Лимити за разходи и одобрения в търговски вериги

В една верига магазини разходите се движат различно от тези в централния офис. Парите обикновено ги харчи управителят на магазина или отговорникът на смяната; сумите са малки, но са много. Почистващи препарати, дребни ремонти, куриер, храна при извънреден труд, материали за витрината, такси… Тези пера идват от десетки или стотици магазини и в края на месеца стигат до финансовия екип в централата като една голяма купчина. Статията е за финансовите и счетоводните екипи на търговски и ресторантьорски вериги в Турция. Тя обяснява как да се поставят лимити на разходите в магазините, как да се изгради процесът по одобрение и как да се следят разходите по обекти.

Защо разходите на магазините се управляват отделно от тези на централата?

Разходите на магазините се управляват отделно, защото сумите са малки, обемът е голям, начините на плащане са смесени, а одобряващите са разпръснати по обектите.

Служител в централата подава няколко разхода месечно; един магазин може да генерира десетки бележки за същия месец. Освен това в магазините често се плаща в брой от касата, от собствения джоб на служителя или с корпоративна карта, зачислена на магазина. Лимит, разумен за централата, може да се окаже твърде щедър за магазин в същата категория. Когато за цялата компания важи една политика, става едно от двете: или магазините постоянно удрят лимита, или лимитът на централата позволява прекомерни разходи в магазините.

Най-често се повтарят три проблема:

• Видимост: до приключването на месеца не се вижда кой магазин колко е похарчил и в каква категория.
• Забавено одобрение: документите чакат между одобрението на управителя на магазина и това на централата.
• Риск при пари в брой: при плащания от касата по-често липсват документи и има двойно отчитане.

Как се разделят лимитите за разходи на централата и магазините?

Лимитите на централата и магазините се разделят, като за една и съща категория се задават две правила — по едно за всяка организация.

Първо се решава по кое поле ще става разделянето. В повечето вериги това е организацията или разходният център: всеки магазин се създава като разходен център, магазините се групират в организация „Магазин“, а служителите на централата — в организация „Централа“. След това за всяка категория се записва отделен лимит за двете организации. В правилото може да се добави и начинът на плащане: превишение при плащане в брой се блокира, а при корпоративна карта се дава само предупреждение.

Таблицата по-долу показва как може да изглежда една матрица с лимити. Сумите са примерни; определете своите според историята на разходите на вашата верига.

В категории като храна умножаването на лимита по броя участници предотвратява излишни предупреждения при екипни обеди. Месечните лимити улавят пера, които поотделно изглеждат дребни, но се натрупват през месеца.

Как се изгражда процес на одобрение за разходите на магазините?

Процесът на одобрение за разходите на магазините се степенува по сума: малките суми одобрява управителят на магазина, а над прага — регионалният мениджър и финансите в централата.

Ако всеки разход стига до централата, при одобряващите се трупат стотици дребни пера и одобрението губи смисъл. Вместо това се определя праг според рисковия апетит на компанията. Примерен процес:

1. Служителят в магазина въвежда разхода с бележката и го добавя към разходен отчет.
2. Отчетът отива при управителя на магазина. Ако сумата е под прага (пример: 1 000 TRY), неговото одобрение е достатъчно.
3. Отчетите над прага отиват при регионалния мениджър.
4. Определени категории (пример: ремонт и поддръжка) отиват и към съответния отдел в централата независимо от сумата.
5. Счетоводството прави последната проверка и подготвя осчетоводяването.

За да не спират одобренията, докато управителят е в отпуск, правилото за заместване също трябва да е част от процеса. Общите принципи на одобрението и заместването са описани в статията ни за процеса по одобрение на разходи и делегиране.

Как се проследяват разходите на филиалите в счетоводството?

Разходите на филиалите се проследяват с отделен разходен център за всеки магазин наред с разходната сметка, така че една и съща сметка да може да се отчита по магазини.

В Турция, според Единния сметкоплан (Tekdüzen Hesap Planı; Общо съобщение за прилагане на счетоводната система № 1, Държавен вестник от 26.12.1992 г., в сила от 01.01.1994 г.), търговските компании, които използват вариант 7/A, обикновено отчитат разходите на магазините по сметка 760 „Разходи за маркетинг, продажби и дистрибуция“, а разходите на централата — по 770 „Общи административни разходи“. Разбивката по магазини се прави чрез разходен център или подсметка.

Примерно счетоводно записване: служител в магазин е платил от свои пари почистващи препарати за 120 TRY (с включен ДДС 20%). Сумите са примерни.

