Мазмұны
- Дүкен шығындары неге бас кеңсе шығындарынан бөлек басқарылады?
- Бас кеңсе мен дүкендердің шығын лимиттері қалай бөлінеді?
- Дүкен шығындары үшін бекіту жолы қалай құрылады?
- Филиал шығындары бухгалтерияда қалай бақыланады?
- Дүкен шығындары бойынша тексеру тізімі
- Masraff-та бұл қалай жұмыс істейді?
- Жиі қойылатын сұрақтар
- Дүкен шығындарының лимиттері қалай белгіленеді?
- Дүкен меңгерушісі қандай сомаға дейін шығынды бекіте алады?
- Дүкендердегі қолма-қол шығындар қалай бақыланады?
- Көп филиалды компанияларда шығындар дүкен бойынша қалай есепке шығарылады?
- Мейрамхана мен кафе желілерінде филиал шығындары басқаша басқарыла ма?
Дүкендер желісінде шығын бас кеңседегіден басқаша жүреді. Ақшаны әдетте дүкен меңгерушісі немесе ауысым жетекшісі жұмсайды; сомалар шағын, бірақ саны көп. Тазалық құралдары, ұсақ жөндеу, курьер, қосымша жұмыс уақытындағы тамақ, витрина материалдары, такси… Бұл баптар ондаған немесе жүздеген дүкеннен келіп, ай соңында бас кеңседегі қаржы тобының алдына бір үйінді болып түседі. Бұл мақала Түркиядағы бөлшек сауда және мейрамхана желілерінің қаржы және бухгалтерия топтарына арналған. Онда дүкен шығындарына лимит қою, бекіту жолын құру және шығынды әр дүкен бойынша бақылау тәсілдері түсіндіріледі.
Дүкен шығындары неге бас кеңсе шығындарынан бөлек басқарылады?
Дүкен шығындары бөлек басқарылады, себебі сомалары шағын, саны көп, төлем тәсілдері аралас, ал бекітушілер әр жерге шашыраңқы.
Бас кеңседегі қызметкер айына бірнеше шығын ұсынады; бір дүкен сол айда ондаған чек жасауы мүмкін. Сонымен қатар дүкендерде төлем жиі кассадан қолма-қол, қызметкердің өз қалтасынан немесе дүкенге бекітілген корпоративтік картамен жасалады. Бас кеңсе үшін орынды лимит сол санат бойынша дүкенге тым жомарт болуы мүмкін. Бүкіл компанияға бір ғана саясат қолданылғанда екі нәтиженің бірі болады: не дүкендер лимитке үнемі тіреледі, не бас кеңсенің лимиті дүкендерге артық жұмсауға мүмкіндік береді.
Ең жиі қайталанатын үш мәселе:
- Көрінушілік: қай дүкен қай санатта қанша жұмсағаны ай жабылмайынша көрінбейді.
- Бекітудің кешігуі: құжаттар дүкен меңгерушісінің бекітуі мен бас кеңсенің бекітуі арасында күтіп тұрады.
- Қолма-қол ақша тәуекелі: кассадан төленген шығындарда құжаттың жоқтығы мен қайталама мәлімдеу жиірек кездеседі.
Бас кеңсе мен дүкендердің шығын лимиттері қалай бөлінеді?
Бас кеңсе мен дүкен лимиттері бір санат үшін әр ұйымға біреуден екі бөлек ереже анықтау арқылы бөлінеді.
Алдымен бөлу қай өріс бойынша жүретіні шешіледі. Желілердің көбінде бұл — ұйым немесе шығын орталығы: әр дүкен жеке шығын орталығы ретінде құрылады, дүкендер «Дүкен» ұйымына, бас кеңсе қызметкерлері «Бас кеңсе» ұйымына біріктіріледі. Содан кейін әр санат үшін екі ұйымның әрқайсысына бөлек лимит жазылады. Төлем тәсілін де ережеге қосуға болады: қолма-қол төлемде лимиттен асу бұғатталады, ал корпоративтік картада тек ескерту беріледі.
Төмендегі кесте лимит матрицасының қандай болуы мүмкін екенін көрсетеді. Сомалар — мысал; өз лимиттеріңізді желіңіздің шығын тарихына қарай белгілеңіз.
| Санат | Ұйым | Төлем тәсілі | Лимит (мысал) | Асып кетсе не болады? |
|---|---|---|---|---|
| Қосымша жұмыс тамағы | Бас кеңсе | Барлығы | Бір адамға 500 TRY | Ескерту |
| Қосымша жұмыс тамағы | Дүкен | Барлығы | Бір адамға 260 TRY | Ескерту |
| Тазалық және шығын материалдары | Дүкен | Қолма-қол | Айына 3 000 TRY | Бұғаттау |
| Тазалық және шығын материалдары | Дүкен | Корпоративтік карта | Айына 3 000 TRY | Ескерту, айырма қызметкерден ұсталады |
| Ұсақ жөндеу және қызмет көрсету | Дүкен | Барлығы | Бір шығынға 2 500 TRY | Ескерту, жоғары бекітуге өтеді |
| Такси | Дүкен | Барлығы | Бір шығынға 400 TRY | Ескерту |
Тамақ сияқты санаттарда лимитті қатысушылар санына көбейту топтық тамақтануда қажетсіз ескертулердің алдын алады. Айлық лимиттер жеке-жеке шағын көрінгенімен, ай ішінде жинақталып өсетін баптарды ұстайды.
