla və ya yüzlərlə mağazadan gələn bu xərclər ayın sonunda mərkəzdəki maliyyə komandasının qarşısına bir yığın halında düşür. Bu yazı Türkiyədə pərakəndə və restoran şəbəkələrində çalışan maliyyə və mühasibat komandaları üçündür. Burada mağaza xərclərinə limitin necə qoyulduğu, təsdiq axınının necə qurulduğu və xərclərin mağaza üzrə necə izləndiyi izah olunur.

Mağaza xərcləri niyə mərkəz xərclərindən ayrı idarə olunur?

Mağaza xərcləri ayrı idarə olunur, çünki məbləğlər kiçik, say çox, ödəniş üsulları qarışıq, təsdiq edənlər isə məkanlara səpələnmişdir.

Mərkəzdə işləyən əməkdaş ayda bir neçə xərc təqdim edir; bir mağaza isə eyni ayda onlarla qəbz yarada bilər. Üstəlik mağazalarda ödəniş çox vaxt kassadan nağd, əməkdaşın öz cibindən və ya mağazaya verilmiş korporativ kartla edilir. Mərkəz üçün ağlabatan olan limit eyni kateqoriyada mağaza üçün həddindən artıq yüksək ola bilər. Bütün şirkətə tək bir siyasət tətbiq olunanda iki nəticədən biri alınır: ya mağazalar daim limitə ilişir, ya da mərkəzin limiti mağazalarda artıq xərcə imkan verir.

Ən çox təkrarlanan üç problem:

• Görünürlük: Hansı mağazanın hansı kateqoriyada nə qədər xərclədiyi ay bağlanmadan görünmür.
• Təsdiq gecikməsi: Sənədlər mağaza müdirinin təsdiqi ilə mərkəzin təsdiqi arasında gözləyir.
• Nağd pul riski: Kassadan edilən ödənişlərdə sənəd çatışmazlığı və təkrar bəyan daha tez-tez olur.

Mərkəz və mağaza üçün xərc limitləri necə ayrılır?

Mərkəz və mağaza limitləri eyni kateqoriya üçün hər təşkilata bir olmaqla iki ayrı qayda müəyyən edilərək ayrılır.

İlk qərar ayrımın hansı sahə üzrə aparılacağıdır. Əksər şəbəkələrdə bu sahə təşkilat və ya xərc mərkəzidir: hər mağaza ayrıca xərc mərkəzi kimi yaradılır, mağazalar "Mağaza" təşkilatında, mərkəz əməkdaşları isə "Mərkəz" təşkilatında toplanır. Sonra hər kateqoriya üçün iki təşkilatın hər birinə ayrıca limit yazılır. Ödəniş üsulu da qaydaya əlavə edilə bilər: nağd ödənişdə limit aşımı bloklanır, korporativ kartda isə yalnız xəbərdarlıq verilir.

Aşağıdakı cədvəl limit matrisinin necə görünə biləcəyini göstərir. Məbləğlər nümunədir; öz limitlərinizi şəbəkənizin xərc tarixçəsinə əsasən müəyyən edin.

Yemək kimi kateqoriyalarda limitin iştirakçı sayına vurulması komanda yeməklərində lüzumsuz aşım xəbərdarlıqlarının qarşısını alır. Aylıq limitlər isə tək-tək kiçik görünən, amma ay ərzində toplanaraq böyüyən xərcləri tutur.

Mağaza xərcləri üçün təsdiq axını necə qurulur?

Mağaza xərclərinin təsdiq axını məbləğ həddinə görə pillələnir: kiçik məbləğləri mağaza müdiri, həddi aşanları isə regional müdir və mərkəzin maliyyə şöbəsi təsdiq edir.

Hər xərcin mərkəzə qədər qalxması təsdiq edənlərin qarşısında yüzlərlə xırda xərc yığır və təsdiqi mənasız edir. Bunun əvəzinə şirkətin risk iştahına uyğun hədd müəyyən edilir. Nümunə axın belə qurula bilər:

1. Mağaza əməkdaşı xərci qəbzi ilə birlikdə daxil edir və xərc hesabatına əlavə edir.
2. Hesabat mağaza müdirinə gedir. Cəm məbləğ həddən (nümunə: 1.000 TRY) aşağıdırsa, mağaza müdirinin təsdiqi kifayətdir.
3. Həddi aşan hesabatlar regional müdirə qalxır.
4. Müəyyən kateqoriyalar (nümunə: təmir və texniki xidmət) məbləğdən asılı olmayaraq mərkəzdəki müvafiq bölməyə də gedir.
5. Mühasibat son yoxlamanı aparır və yazılışı hazırlayır.

