Tabla de Contenidos
- ¿Por qué los gastos de tienda se gestionan aparte de los de la sede?
- ¿Cómo se separan los límites de gasto de la sede y de las tiendas?
- ¿Cómo se configura un flujo de aprobación para los gastos de tienda?
- ¿Cómo se controlan contablemente los gastos de las sucursales?
- Lista de control de gastos de tienda
- ¿Cómo funciona en Masraff?
- Preguntas frecuentes
- ¿Cómo se fijan los límites de gasto de las tiendas?
- ¿Hasta qué importe puede aprobar gastos un encargado de tienda?
- ¿Cómo se controlan los gastos en efectivo en las tiendas?
- ¿Cómo se informan los gastos por tienda en empresas con muchas sucursales?
- ¿Se gestionan de otra forma los gastos de sucursal en cadenas de restaurantes y cafeterías?
En una cadena de tiendas, el gasto fluye de forma distinta que en la sede central. Quien gasta suele ser el encargado de tienda o el responsable de turno; los importes son pequeños, pero numerosos. Productos de limpieza, pequeñas reparaciones, envíos, comidas por horas extra, material de escaparate, taxis… Estas partidas llegan desde decenas o cientos de tiendas y, a fin de mes, aterrizan en el equipo financiero de la sede como un único montón. Este artículo está pensado para los equipos de finanzas y contabilidad de cadenas minoristas y de restauración en Turquía. Explica cómo poner límites al gasto de las tiendas, cómo montar el flujo de aprobación y cómo seguir el gasto tienda por tienda.
¿Por qué los gastos de tienda se gestionan aparte de los de la sede?
Los gastos de tienda se gestionan aparte porque los importes son pequeños, el volumen es alto, los medios de pago son variados y los aprobadores están repartidos entre ubicaciones.
Un empleado de la sede presenta unos pocos gastos al mes; una sola tienda puede generar decenas de tickets en el mismo mes. Además, en las tiendas se paga a menudo en efectivo desde la caja, del bolsillo del empleado o con una tarjeta corporativa asignada a la tienda. Un límite razonable para la sede puede resultar demasiado generoso para una tienda en la misma categoría. Cuando se aplica una única política a toda la empresa, ocurre una de dos cosas: o las tiendas chocan constantemente con el límite, o el límite de la sede permite gastar de más en las tiendas.
Tres problemas se repiten con más frecuencia:
- Visibilidad: hasta el cierre del mes no se ve qué tienda gastó cuánto y en qué categoría.
- Retrasos en la aprobación: los documentos esperan entre la aprobación del encargado de tienda y la de la sede.
- Riesgo del efectivo: en los pagos desde caja son más frecuentes los justificantes que faltan y las solicitudes duplicadas.
¿Cómo se separan los límites de gasto de la sede y de las tiendas?
Los límites de sede y tiendas se separan definiendo dos reglas para la misma categoría, una por cada organización.
La primera decisión es con qué campo se hace la separación. En la mayoría de las cadenas es la organización o el centro de coste: cada tienda se crea como centro de coste, las tiendas se agrupan en la organización «Tienda» y el personal de la sede en la organización «Sede». Después, para cada categoría se fija un límite distinto para cada una de las dos organizaciones. También puede añadirse el medio de pago a la regla: un gasto en efectivo por encima del límite se bloquea, mientras que con tarjeta corporativa solo se muestra un aviso.
La tabla siguiente muestra cómo podría ser una matriz de límites. Los importes son de ejemplo; fije los suyos a partir del historial de gasto de su cadena.
| Categoría | Organización | Medio de pago | Límite (ejemplo) | ¿Qué pasa si se supera? |
|---|---|---|---|---|
| Comida por horas extra | Sede | Todos | 500 TRY por persona | Aviso |
| Comida por horas extra | Tienda | Todos | 260 TRY por persona | Aviso |
| Limpieza y consumibles | Tienda | Efectivo | 3.000 TRY al mes | Bloqueo |
| Limpieza y consumibles | Tienda | Tarjeta corporativa | 3.000 TRY al mes | Aviso, el exceso se descuenta al empleado |
| Pequeña reparación y mantenimiento | Tienda | Todos | 2.500 TRY por gasto | Aviso, pasa a una aprobación superior |
| Taxi | Tienda | Todos | 400 TRY por gasto | Aviso |
En categorías como comidas, multiplicar el límite por el número de asistentes evita avisos innecesarios en las comidas de equipo. Los límites mensuales detectan partidas que parecen pequeñas por separado, pero que se acumulan a lo largo del mes.