Дүкен шығындары үшін бекіту жолы қалай құрылады?
Дүкен шығындарының бекіту жолы сома бойынша сатыланады: шағын сомаларды дүкен меңгерушісі, шектен асқандарын өңірлік менеджер мен бас кеңсенің қаржы бөлімі бекітеді.
Әр шығынның бас кеңсеге дейін көтерілуі бекітушілердің алдында жүздеген ұсақ баптарды жинайды және бекітуді мағынасыз етеді. Оның орнына компанияның тәуекелге дайындығына сай шекті сома белгіленеді. Мысал жол:
- Дүкен қызметкері шығынды чегімен бірге енгізіп, шығын есебіне қосады.
- Есеп дүкен меңгерушісіне барады. Жалпы сома шектен (мысал: 1 000 TRY) төмен болса, меңгерушінің бекітуі жеткілікті.
- Шектен асқан есептер өңірлік менеджерге көтеріледі.
- Кейбір санаттар (мысал: жөндеу және қызмет көрсету) сомаға қарамастан бас кеңсенің тиісті бөліміне де жіберіледі.
- Бухгалтерия соңғы тексерісті жүргізіп, жазбаны дайындайды.
Дүкен меңгерушісі демалыста болғанда бекіту тоқтап қалмауы үшін өкілеттікті беру ережесі де жолдың бір бөлігі болуы керек. Бекіту мен өкілеттікті берудің жалпы қағидалары туралы шығынды бекіту жолы және өкілеттікті беру мақаламызды оқи аласыз.
Филиал шығындары бухгалтерияда қалай бақыланады?
Филиал шығындары шығын шотымен қатар әр дүкенге бөлек шығын орталығын пайдалану арқылы бақыланады; осылайша бір шотты дүкен бойынша есепке шығаруға болады.
Түркиядағы Бірыңғай шоттар жоспары бойынша (Tekdüzen Hesap Planı; Бухгалтерлік есеп жүйесін қолдану туралы № 1 Жалпы коммюнике, Ресми газет 26.12.1992, 01.01.1994 бастап күшінде) 7/A нұсқасын қолданатын бөлшек сауда компаниялары дүкен шығындарын әдетте 760 «Маркетинг, сату және тарату шығындары» шотында, бас кеңсе шығындарын 770 «Жалпы әкімшілік шығындар» шотында жүргізеді. Дүкен бойынша бөлу шығын орталығы немесе қосалқы шот арқылы жасалады.
Мысал жазба: дүкен қызметкері 120 TRY (ҚҚС 20% қоса алғанда) тұратын тазалық құралдарын өз қалтасынан төледі. Сомалар — мысал.
| Шот | Дебет | Кредит | Сипаттама |
|---|---|---|---|
| 760 Маркетинг, сату және тарату шығындары (шығын орталығы: Дүкен 042) | 100 TRY | Салық салынатын база | |
| 191 Есепке алынатын ҚҚС | 20 TRY | ҚҚС | |
| 195 / 320 Қызметкер шоты | 120 TRY | Қызметкерге қайтарылатын сома |
Егер қызметкерге аванс берілген болса, жазба 195 «Іс-сапар және жұмыс аванстары» шотынан есептеледі; аванс болмаса, компанияңыз қызметкерлерге өтемақы үшін қолданатын шот пайдаланылады. Шотты таңдау және құжатты шығынға жатқызу компанияның тәжірибесіне байланысты өзгеруі мүмкін: қаржы кеңесшіңізбен (mali müşavir) нақтылаңыз.
Дүкен шығындары бойынша тексеру тізімі
Саясатты жарияламас бұрын келесі тармақтардың анықталғанына көз жеткізіңіз:
- Әр дүкен жеке шығын орталығы немесе ұйым ретінде құрылды.
- Дүкендерге арналған санаттар тізімі бас кеңседен бөлек белгіленді; дүкенде қолданылмайтын санаттар жабылды.
- Бас кеңсе мен дүкендер үшін санаттар бойынша лимиттер жазылды.
- Қолма-қол және корпоративтік карта шығындарына бөлек ережелер белгіленді.
- Бекіту шегі және одан асқан есептер кімге баратыны анықталды.
- Дүкен меңгерушілері үшін өкілеттікті беру ережесі белгіленді.
- Шығындарды енгізудің соңғы мерзімі (соңғы қабылдау күні) хабарланды.
- Корпоративтік карта үзінділерін шығындармен салыстыру тәсілі келісілді.
- Лимиттен асуды қандай есеппен және қаншалықты жиі бақылау керегі шешілді.
