Ліміты выдаткаў і ўзгадненне ў сетках крам

У сетцы крам выдаткі рухаюцца інакш, чым у цэнтральным офісе. Грошы звычайна марнуе дырэктар крамы або старэйшы змены; сумы невялікія, але іх шмат. Мыйныя сродкі, дробны рамонт, дастаўка, харчаванне падчас звышурочнай працы, матэрыялы для вітрыны, таксі… Гэтыя пазіцыі прыходзяць з дзясяткаў або сотняў крам і ў канцы месяца трапляюць да фінансавай службы офіса адным вялікім стосам. Артыкул адрасаваны фінансавым і бухгалтарскім камандам рознічных і рэстаранных сетак у Турцыі. У ім апісана, як абмежаваць выдаткі крам, як выбудаваць узгадненне і як весці ўлік выдаткаў па кожнай краме.

Чаму выдаткамі крам кіруюць асобна ад выдаткаў офіса?

Выдаткамі крам кіруюць асобна, бо сумы невялікія, аб'ём вялікі, спосабы аплаты змешаныя, а тыя, хто ўзгадняе, раскіданыя па пунктах.

Супрацоўнік офіса падае некалькі выдаткаў у месяц; адна крама за той жа месяц можа сфармаваць дзясяткі чэкаў. Акрамя таго, у крамах часта плацяць наяўнымі з касы, з уласнай кішэні або карпаратыўнай картай, замацаванай за крамай. Ліміт, разумны для офіса, у краме па той жа катэгорыі можа быць занадта шчодрым. Калі на ўсю кампанію дзейнічае адна палітыка, адбываецца адно з двух: альбо крамы ўвесь час упіраюцца ў ліміт, альбо офісны ліміт дазваляе крамам траціць лішняе.

Часцей за ўсё паўтараюцца тры праблемы:

• Празрыстасць: да закрыцця месяца не відаць, якая крама колькі патраціла і па якой катэгорыі.
• Затрымкі ўзгаднення: дакументы чакаюць паміж узгадненнем дырэктара крамы і ўзгадненнем офіса.
• Рызыка наяўных: пры аплаце з касы часцей сустракаюцца адсутныя дакументы і паўторныя заяўкі.

Як раздзяліць ліміты выдаткаў для офіса і крам?

Ліміты для офіса і крам раздзяляюць, задаючы для адной катэгорыі два правілы — па адным на кожную арганізацыю.

Спачатку вырашаюць, па якім полі праводзіць падзел. У большасці сетак гэта арганізацыя або месца ўзнікнення выдаткаў: кожная крама заводзіцца як асобнае месца выдаткаў, крамы аб'ядноўваюцца ў арганізацыю «Крама», супрацоўнікі офіса — у арганізацыю «Офіс». Затым для кожнай катэгорыі задаецца асобны ліміт для кожнай з дзвюх арганізацый. У правіла можна дадаць і спосаб аплаты: перавышэнне ліміту пры аплаце наяўнымі блакуецца, а пры аплаце карпаратыўнай картай выдаецца толькі папярэджанне.

Табліца ніжэй паказвае, як можа выглядаць матрыца лімітаў. Сумы — прыклад; свае ліміты вызначайце па гісторыі выдаткаў вашай сеткі.

У катэгорыях накшталт харчавання множанне ліміту на колькасць удзельнікаў пазбаўляе ад лішніх папярэджанняў пры камандных абедах. Месячныя ліміты выяўляюць пазіцыі, якія паасобку выглядаюць дробнымі, але за месяц складваюцца ў буйную суму.

Як выбудаваць узгадненне выдаткаў крам?

Узгадненне выдаткаў крам будуецца па ўзроўнях сумы: невялікія сумы зацвярджае дырэктар крамы, сумы вышэй за парог — рэгіянальны менеджар і фінансавая служба офіса.

