Limiti di spesa e approvazioni nelle catene di negozi

In una catena di negozi le spese seguono un percorso diverso da quello della sede. Chi spende è di solito lo store manager o il capoturno; gli importi sono piccoli ma numerosi. Prodotti per la pulizia, piccole riparazioni, spedizioni, pasti per gli straordinari, materiale per le vetrine, taxi… Queste voci arrivano da decine o centinaia di negozi e a fine mese finiscono sulla scrivania del team finance della sede in un'unica pila. Questo articolo è rivolto ai team di amministrazione e contabilità delle catene retail e della ristorazione in Turchia. Spiega come mettere limiti alle spese dei negozi, come costruire il flusso di approvazione e come seguire le spese negozio per negozio.

Perché le spese dei negozi si gestiscono separatamente da quelle della sede?

Le spese dei negozi si gestiscono separatamente perché gli importi sono piccoli, i volumi alti, i metodi di pagamento misti e gli approvatori sparsi sul territorio.

Un dipendente della sede presenta poche spese al mese; un solo negozio può generare decine di scontrini nello stesso mese. Nei negozi, inoltre, si paga spesso in contanti dalla cassa, di tasca propria o con una carta aziendale assegnata al punto vendita. Un limite ragionevole per la sede può rivelarsi troppo generoso per un negozio nella stessa categoria. Quando un'unica politica vale per tutta l'azienda succede una di due cose: o i negozi sbattono di continuo contro il limite, oppure il limite della sede consente ai negozi di spendere troppo.

Tre problemi si ripetono più spesso:

• Visibilità: fino alla chiusura del mese non si vede quale negozio ha speso quanto e in quale categoria.
• Ritardi di approvazione: i documenti restano in attesa tra l'approvazione dello store manager e quella della sede.
• Rischio contanti: nei pagamenti dalla cassa sono più frequenti documenti mancanti e richieste duplicate.

Come si separano i limiti di spesa di sede e negozi?

I limiti di sede e negozi si separano definendo due regole per la stessa categoria, una per ciascuna organizzazione.

La prima decisione riguarda il campo su cui basare la separazione. Nella maggior parte delle catene è l'organizzazione o il centro di costo: ogni negozio viene creato come centro di costo, i negozi sono raggruppati nell'organizzazione «Negozio» e il personale della sede nell'organizzazione «Sede». Poi, per ogni categoria, si scrive un limite distinto per ciascuna delle due organizzazioni. Anche il metodo di pagamento può entrare nella regola: una spesa in contanti oltre il limite viene bloccata, mentre con la carta aziendale compare solo un avviso.

La tabella seguente mostra come potrebbe essere una matrice dei limiti. Gli importi sono di esempio; stabilite i vostri in base allo storico di spesa della vostra catena.

In categorie come i pasti, moltiplicare il limite per il numero di partecipanti evita avvisi inutili nei pranzi di squadra. I limiti mensili intercettano voci che una per una sembrano piccole ma che nel mese si sommano.

Come si imposta un flusso di approvazione per le spese dei negozi?

Il flusso di approvazione delle spese dei negozi è scaglionato per importo: lo store manager approva gli importi piccoli, l'area manager e la finance della sede approvano quelli oltre la soglia.

Se ogni spesa risale fino alla sede, gli approvatori accumulano centinaia di piccole voci e l'approvazione perde senso. Si fissa invece una soglia coerente con la propensione al rischio dell'azienda. Un flusso di esempio:

1. Il dipendente del negozio registra la spesa con lo scontrino e la aggiunge a una nota spese.
2. La nota va allo store manager. Se il totale è sotto la soglia (esempio: 1.000 TRY), basta la sua approvazione.
3. Le note oltre la soglia salgono all'area manager.
4. Alcune categorie (esempio: riparazioni e manutenzione) vanno anche alla funzione competente della sede, a prescindere dall'importo.
5. La contabilità esegue il controllo finale e prepara la registrazione.

Perché le approvazioni non si fermino quando lo store manager è in ferie, anche una regola di delega deve far parte del flusso. I principi generali di approvazione e delega sono nel nostro articolo sul flusso di approvazione delle spese e la delega.

Come si seguono in contabilità le spese delle filiali?

Le spese delle filiali si seguono usando un centro di costo dedicato a ogni negozio accanto al conto di costo, così lo stesso conto può essere analizzato per negozio.

In Turchia, secondo il piano dei conti uniforme (Tekdüzen Hesap Planı; Comunicato generale sull'applicazione del sistema contabile n. 1, Gazzetta Ufficiale del 26.12.1992, in vigore dal 01.01.1994), le aziende retail che adottano l'opzione 7/A registrano di solito le spese dei negozi sul conto 760 Costi di marketing, vendita e distribuzione e quelle della sede sul conto 770 Spese generali amministrative. La ripartizione per negozio avviene tramite centro di costo o sottoconto.

Registrazione di esempio: un dipendente del negozio ha pagato di tasca propria 120 TRY (IVA 20% inclusa) di prodotti per la pulizia. Gli importi sono di esempio.