Mağaza müdiri məzuniyyətdə olanda təsdiqlərin dayanmaması üçün vəkalət qaydası da axının bir hissəsi olmalıdır. Təsdiq prosesinin ümumi prinsipləri və vəkalət barədə xərc təsdiq axını və deleqasiya yazımıza baxa bilərsiniz.

Filial xərcləri mühasibatda necə izlənir?

Filial xərcləri xərc hesabı ilə yanaşı hər mağaza üçün ayrıca xərc mərkəzi istifadə etməklə izlənir; beləliklə eyni hesab mağaza üzrə hesabatlandırıla bilər.

Türkiyədə Vahid Hesablar Planına (Tekdüzen Hesap Planı; Mühasibat Sisteminin Tətbiqi üzrə 1 saylı Ümumi Kommünike, Rəsmi Qəzet 26.12.1992, qüvvəyə minmə 01.01.1994) görə 7/A seçimindən istifadə edən pərakəndə şirkətləri mağaza xərclərini adətən 760 Marketinq, Satış və Paylama Xərcləri hesabında, mərkəz xərclərini isə 770 Ümumi İdarəetmə Xərcləri hesabında izləyir. Mağaza üzrə bölgü xərc mərkəzi və ya subhesab vasitəsilə aparılır.

Nümunə yazılış: Mağaza əməkdaşı 120 TRY (ƏDV daxil, 20% ƏDV) dəyərində təmizlik vasitəsini öz cibindən ödədi. Məbləğlər nümunədir.

Əməkdaşa avans verilibsə, yazılış 195 İş Avansları hesabından əvəzləşdirilir; avans yoxdursa, şirkətinizin əməkdaş kompensasiyaları üçün istifadə etdiyi hesab işləyir. Hesab seçimi və sənədin xərc kimi qəbulu şirkətin təcrübəsinə görə dəyişə bilər: maliyyə məsləhətçinizlə (mali müşavir) dəqiqləşdirin.

Mağaza xərcləri üçün yoxlama siyahısı

Siyasəti dərc etməzdən əvvəl aşağıdakı bəndlərin aydınlaşdığına əmin olun:

• Hər mağaza ayrıca xərc mərkəzi və ya təşkilat kimi yaradılıb.
• Mağazalar üçün kateqoriya siyahısı mərkəzdən ayrı müəyyən edilib; mağazada istifadə olunmayacaq kateqoriyalar bağlanıb.
• Mərkəz və mağazalar üçün kateqoriya üzrə limitlər yazılıb.
• Nağd və korporativ kart xərcləri üçün ayrı qaydalar müəyyən edilib.
• Təsdiq həddi və həddi aşan hesabatların kimə gedəcəyi müəyyənləşib.
• Mağaza müdirləri üçün vəkalət qaydası təyin edilib.
• Xərclərin ən gec nə vaxta qədər daxil ediləcəyi (son qəbul günü) elan olunub.
• Korporativ kart çıxarışlarının xərclərlə necə uzlaşdırılacağı razılaşdırılıb.
• Limit aşımlarının hansı hesabatla və hansı tezlikdə izləniləcəyi müəyyən edilib.

Siyasət mətni üçün başlanğıc nöqtəsi axtarırsınızsa, pulsuz xərc siyasəti şablonundan istifadə edə bilərsiniz.

Masraff-da necə işləyir?

Masraff-ın xərc siyasəti mühərriki yuxarıdakı limit matrisini qaydalara çevirir. Qaydalar kateqoriya, təşkilat, xərc mərkəzi və ödəniş növü kimi sahələrə bağlana bilər; eyni kateqoriya üçün Mərkəz və Mağaza təşkilatlarına ayrı limit təyin edilə bilər. Limitlər xərc və ya hesabat üzrə, gündəlik və ya aylıq yazıla bilər və iştirakçı sayına vurula bilər. Hər qayda üçün bildiriş növü seçilir: məlumat, xəbərdarlıq, xəta və ya blok. Bloklamayan pozuntularda aşımın tutulmaya yönəldilməsi də seçilə bilər; bunun işləməsi üçün ERP tərəfi tutulma yazılışına hazır olmalıdır. Siyasət pozuntusu hesabatları aşımları bir ekranda göstərir və Excel formatında yüklənə bilər.