Саясат мәтінінің бастапқы нұсқасы керек болса, тегін шығын саясаты үлгісін пайдалана аласыз.
Masraff-та бұл қалай жұмыс істейді?
Masraff-тың шығын саясаты қозғалтқышы жоғарыдағы лимит матрицасын ережелерге айналдырады. Ережелерді санат, ұйым, шығын орталығы және төлем түрі сияқты өрістерге байлауға болады; бір санат үшін «Бас кеңсе» және «Дүкен» ұйымдарына әртүрлі лимит белгілеуге болады. Лимиттер шығынға немесе есепке, күндік немесе айлық түрде жазылады және қатысушылар санына көбейтілуі мүмкін. Әр ережеге хабарлама түрі таңдалады: ақпарат, ескерту, қате немесе бұғаттау. Бұғаттамайтын бұзушылықтарда асып кеткен соманы ұстап қалуға жіберуді де таңдауға болады; мұның жұмыс істеуі үшін ERP жағы ұстап қалу жазбасына дайын болуы керек. Саясатты бұзу есептері асып кетулерді бір экранда көрсетеді және Excel-ге жүктеледі.
Бекіту жағында Advanced Approval бекітушілерді шекті сома, ұйым немесе санат бойынша тағайындауды, лауазым лимиттеріне негізделген grade бекітуін және өкілеттікті беруді қолдайды. Есеп жіберілмес бұрын оның кімдерге баратыны көрінеді. Шығын есебі кезеңнің жабылуын, қайталануды және міндетті өрістерді тексереді, ал операциялар тарихы есептің кімнің бекітуінен қашан өткенін көрсетеді.
Дүкен қызметкерлері шығындарды веб-порталда немесе App Store, Google Play және Huawei AppGallery-дегі мобильді қосымшаларда енгізеді. Шығынды қабылдаудың соңғы күні кешіккен чектерді шектейді, ал санаттарды бұғаттау дүкенде қолданылмауы тиіс санаттарды жабады. Корпоративтік карта қолданатын желілерде үзінділерді салыстыру Excel ретінде жүктелген үзіндіні карта ID-і, күні және сомасы бойынша шығындармен сәйкестендіреді және құжаты жоқ баптар туралы тиісті адамға хабарлама жібереді. Masraff 20-дан астам ERP және бухгалтерлік бағдарламамен интеграцияланады, олардың арасында Түркияның бөлшек саудасында кең таралған Nebim V3 бар.
Салаға тән процестер үшін бөлшек сауда желілеріне арналған шығынды басқару шешімімізбен танысып, көп брендті бөлшек сауда тобының кейсін оқи аласыз. Бөлшек саудадағы іс-сапар және шығын процестерінің бытыраңқылығы туралы 5 жол ұсынатын мақаламыз да пайдалы болуы мүмкін.
Жиі қойылатын сұрақтар
Дүкен шығындарының лимиттері қалай белгіленеді?
Дүкен шығындарының лимиттері соңғы 6–12 айдағы санат бойынша орташа шығыннан бастап белгіленеді. Орташадан сәл жоғары қойылған лимит әдеттегі шығынды тоқтатпай, ерекше баптарды көрінетін етеді. Лимиттерді инфляция мен дүкен көлеміне қарай жылына кемінде бір рет қайта қарау керек.
Дүкен меңгерушісі қандай сомаға дейін шығынды бекіте алады?
Дүкен меңгерушісінің бекіту өкілеттігі компания белгілеген шекке байланысты; заңмен белгіленген жоғарғы шек жоқ. Шек дүкеннің әдеттегі айлық шығын деңгейіне және компанияның тәуекелге дайындығына қарай таңдалады; одан асқан есептер өңірлік менеджерге немесе бас кеңсенің қаржы бөліміне бағытталады.
Дүкендердегі қолма-қол шығындар қалай бақыланады?
Дүкендердегі қолма-қол шығындар санат лимиттерімен, міндетті чекпен және қайталануды тексерумен бақыланады. Қолма-қол төлемде лимиттен асуды бұғаттап, корпоративтік картада тек ескерту беретін бөлек ережелер тәуекелі жоғары төлем тәсілін қатаңырақ бақылауда ұстайды.
Көп филиалды компанияларда шығындар дүкен бойынша қалай есепке шығарылады?
Көп филиалды компанияларда шығындар әр дүкенге белгіленген шығын орталығы немесе ұйым арқылы есепке шығарылады. Шығынды енгізу кезінде бұл өрісті міндетті ету есептерді кейін қолмен түзетуден құтқарады.
Мейрамхана мен кафе желілерінде филиал шығындары басқаша басқарыла ма?
Мейрамхана мен кафе желілерінде филиал шығындары сол логикамен басқарылады: әр филиалға шығын орталығы, санат лимиттері және шек бойынша бекіту. Айырмашылық әдетте санаттар тізімінде; ұсақ жабдық, қызмет көрсету және қызметкерлер тамағы сияқты баптар жиірек кездеседі.