Limite de cheltuieli și aprobări în lanțurile de magazine

Într-un lanț de magazine, cheltuielile circulă altfel decât la sediul central. Cel care cheltuiește este de obicei managerul de magazin sau șeful de tură; sumele sunt mici, dar numeroase. Produse de curățenie, reparații mărunte, curierat, mese la ore suplimentare, materiale pentru vitrină, taxi… Aceste poziții vin din zeci sau sute de magazine și ajung la finalul lunii la echipa financiară a sediului ca o singură grămadă. Articolul se adresează echipelor financiare și contabile din lanțurile de retail și restaurante din Turcia. El explică cum se pun limite cheltuielilor magazinelor, cum se construiește fluxul de aprobare și cum se urmăresc cheltuielile magazin cu magazin.

De ce se gestionează cheltuielile magazinelor separat de cele ale sediului?

Cheltuielile magazinelor se gestionează separat pentru că sumele sunt mici, volumul este mare, metodele de plată sunt mixte, iar aprobatorii sunt răspândiți în teren.

Un angajat de la sediu depune câteva cheltuieli pe lună; un singur magazin poate genera zeci de bonuri în aceeași lună. În plus, în magazine se plătește adesea numerar din casă, din buzunarul propriu sau cu un card corporativ alocat magazinului. O limită rezonabilă la sediu poate fi prea generoasă într-un magazin pentru aceeași categorie. Când o singură politică se aplică întregii companii, se întâmplă unul din două lucruri: fie magazinele se lovesc constant de limită, fie limita sediului permite magazinelor să cheltuiască prea mult.

Trei probleme apar cel mai des:

• Vizibilitate: până la închiderea lunii nu se vede ce magazin cât a cheltuit și în ce categorie.
• Întârzieri la aprobare: documentele așteaptă între aprobarea managerului de magazin și cea a sediului.
• Riscul numerarului: la plățile din casă sunt mai frecvente documentele lipsă și decontările duble.

Cum se separă limitele de cheltuieli pentru sediu și magazine?

Limitele pentru sediu și magazine se separă definind două reguli pentru aceeași categorie, câte una pentru fiecare organizație.

Prima decizie este câmpul după care se face separarea. În majoritatea lanțurilor, acesta este organizația sau centrul de cost: fiecare magazin este creat ca centru de cost, magazinele sunt grupate în organizația „Magazin”, iar personalul sediului în organizația „Sediu”. Apoi, pentru fiecare categorie se scrie o limită separată pentru fiecare dintre cele două organizații. Metoda de plată poate fi și ea adăugată în regulă: o cheltuială în numerar peste limită este blocată, iar cu cardul corporativ apare doar un avertisment.

Tabelul de mai jos arată cum poate arăta o matrice de limite. Sumele sunt exemple; stabiliți-le pe ale dumneavoastră pe baza istoricului de cheltuieli al lanțului.

În categorii precum mesele, înmulțirea limitei cu numărul de participanți previne avertismentele inutile la mesele de echipă. Limitele lunare prind pozițiile care par mici una câte una, dar se adună pe parcursul lunii.

Cum se configurează un flux de aprobare pentru cheltuielile magazinelor?

Fluxul de aprobare pentru cheltuielile magazinelor se etajează după sumă: managerul de magazin aprobă sumele mici, iar managerul regional și departamentul financiar al sediului aprobă ce depășește pragul.

Dacă fiecare cheltuială urcă până la sediu, aprobatorii adună sute de poziții mărunte și aprobarea își pierde sensul. În schimb, se stabilește un prag potrivit apetitului de risc al companiei. Un flux de exemplu:

1. Angajatul magazinului introduce cheltuiala cu bonul și o adaugă într-un decont de cheltuieli.
2. Decontul ajunge la managerul de magazin. Dacă totalul este sub prag (exemplu: 1.000 TRY), aprobarea lui este suficientă.
3. Deconturile peste prag urcă la managerul regional.
4. Anumite categorii (exemplu: reparații și întreținere) merg și la departamentul responsabil din sediu, indiferent de sumă.
5. Contabilitatea face verificarea finală și pregătește înregistrarea.

Pentru ca aprobările să nu se oprească atunci când managerul de magazin este în concediu, o regulă de delegare trebuie să facă parte din flux. Principiile generale ale aprobării și delegării sunt prezentate în articolul nostru despre fluxul de aprobare a cheltuielilor și delegare.

Cum se urmăresc contabil cheltuielile filialelor?

Cheltuielile filialelor se urmăresc folosind un centru de cost separat pentru fiecare magazin, alături de contul de cheltuieli, astfel încât același cont să poată fi raportat pe magazin.

În Turcia, conform Planului de conturi uniform (Tekdüzen Hesap Planı; Comunicatul general privind aplicarea sistemului contabil nr. 1, Monitorul Oficial din 26.12.1992, în vigoare din 01.01.1994), companiile de retail care folosesc opțiunea 7/A înregistrează de obicei cheltuielile magazinelor în contul 760 Cheltuieli de marketing, vânzare și distribuție, iar cheltuielile sediului în 770 Cheltuieli generale de administrare. Defalcarea pe magazin se face prin centru de cost sau subcont.

Înregistrare de exemplu: un angajat al magazinului a plătit din banii proprii produse de curățenie de 120 TRY (TVA 20% inclus). Sumele sunt exemple.