Təsdiq tərəfində Advanced Approval həddə, təşkilata və ya kateqoriyaya görə təsdiqedici təyin etməyi, vəzifə limitlərinə əsaslanan grade təsdiqini və vəkalət verməyi dəstəkləyir. Hesabat təsdiqə göndərilməzdən əvvəl kimlərə gedəcəyi görünür. Xərc hesabatı dövr bağlanması, təkrarlanma və məcburi sahə yoxlamalarını aparır, əməliyyat tarixçəsi isə hesabatın kimin təsdiqindən nə vaxt keçdiyini göstərir.

Mağaza əməkdaşları xərcləri veb portalda və ya App Store, Google Play və Huawei AppGallery-dəki mobil tətbiqlərdə daxil edir. Son xərc qəbul günü gecikən qəbzləri məhdudlaşdırır, kateqoriyaların bloklanması isə mağazada istifadə olunmamalı kateqoriyaları bağlayır. Korporativ kart istifadə edən şəbəkələrdə çıxarış uzlaşdırması Excel kimi yüklənən çıxarışı kart ID-si, tarix və məbləğ üzrə xərclərlə uyğunlaşdırır və sənədi çatışmayan xərclər üçün müvafiq şəxsə bildiriş göndərir. Masraff, Türkiyə pərakəndəsində geniş yayılmış Nebim V3 də daxil olmaqla 20-dən çox ERP və mühasibat proqramı ilə inteqrasiya olunur.

Sektora xas axınlar üçün pərakəndə şəbəkələri üçün xərclərin idarə edilməsi həllimizə baxa, çoxbrendli pərakəndə qrupunun keys araşdırmasını oxuya bilərsiniz. Pərakəndədə səyahət və xərc proseslərinin parçalanması barədə pərakəndə sektoru üçün 5 yol yazımız da faydalı ola bilər.

Tez-tez verilən suallar

Mağaza xərc limitləri necə müəyyən edilir?

Mağaza xərc limitləri son 6–12 ayın kateqoriya üzrə orta xərcindən çıxış edərək müəyyən edilir. Ortadan bir az yuxarı qoyulan limit adi xərci dayandırmadan qeyri-adi xərcləri görünən edir. Limitlər inflyasiya və mağazanın ölçüsünə görə ildə ən azı bir dəfə nəzərdən keçirilməlidir.

Mağaza müdiri hansı məbləğə qədər xərc təsdiq edə bilər?

Mağaza müdirinin təsdiq səlahiyyəti şirkətin müəyyən etdiyi həddən asılıdır; qanuni yuxarı hədd yoxdur. Hədd mağazanın adi aylıq xərc səviyyəsinə və şirkətin risk iştahına görə seçilir; həddi aşan hesabatlar regional müdirə və ya mərkəzin maliyyə şöbəsinə yönləndirilir.

Mağazalarda nağd xərclər necə nəzarətdə saxlanılır?

Mağazalardakı nağd xərclər kateqoriya limitləri, qəbz tələbi və təkrarlanma yoxlaması ilə nəzarətdə saxlanılır. Nağdda limit aşımını bloklayan, korporativ kartda isə yalnız xəbərdarlıq edən ayrı qaydalar riski yüksək olan ödəniş üsulunu daha sıx nəzarətdə saxlayır.

Çox filiallı şirkətlərdə xərclər mağaza üzrə necə hesabatlandırılır?

Çox filiallı şirkətlərdə xərclər hər mağaza üçün təyin edilmiş xərc mərkəzi və ya təşkilat üzərindən hesabatlandırılır. Xərc daxil edilərkən bu sahənin məcburi olması hesabatların sonradan əl ilə düzəldilməsinin qarşısını alır.

Restoran və kafe şəbəkələrində filial xərcləri fərqli idarə olunurmu?

Restoran və kafe şəbəkələrində filial xərcləri eyni məntiqlə idarə olunur: filial üzrə xərc mərkəzi, kateqoriya limitləri və həddə əsaslanan təsdiq. Fərq adətən kateqoriya siyahısındadır; kiçik avadanlıq, texniki xidmət və işçi yeməyi kimi xərclər daha tez-tez rast gəlinir.