¿Cómo se configura un flujo de aprobación para los gastos de tienda?
El flujo de aprobación de gastos de tienda se escalona por importe: el encargado de tienda aprueba los importes pequeños, y el responsable regional y finanzas de la sede aprueban lo que supera el umbral.
Si cada gasto sube hasta la sede, los aprobadores acumulan cientos de partidas pequeñas y la aprobación pierde sentido. En su lugar, se fija un umbral acorde con el apetito de riesgo de la empresa. Un flujo de ejemplo:
- El empleado de tienda registra el gasto con su ticket y lo añade a un informe de gastos.
- El informe va al encargado de tienda. Si el total está por debajo del umbral (ejemplo: 1.000 TRY), basta con su aprobación.
- Los informes que superan el umbral suben al responsable regional.
- Ciertas categorías (ejemplo: reparación y mantenimiento) van también al área correspondiente de la sede, sea cual sea el importe.
- Contabilidad hace la revisión final y prepara el asiento.
Para que las aprobaciones no se detengan cuando el encargado está de vacaciones, una regla de delegación debe formar parte del flujo. Los principios generales de aprobación y delegación están en nuestro artículo sobre el flujo de aprobación de gastos y la delegación.
¿Cómo se controlan contablemente los gastos de las sucursales?
Los gastos de las sucursales se controlan usando un centro de coste propio para cada tienda junto a la cuenta de gasto, de modo que la misma cuenta pueda analizarse por tienda.
En Turquía, según el Plan de Cuentas Uniforme (Tekdüzen Hesap Planı; Comunicado General de Aplicación del Sistema Contable n.º 1, Boletín Oficial del 26.12.1992, vigente desde el 01.01.1994), las empresas minoristas que usan la opción 7/A suelen registrar los gastos de tienda en la cuenta 760 Gastos de Marketing, Ventas y Distribución y los de la sede en la 770 Gastos Generales de Administración. El desglose por tienda se obtiene con un centro de coste o una subcuenta.
Asiento de ejemplo: un empleado de tienda pagó de su bolsillo 120 TRY (IVA del 20 % incluido) en productos de limpieza. Los importes son de ejemplo.
| Cuenta | Debe | Haber | Descripción |
|---|---|---|---|
| 760 Gastos de Marketing, Ventas y Distribución (centro de coste: Tienda 042) | 100 TRY | Base imponible | |
| 191 IVA deducible | 20 TRY | IVA | |
| 195 / 320 Cuenta del empleado | 120 TRY | Importe a reembolsar al empleado |
Si el empleado recibió un anticipo, el asiento se compensa contra la cuenta 195 Anticipos de gastos; si no, se usa la cuenta que su empresa emplea para los reembolsos a empleados. La elección de la cuenta y la deducibilidad del justificante pueden depender de la práctica de su empresa: confírmelo con su asesor fiscal (mali müşavir).
Lista de control de gastos de tienda
Antes de publicar la política, asegúrese de que los siguientes puntos están resueltos:
- Cada tienda está creada como un centro de coste u organización independiente.
- La lista de categorías de las tiendas está definida aparte de la sede; las categorías que no se usan en tienda están cerradas.
- Los límites por categoría están definidos para la sede y para las tiendas.
- Hay reglas distintas para el gasto en efectivo y con tarjeta corporativa.
- Están decididos el umbral de aprobación y quién recibe los informes que lo superan.
- Hay una regla de delegación para los encargados de tienda.