Калі кожны выдатак падымаць да офіса, у тых, хто ўзгадняе, збіраюцца сотні дробных пазіцый, і ўзгадненне губляе сэнс. Замест гэтага задаецца парог, які адпавядае рызыка-апетыту кампаніі. Прыклад маршруту:

1. Супрацоўнік крамы ўносіць выдатак з чэкам і дадае яго ў авансавую справаздачу.
2. Справаздача ідзе дырэктару крамы. Калі сума ніжэй за парог (прыклад: 1 000 TRY), яго ўзгаднення дастаткова.
3. Справаздачы вышэй за парог падымаюцца да рэгіянальнага менеджара.
4. Асобныя катэгорыі (прыклад: рамонт і абслугоўванне) незалежна ад сумы дадаткова ідуць у профільнае падраздзяленне офіса.
5. Бухгалтэрыя праводзіць фінальную праверку і рыхтуе праводку.

Каб узгадненні не спыняліся, пакуль дырэктар крамы ў адпачынку, у маршрут варта ўключыць правіла замяшчэння. Агульныя прынцыпы ўзгаднення і дэлегавання апісаны ў нашым артыкуле пра працэс узгаднення выдаткаў і дэлегаванне.

Як улічваюцца выдаткі філіялаў у бухгалтэрыі?

Выдаткі філіялаў улічваюцца з дапамогай асобнага месца выдаткаў для кожнай крамы разам з рахункам выдаткаў, таму адзін рахунак можна аналізаваць па крамах.

У Турцыі паводле Адзінага плана рахункаў (Tekdüzen Hesap Planı; Агульнае камюніке аб ужыванні сістэмы бухгалтарскага ўліку № 1, Афіцыйная газета ад 26.12.1992, дзейнічае з 01.01.1994) рознічныя кампаніі, якія выкарыстоўваюць варыянт 7/A, звычайна адносяць выдаткі крам на рахунак 760 «Выдаткі на маркетынг, продажы і дыстрыбуцыю», а выдаткі офіса — на рахунак 770 «Агульныя адміністрацыйныя выдаткі». Разбіўка па крамах робіцца праз месца выдаткаў або субрахунак.

Прыклад праводкі: супрацоўнік крамы аплаціў са сваіх грошай мыйныя сродкі на 120 TRY (з ПДВ 20 %). Сумы — прыклад.

Калі супрацоўніку выдаваўся аванс, праводка залічваецца з рахункам 195 «Службовыя авансы»; калі не, выкарыстоўваецца рахунак, які ваша кампанія ўжывае для кампенсацый супрацоўнікам. Выбар рахунку і магчымасць аднесці дакумент на выдаткі залежаць ад практыкі кампаніі: удакладніце ў вашага фінансавага кансультанта (mali müşavir).

Чэк-ліст па выдатках крам

Перад публікацыяй палітыкі пераканайцеся, што наступныя пункты вызначаны:

• Кожная крама заведзена як асобнае месца выдаткаў або арганізацыя.
• Спіс катэгорый для крам зададзены асобна ад офіса; катэгорыі, якія не выкарыстоўваюцца ў крамах, закрыты.
• Ліміты па катэгорыях прапісаны для офіса і для крам.
• Для наяўных і для карпаратыўных карт зададзены асобныя правілы.
• Вызначаны парог узгаднення і атрымальнікі справаздач вышэй за парог.
• Для дырэктараў крам зададзена правіла замяшчэння.
• Абвешчаны апошні тэрмін падачы выдаткаў (апошні дзень прыёму).
• Узгоднена, як выпіскі па карпаратыўных картах звяраюцца з выдаткамі.
• Вызначана, якой справаздачай і з якой частатой адсочваюцца перавышэнні лімітаў.

Калі патрэбна адпраўная кропка для тэксту палітыкі, скарыстайцеся нашым бясплатным шаблонам палітыкі выдаткаў.

Як гэта працуе ў Masraff?

Модуль палітыкі выдаткаў Masraff ператварае прыведзеную вышэй матрыцу лімітаў у правілы. Правілы можна прывязаць да такіх палёў, як катэгорыя, арганізацыя, месца выдаткаў і спосаб аплаты; для адной катэгорыі арганізацыям «Офіс» і «Крама» можна задаць розныя ліміты. Ліміты задаюцца на выдатак або на справаздачу, на дзень або на месяц, і могуць множыцца на колькасць удзельнікаў. Для кожнага правіла выбіраецца тып апавяшчэння: інфармацыя, папярэджанне, памылка або блакаванне. Пры неблакуючых парушэннях можна таксама накіраваць перавышэнне на ўтрыманне; для гэтага ERP павінна быць гатовая фарміраваць праводку па ўтрыманні. Справаздачы аб парушэннях палітыкі паказваюць перавышэнні на адным экране і выгружаюцца ў Excel.

