Лимиты расходов и согласование в сетях магазинов

В сети магазинов расходы движутся иначе, чем в центральном офисе. Тратит деньги обычно директор магазина или старший смены; суммы небольшие, но их много. Моющие средства, мелкий ремонт, доставка, питание при переработках, материалы для витрины, такси… Эти позиции приходят из десятков или сотен магазинов и в конце месяца оказываются у финансовой службы офиса одной большой стопкой. Статья адресована финансовым и бухгалтерским командам розничных и ресторанных сетей в Турции. В ней описано, как ограничить расходы магазинов, как выстроить согласование и как вести учет затрат по каждой точке.

Почему расходы магазинов управляются отдельно от расходов офиса?

Расходы магазинов управляются отдельно, потому что суммы небольшие, объем большой, способы оплаты смешанные, а согласующие рассредоточены по точкам.

Сотрудник офиса подает несколько расходов в месяц; один магазин за тот же месяц может сформировать десятки чеков. К тому же в магазинах часто платят наличными из кассы, из собственного кармана или корпоративной картой, закрепленной за магазином. Лимит, разумный для офиса, в магазине по той же категории может оказаться слишком щедрым. Когда на всю компанию действует одна политика, происходит одно из двух: либо магазины постоянно упираются в лимит, либо офисный лимит позволяет магазинам тратить лишнее.

Чаще всего повторяются три проблемы:

• Прозрачность: до закрытия месяца не видно, какой магазин сколько потратил и по какой категории.
• Задержки согласования: документы ждут между согласованием директора магазина и согласованием офиса.
• Риск наличных: при оплате из кассы чаще встречаются отсутствующие документы и повторные заявки.

Как разделить лимиты расходов для офиса и магазинов?

Лимиты для офиса и магазинов разделяют, задавая для одной категории два правила — по одному на каждую организацию.

Сначала решают, по какому полю проводить разделение. В большинстве сетей это организация или место возникновения затрат: каждый магазин заводится как отдельное место затрат, магазины объединяются в организацию «Магазин», сотрудники офиса — в организацию «Офис». Затем для каждой категории задается отдельный лимит для каждой из двух организаций. В правило можно добавить и способ оплаты: превышение лимита при оплате наличными блокируется, а при оплате корпоративной картой выдается только предупреждение.

Таблица ниже показывает, как может выглядеть матрица лимитов. Суммы — пример; свои лимиты определяйте по истории расходов вашей сети.

В категориях вроде питания умножение лимита на число участников избавляет от лишних предупреждений при командных обедах. Месячные лимиты выявляют позиции, которые по отдельности выглядят мелкими, но за месяц складываются в крупную сумму.

Как выстроить согласование расходов магазинов?

Согласование расходов магазинов строится по уровням суммы: небольшие суммы утверждает директор магазина, суммы выше порога — региональный менеджер и финансовая служба офиса.

Если каждый расход поднимать до офиса, у согласующих копятся сотни мелких позиций и согласование теряет смысл. Вместо этого задается порог, соответствующий риск-аппетиту компании. Пример маршрута:

1. Сотрудник магазина вносит расход с чеком и добавляет его в авансовый отчет.
2. Отчет уходит директору магазина. Если сумма ниже порога (пример: 1 000 TRY), его согласования достаточно.
3. Отчеты выше порога поднимаются к региональному менеджеру.
4. Отдельные категории (пример: ремонт и обслуживание) независимо от суммы дополнительно уходят в профильное подразделение офиса.
5. Бухгалтерия проводит финальную проверку и готовит проводку.

Чтобы согласования не останавливались, пока директор магазина в отпуске, в маршрут стоит включить правило замещения. Общие принципы согласования и делегирования описаны в нашей статье о процессе согласования расходов и делегировании.

Как учитываются расходы филиалов в бухгалтерии?

Расходы филиалов учитываются с помощью отдельного места затрат для каждого магазина наряду со счетом расходов, поэтому один счет можно анализировать по магазинам.

В Турции по Единому плану счетов (Tekdüzen Hesap Planı; Общее коммюнике о применении системы бухгалтерского учета № 1, Официальная газета от 26.12.1992, действует с 01.01.1994) розничные компании, использующие вариант 7/A, обычно относят расходы магазинов на счет 760 «Расходы на маркетинг, продажи и дистрибуцию», а расходы офиса — на счет 770 «Общие административные расходы». Разбивка по магазинам делается через место затрат или субсчет.

Пример проводки: сотрудник магазина оплатил из своих денег моющие средства на 120 TRY (с НДС 20 %). Суммы — пример.