- Se ha comunicado la fecha límite para presentar gastos (último día de aceptación).
- Está acordado cómo se concilian los extractos de tarjeta corporativa con los gastos.
- Está decidido con qué informe y con qué frecuencia se siguen los excesos de límite.
Si busca un punto de partida para el texto de la política, puede usar nuestra plantilla gratuita de política de gastos.
¿Cómo funciona en Masraff?
El motor de políticas de gasto de Masraff convierte la matriz de límites anterior en reglas. Las reglas pueden vincularse a campos como categoría, organización, centro de coste y medio de pago; para una misma categoría, las organizaciones Sede y Tienda pueden tener límites distintos. Los límites se fijan por gasto o por informe, por día o por mes, y pueden multiplicarse por el número de asistentes. Cada regla tiene un tipo de alerta: información, aviso, error o bloqueo. En las infracciones que no bloquean, también puede enviarse el exceso a un descuento; para ello, el ERP debe estar preparado para registrar el asiento del descuento. Los informes de infracciones de la política muestran los excesos en una sola pantalla y pueden exportarse a Excel.
En la aprobación, Advanced Approval permite asignar aprobadores por umbral, organización o categoría, aprobación por grado según los límites de cada puesto y delegación. Antes de enviar un informe se puede ver a quién irá. El informe de gastos aplica controles de cierre de periodo, duplicados y campos obligatorios, y el historial de acciones muestra por qué aprobaciones pasó el informe y cuándo.
Los empleados de tienda registran los gastos en el portal web o en las apps móviles de App Store, Google Play y Huawei AppGallery. El último día de aceptación de gastos limita los tickets tardíos, y el bloqueo de categorías cierra las que no deben usarse en tienda. Para cadenas con tarjetas corporativas, la conciliación de extractos cruza un extracto subido en Excel con los gastos por ID de tarjeta, fecha e importe y avisa a la persona correspondiente de las partidas sin justificante. Masraff se integra con más de 20 sistemas ERP y contables, entre ellos Nebim V3, muy extendido en el retail turco.
Para flujos específicos del sector, consulte nuestra solución de gestión de gastos para cadenas minoristas y lea el caso de éxito de un grupo minorista multimarca. También puede serle útil nuestro artículo con 5 formas de resolver la fragmentación de travel & expense en retail.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se fijan los límites de gasto de las tiendas?
Los límites de gasto de las tiendas se fijan partiendo del gasto medio por categoría de los últimos 6–12 meses. Un límite ligeramente por encima de la media hace visibles las partidas inusuales sin frenar el gasto normal. Conviene revisarlos al menos una vez al año según la inflación y el tamaño de la tienda.
¿Hasta qué importe puede aprobar gastos un encargado de tienda?
La facultad de aprobación del encargado de tienda depende del umbral que fije la empresa; no existe un tope legal. El umbral se elige según el nivel habitual de gasto mensual de la tienda y el apetito de riesgo de la empresa; los informes que lo superan se dirigen al responsable regional o a finanzas de la sede.
¿Cómo se controlan los gastos en efectivo en las tiendas?
Los gastos en efectivo en las tiendas se controlan con límites por categoría, obligación de ticket y control de duplicados. Reglas separadas que bloquean los excesos en efectivo y solo avisan con tarjeta corporativa mantienen el medio de pago más arriesgado bajo un control más estricto.
¿Cómo se informan los gastos por tienda en empresas con muchas sucursales?
En empresas con muchas sucursales, los gastos se informan a través del centro de coste u organización definido para cada tienda. Hacer obligatorio este campo al registrar el gasto evita tener que corregir los informes a mano después.
¿Se gestionan de otra forma los gastos de sucursal en cadenas de restaurantes y cafeterías?
Los gastos de sucursal en cadenas de restaurantes y cafeterías se gestionan con la misma lógica: centro de coste por local, límites por categoría y aprobación por umbral. La diferencia suele estar en la lista de categorías; partidas como pequeño equipamiento, mantenimiento y comidas del personal aparecen con más frecuencia.