Dacă angajatul a primit un avans, înregistrarea se compensează din contul 195 Avansuri de serviciu; dacă nu, se folosește contul pe care compania îl utilizează pentru rambursările către angajați. Alegerea contului și deductibilitatea documentului pot depinde de practica companiei: verificați cu consultantul dumneavoastră financiar (mali müşavir).

Listă de verificare pentru cheltuielile magazinelor

Înainte de a publica politica, asigurați-vă că următoarele puncte sunt clarificate:

• Fiecare magazin este creat ca centru de cost sau organizație separată.
• Lista de categorii pentru magazine este stabilită separat de sediu; categoriile nefolosite în magazine sunt închise.
• Limitele pe categorii sunt scrise pentru sediu și pentru magazine.
• Există reguli separate pentru cheltuielile în numerar și cu card corporativ.
• Pragul de aprobare și destinatarii deconturilor care îl depășesc sunt stabiliți.
• Este definită o regulă de delegare pentru managerii de magazin.
• Termenul-limită pentru depunerea cheltuielilor (ultima zi de acceptare) a fost comunicat.
• S-a convenit cum se reconciliază extrasele cardurilor corporative cu cheltuielile.
• S-a decis cu ce raport și cât de des se urmăresc depășirile de limită.

Dacă aveți nevoie de un punct de plecare pentru textul politicii, puteți folosi modelul nostru gratuit de politică de cheltuieli.

Cum funcționează în Masraff?

Motorul de politici de cheltuieli al Masraff transformă matricea de limite de mai sus în reguli. Regulile pot fi legate de câmpuri precum categoria, organizația, centrul de cost și metoda de plată; pentru aceeași categorie, organizațiile Sediu și Magazin pot avea limite diferite. Limitele se stabilesc pe cheltuială sau pe decont, zilnic sau lunar, și pot fi înmulțite cu numărul de participanți. Fiecare regulă primește un tip de alertă: informare, avertisment, eroare sau blocare. La încălcările care nu blochează, depășirea poate fi trimisă și spre reținere; pentru aceasta, ERP-ul trebuie să fie pregătit să înregistreze reținerea. Rapoartele de încălcare a politicii listează depășirile pe un singur ecran și pot fi exportate în Excel.

La aprobare, Advanced Approval permite desemnarea aprobatorilor după prag, organizație sau categorie, aprobarea pe grade pe baza limitelor pozițiilor și delegarea. Înainte de trimiterea unui decont se vede la cine va ajunge. Decontul de cheltuieli rulează verificări de închidere a perioadei, dubluri și câmpuri obligatorii, iar istoricul arată prin ce aprobări a trecut decontul și când.

Angajații magazinelor introduc cheltuielile în portalul web sau în aplicațiile mobile din App Store, Google Play și Huawei AppGallery. Ultima zi de acceptare a cheltuielilor limitează bonurile întârziate, iar blocarea categoriilor închide categoriile care nu trebuie folosite în magazine. Pentru lanțurile cu carduri corporative, reconcilierea extraselor potrivește un extras încărcat ca fișier Excel cu cheltuielile după ID-ul cardului, dată și sumă și anunță persoana vizată despre pozițiile fără document. Masraff se integrează cu peste 20 de sisteme ERP și de contabilitate, printre care Nebim V3, răspândit în retailul din Turcia.

Pentru fluxuri specifice sectorului, consultați soluția noastră de gestionare a cheltuielilor pentru lanțurile de retail și citiți studiul de caz al unui grup de retail multibrand. Vă poate fi util și articolul nostru despre 5 soluții la fragmentarea proceselor travel & expense în retail.

Întrebări frecvente

Cum se stabilesc limitele de cheltuieli pentru magazine?

Limitele de cheltuieli pentru magazine se stabilesc pornind de la cheltuiala medie pe categorie din ultimele 6–12 luni. O limită puțin peste medie face vizibile pozițiile neobișnuite fără să oprească cheltuielile normale. Limitele trebuie revizuite cel puțin o dată pe an în funcție de inflație și de mărimea magazinului.

Până la ce sumă poate aproba cheltuieli un manager de magazin?

Dreptul de aprobare al managerului de magazin depinde de pragul stabilit de companie; nu există o limită legală. Pragul se alege în funcție de nivelul obișnuit al cheltuielilor lunare ale magazinului și de apetitul de risc al companiei; deconturile peste prag sunt direcționate către managerul regional sau către departamentul financiar al sediului.

Cum se controlează cheltuielile în numerar din magazine?

Cheltuielile în numerar din magazine se controlează prin limite pe categorii, bon obligatoriu și verificarea dublurilor. Reguli separate, care blochează depășirile în numerar și doar avertizează la cardul corporativ, țin metoda de plată mai riscantă sub un control mai strict.

Cum se raportează cheltuielile pe magazin în companiile cu multe filiale?

În companiile cu multe filiale, cheltuielile se raportează prin centrul de cost sau organizația definită pentru fiecare magazin. Dacă acest câmp este obligatoriu la introducerea cheltuielii, rapoartele nu mai trebuie corectate manual ulterior.

Se gestionează altfel cheltuielile filialelor în lanțurile de restaurante și cafenele?

Cheltuielile filialelor în lanțurile de restaurante și cafenele se gestionează după aceeași logică: centru de cost pe unitate, limite pe categorii și aprobare pe praguri. Diferența ține de obicei de lista de categorii; echipamentele mărunte, întreținerea și mesele personalului apar mai des.