У частцы ўзгаднення пашыранае ўзгадненне (Advanced Approval) дазваляе прызначаць тых, хто ўзгадняе, па парозе, арганізацыі або катэгорыі, выкарыстоўваць узгадненне па грэйдах на аснове лімітаў пасад і дэлегаванне. Да адпраўкі справаздачы відаць, каму яна пойдзе. Авансавая справаздача правярае закрыццё перыяду, дублі і абавязковыя палі, а гісторыя аперацый паказвае, чыё ўзгадненне і калі прайшла справаздача.

Супрацоўнікі крам уносяць выдаткі на вэб-партале або ў мабільных праграмах з App Store, Google Play і Huawei AppGallery. Апошні дзень прыёму выдаткаў абмяжоўвае познія чэкі, а блакаванне катэгорый закрывае катэгорыі, якія не павінны выкарыстоўвацца ў крамах. Для сетак з карпаратыўнымі картамі зверка выпісак супастаўляе выпіску, загружаную ў Excel, з выдаткамі па ID карты, даце і суме і паведамляе адказнаму пра пазіцыі без дакументаў. Masraff інтэграваны больш чым з 20 ERP і ўліковымі сістэмамі, у тым ліку з Nebim V3, распаўсюджанай у турэцкім рознічным гандлі.

Галіновыя сцэнарыі апісаны ў нашым рашэнні па кіраванні выдаткамі для рознічных сетак; таксама можна прачытаць кейс мультыбрэндавай рознічнай групы. Карысным можа быць і наш артыкул пра 5 спосабаў пераадолець раздробленасць travel & expense у рознічным гандлі.

Частыя пытанні

Як усталяваць ліміты выдаткаў для крам?

Ліміты выдаткаў для крам усталёўваюць, адштурхоўваючыся ад сярэдніх выдаткаў па катэгорыях за апошнія 6–12 месяцаў. Ліміт крыху вышэй за сярэдні робіць незвычайныя пазіцыі заўважнымі, не спыняючы звычайныя выдаткі. Пераглядаць ліміты з улікам інфляцыі і памеру крамы варта не радзей за раз на год.

Да якой сумы дырэктар крамы можа ўзгадняць выдаткі?

Паўнамоцтвы дырэктара крамы залежаць ад парога, які ўстанаўлівае кампанія; заканадаўчай верхняй мяжы няма. Парог выбіраюць зыходзячы са звычайнага месячнага ўзроўню выдаткаў крамы і рызыка-апетыту кампаніі; справаздачы вышэй за парог накіроўваюцца рэгіянальнаму менеджару або ў фінансавую службу офіса.

Як кантраляваць наяўныя выдаткі ў крамах?

Наяўныя выдаткі ў крамах кантралююцца лімітамі па катэгорыях, абавязковым чэкам і праверкай дубляў. Асобныя правілы, якія блакуюць перавышэнне пры аплаце наяўнымі і толькі папярэджваюць пры аплаце картай, трымаюць больш рызыкоўны спосаб аплаты пад больш жорсткім кантролем.

Як у кампаніях з мноствам філіялаў фарміраваць справаздачнасць па крамах?

У кампаніях з мноствам філіялаў справаздачнасць па выдатках будуецца праз месца выдаткаў або арганізацыю, зададзеную для кожнай крамы. Калі зрабіць гэтае поле абавязковым пры ўводзе выдатку, справаздачы не давядзецца потым выпраўляць уручную.

Ці адрозніваецца кіраванне выдаткамі філіялаў у сетках рэстаранаў і кавярань?

Выдаткамі філіялаў у сетках рэстаранаў і кавярань кіруюць па той жа логіцы: месца выдаткаў для кожнага пункта, ліміты па катэгорыях і ўзгадненне па парозе. Розніца звычайна ў спісе катэгорый: дробнае абсталяванне, абслугоўванне і харчаванне персаналу сустракаюцца часцей.