Если сотруднику выдавался аванс, проводка зачитывается со счетом 195 «Авансы на хозяйственные нужды»; если нет, используется счет, который ваша компания применяет для возмещений сотрудникам. Выбор счета и возможность отнести документ на расходы зависят от практики компании: уточните у вашего финансового консультанта (mali müşavir).

Чек-лист по расходам магазинов

Перед публикацией политики убедитесь, что следующие пункты определены:

• Каждый магазин заведен как отдельное место затрат или организация.
• Список категорий для магазинов задан отдельно от офиса; неиспользуемые в магазинах категории закрыты.
• Лимиты по категориям прописаны для офиса и для магазинов.
• Для наличных и для корпоративных карт заданы отдельные правила.
• Определены порог согласования и получатели отчетов выше порога.
• Для директоров магазинов задано правило замещения.
• Объявлен крайний срок подачи расходов (последний день приема).
• Согласовано, как выписки по корпоративным картам сверяются с расходами.
• Определено, каким отчетом и с какой частотой отслеживаются превышения лимитов.

Если нужна отправная точка для текста политики, воспользуйтесь нашим бесплатным шаблоном политики расходов.

Как это работает в Masraff?

Модуль политики расходов Masraff превращает приведенную выше матрицу лимитов в правила. Правила можно привязать к таким полям, как категория, организация, место затрат и способ оплаты; для одной категории организациям «Офис» и «Магазин» можно задать разные лимиты. Лимиты задаются на расход или на отчет, на день или на месяц, и могут умножаться на число участников. Для каждого правила выбирается тип оповещения: информация, предупреждение, ошибка или блокировка. При неблокирующих нарушениях можно также направить превышение на удержание; для этого ERP должна быть готова формировать проводку по удержанию. Отчеты о нарушениях политики показывают превышения на одном экране и выгружаются в Excel.

В части согласования расширенное согласование (Advanced Approval) позволяет назначать согласующих по порогу, организации или категории, использовать согласование по грейдам на основе лимитов должностей и делегирование. До отправки отчета видно, кому он уйдет. Авансовый отчет проверяет закрытие периода, дубли и обязательные поля, а история операций показывает, чье согласование и когда прошел отчет.

Сотрудники магазинов вносят расходы на веб-портале или в мобильных приложениях из App Store, Google Play и Huawei AppGallery. Последний день приема расходов ограничивает поздние чеки, а блокировка категорий закрывает категории, которые не должны использоваться в магазинах. Для сетей с корпоративными картами сверка выписок сопоставляет выписку, загруженную в Excel, с расходами по ID карты, дате и сумме и уведомляет ответственного о позициях без документов. Masraff интегрирован более чем с 20 ERP и учетными системами, включая Nebim V3, распространенную в турецкой рознице.

Отраслевые сценарии описаны в нашем решении по управлению расходами для розничных сетей; также можно прочитать кейс мультибрендовой розничной группы. Полезной может быть и наша статья о 5 способах устранить фрагментацию travel & expense в рознице.

Часто задаваемые вопросы

Как установить лимиты расходов для магазинов?

Лимиты расходов для магазинов устанавливают, отталкиваясь от средних расходов по категориям за последние 6–12 месяцев. Лимит чуть выше среднего делает необычные позиции заметными, не останавливая обычные траты. Пересматривать лимиты с учетом инфляции и размера магазина стоит не реже раза в год.

До какой суммы директор магазина может согласовывать расходы?

Полномочия директора магазина зависят от порога, который устанавливает компания; законодательного верхнего предела нет. Порог выбирают исходя из обычного месячного уровня расходов магазина и риск-аппетита компании; отчеты выше порога направляются региональному менеджеру или в финансовую службу офиса.

Как контролировать наличные расходы в магазинах?

Наличные расходы в магазинах контролируются лимитами по категориям, обязательным чеком и проверкой дублей. Отдельные правила, которые блокируют превышение при оплате наличными и лишь предупреждают при оплате картой, держат более рискованный способ оплаты под более жестким контролем.

Как в компаниях с множеством филиалов формировать отчетность по магазинам?

В компаниях с множеством филиалов отчетность по расходам строится через место затрат или организацию, заданную для каждого магазина. Если сделать это поле обязательным при вводе расхода, отчеты не придется потом исправлять вручную.

Отличается ли управление расходами филиалов в сетях ресторанов и кафе?

Расходы филиалов в сетях ресторанов и кафе управляются по той же логике: место затрат для каждой точки, лимиты по категориям и согласование по порогу. Разница обычно в списке категорий: мелкое оборудование, обслуживание и питание персонала встречаются чаще.