Se il dipendente ha ricevuto un anticipo, la registrazione si compensa sul conto 195 Anticipi di lavoro; altrimenti si usa il conto che la vostra azienda impiega per i rimborsi ai dipendenti. La scelta del conto e la deducibilità del documento possono dipendere dalla prassi aziendale: verificate con il vostro consulente fiscale (mali müşavir).

Checklist delle spese dei negozi

Prima di pubblicare la politica, verificate che questi punti siano definiti:

• Ogni negozio è creato come centro di costo o organizzazione a sé.
• L'elenco delle categorie per i negozi è definito separatamente dalla sede; le categorie non usate in negozio sono chiuse.
• I limiti per categoria sono scritti per la sede e per i negozi.
• Esistono regole distinte per le spese in contanti e con carta aziendale.
• Sono decisi la soglia di approvazione e i destinatari delle note che la superano.
• È definita una regola di delega per gli store manager.
• È stata comunicata la scadenza per presentare le spese (ultimo giorno di accettazione).
• È concordato come riconciliare gli estratti conto delle carte aziendali con le spese.
• È deciso con quale report e con quale frequenza si seguono i superamenti dei limiti.

Se vi serve un punto di partenza per il testo della politica, potete usare il nostro modello gratuito di politica di spesa.

Come funziona in Masraff?

Il motore delle politiche di spesa di Masraff trasforma in regole la matrice dei limiti vista sopra. Le regole possono essere collegate a campi come categoria, organizzazione, centro di costo e metodo di pagamento; per la stessa categoria, le organizzazioni Sede e Negozio possono avere limiti diversi. I limiti si impostano per spesa o per nota, giornalieri o mensili, e possono essere moltiplicati per il numero di partecipanti. Ogni regola ha un tipo di avviso: informazione, avviso, errore o blocco. Per le violazioni non bloccanti si può anche inviare l'eccedenza a trattenuta; perché funzioni, l'ERP deve essere pronto a registrare la trattenuta. I report sulle violazioni della politica elencano i superamenti in un'unica schermata e si possono esportare in Excel.

Sul fronte approvazioni, Advanced Approval consente di assegnare gli approvatori per soglia, organizzazione o categoria, l'approvazione per grade basata sui limiti delle posizioni e la delega. Prima di inviare una nota si vede a chi andrà. La nota spese esegue controlli su chiusura del periodo, duplicati e campi obbligatori, e lo storico mostra da quali approvazioni è passata la nota e quando.

I dipendenti dei negozi registrano le spese sul portale web o nelle app mobili di App Store, Google Play e Huawei AppGallery. L'ultimo giorno di accettazione delle spese limita gli scontrini tardivi, e il blocco delle categorie chiude quelle che non vanno usate in negozio. Per le catene con carte aziendali, la riconciliazione degli estratti conto confronta un estratto caricato in Excel con le spese per ID carta, data e importo, e avvisa la persona interessata delle voci senza documento. Masraff si integra con più di 20 ERP e software contabili, tra cui Nebim V3, diffuso nel retail turco.

Per i flussi specifici del settore, consultate la nostra soluzione di gestione spese per le catene retail e leggete il caso di studio di un gruppo retail multimarca. Può esservi utile anche il nostro articolo con 5 modi per risolvere la frammentazione travel & expense nel retail.

Domande frequenti

Come si fissano i limiti di spesa dei negozi?

I limiti di spesa dei negozi si fissano partendo dalla spesa media per categoria degli ultimi 6–12 mesi. Un limite di poco superiore alla media rende visibili le voci insolite senza fermare la spesa normale. I limiti vanno rivisti almeno una volta l'anno in base all'inflazione e alla dimensione del negozio.

Fino a quale importo uno store manager può approvare le spese?

Il potere di approvazione dello store manager dipende dalla soglia fissata dall'azienda; non esiste un tetto di legge. La soglia si sceglie in base al livello abituale di spesa mensile del negozio e alla propensione al rischio; le note che la superano vanno all'area manager o alla finance della sede.

Come si controllano le spese in contanti nei negozi?

Le spese in contanti nei negozi si controllano con limiti per categoria, obbligo di scontrino e controllo dei duplicati. Regole separate che bloccano i superamenti in contanti e si limitano ad avvisare con la carta aziendale tengono sotto controllo più stretto il metodo di pagamento più rischioso.

Come si rendicontano le spese per negozio in un'azienda con molte filiali?

In un'azienda con molte filiali, le spese si rendicontano tramite il centro di costo o l'organizzazione definita per ogni negozio. Rendere obbligatorio questo campo in fase di inserimento evita di dover correggere i report a mano in seguito.

Le spese delle filiali si gestiscono in modo diverso nelle catene di ristoranti e bar?

Le spese delle filiali nelle catene di ristoranti e bar si gestiscono con la stessa logica: centro di costo per locale, limiti per categoria e approvazione per soglia. La differenza sta di solito nell'elenco delle categorie; piccole attrezzature, manutenzione e pasti del personale compaiono più spesso.