Ако служителят е получил аванс, записването се приспада от сметка 195 „Служебни аванси“; ако не, се използва сметката, която компанията ви прилага за възстановяване на разходи на служители. Изборът на сметка и признаването на документа за разход зависят от практиката на компанията: уточнете с вашия финансов консултант (mali müşavir).

Контролен списък за разходите на магазините

Преди да публикувате политиката, уверете се, че следните точки са изяснени:

• Всеки магазин е създаден като отделен разходен център или организация.
• Списъкът с категории за магазините е определен отделно от централата; неизползваните в магазините категории са затворени.
• Лимитите по категории са записани за централата и за магазините.
• За плащанията в брой и с корпоративна карта има отделни правила.
• Определени са прагът за одобрение и получателите на отчетите над него.
• За управителите на магазини е зададено правило за заместване.
• Обявен е крайният срок за подаване на разходи (последен ден за приемане).
• Договорено е как извлеченията по корпоративните карти се съпоставят с разходите.
• Определено е с какъв отчет и колко често се следят превишенията на лимитите.

Ако търсите отправна точка за текста на политиката, използвайте нашия безплатен шаблон за политика за разходи.

Как работи това в Masraff?

Модулът за разходна политика на Masraff превръща горната матрица с лимити в правила. Правилата могат да се свържат с полета като категория, организация, разходен център и начин на плащане; за една и съща категория организациите „Централа“ и „Магазин“ могат да имат различни лимити. Лимитите се задават за разход или за отчет, дневно или месечно, и могат да се умножават по броя участници. За всяко правило се избира тип известие: информация, предупреждение, грешка или блокиране. При неблокиращи нарушения превишението може да се насочи и към удръжка; за да работи това, ERP системата трябва да е готова да осчетоводи удръжката. Отчетите за нарушения на политиката показват превишенията на един екран и могат да се изтеглят в Excel.

При одобрението Advanced Approval позволява одобряващите да се определят по праг, организация или категория, одобрение по грейд въз основа на лимитите на длъжностите, както и делегиране. Преди изпращане на отчета се вижда към кого ще отиде. Разходният отчет проверява приключен период, дублирания и задължителни полета, а историята на действията показва чие одобрение и кога е минал отчетът.

Служителите в магазините въвеждат разходите в уеб портала или в мобилните приложения от App Store, Google Play и Huawei AppGallery. Последният ден за приемане на разходи ограничава закъснелите бележки, а блокирането на категории затваря категориите, които не трябва да се ползват в магазините. За веригите с корпоративни карти съгласуването на извлечения съпоставя извлечение, качено като Excel файл, с разходите по ID на картата, дата и сума и уведомява съответния човек за пера без документи. Masraff се интегрира с повече от 20 ERP и счетоводни системи, сред които Nebim V3, разпространена в турската търговия на дребно.

За специфичните за сектора процеси разгледайте нашето решение за управление на разходите за търговски вериги и прочетете казуса на мултибранд търговска група. Полезна може да е и статията ни за 5 начина за решаване на фрагментацията на travel & expense в търговията.

Често задавани въпроси

Как се определят лимитите за разходи на магазините?

Лимитите за разходи на магазините се определят на базата на средните разходи по категории за последните 6–12 месеца. Лимит малко над средното прави необичайните пера видими, без да спира нормалните разходи. Лимитите трябва да се преглеждат поне веднъж годишно спрямо инфлацията и размера на магазина.

До каква сума управителят на магазин може да одобрява разходи?

Правомощията на управителя на магазина зависят от прага, който компанията определя; законов горен лимит няма. Прагът се избира според обичайните месечни разходи на магазина и рисковия апетит на компанията; отчетите над него се пренасочват към регионалния мениджър или финансите в централата.

Как се контролират разходите в брой в магазините?

Разходите в брой в магазините се контролират с лимити по категории, задължителна бележка и проверка за дублиране. Отделни правила, които блокират превишенията в брой, а при корпоративна карта само предупреждават, държат по-рисковия начин на плащане под по-строг контрол.

Как се отчитат разходите по магазини в компании с много филиали?

В компании с много филиали разходите се отчитат чрез разходния център или организацията, зададена за всеки магазин. Ако това поле е задължително при въвеждането на разхода, отчетите не се налага да се коригират ръчно по-късно.

Различно ли се управляват разходите на филиалите във вериги ресторанти и кафенета?

Разходите на филиалите във вериги ресторанти и кафенета се управляват по същата логика: разходен център за всеки обект, лимити по категории и одобрение по праг. Разликата обикновено е в списъка с категории: дребно оборудване, поддръжка и храна за персонала се срещат по-често.