Das ERP-System in die Cloud migrieren

Die digitale Transformation ist in der Geschäftswelt längst keine Option mehr, sondern eine Notwendigkeit. Einer der entscheidendsten Schritte dieser Transformation ist die Migration von ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) in die Cloud. Traditionelle On-Premise-ERP-Lösungen bildeten jahrzehntelang das Rückgrat von Unternehmen; doch veränderte Geschäftsdynamiken, Remote-Arbeitsmodelle und wachsender Wettbewerbsdruck zwingen Unternehmen zunehmend zu cloudbasierten ERP-Systemen.

Doch ist die Migration Ihres ERP-Systems in die Cloud wirklich die richtige Entscheidung? In diesem umfassenden Leitfaden beleuchten wir, warum der Wechsel zu Cloud-ERP notwendig ist, welche Vorteile er bietet, welche Risiken auf Sie zukommen können und wie Sie die richtige Migrationsstrategie festlegen.

Warum sollten Sie Ihr ERP-System in die Cloud migrieren?

Traditionelle On-Premise-ERP-Systeme laufen auf physischen Servern, deren Wartung vom hauseigenen IT-Team übernommen wird. Dieses Modell bietet zwar Vorteile bei Kontrolle und Anpassbarkeit, tut sich aber schwer, den Geschwindigkeits- und Flexibilitätsanforderungen der heutigen Geschäftswelt gerecht zu werden.

Veränderte Geschäftsdynamiken

Die COVID-19-Pandemie hat, mit der dauerhaften Etablierung von Remote-Arbeitsmodellen, die Grenzen vor Ort installierter Systeme deutlich aufgezeigt. Dass Mitarbeitende von außerhalb des Büros sicher und schnell auf ERP-Daten zugreifen können, ist zu einer kritischen Voraussetzung für die Geschäftskontinuität geworden.

Steigende technologische Erwartungen

Fortschrittliche Technologien wie künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen und Echtzeitanalysen lassen sich ohne Cloud-Infrastruktur nicht effektiv nutzen. On-Premise-Systeme stoßen bei der Integration dieser Technologien an ernsthafte Grenzen.

Kostendruck

Hardware-Erneuerungszyklen, Lizenzkosten und IT-Personalausgaben lassen die Gesamtbetriebskosten (TCO) von On-Premise-ERP Jahr für Jahr steigen. Das Cloud-Modell wandelt diese Kosten hingegen in eine planbare Abo-Struktur um.

Die zentralen Vorteile von Cloud-ERP

1. Skalierbarkeit

Cloud-ERP-Systeme lassen sich problemlos mit dem Wachstum Ihres Unternehmens skalieren. Das Hinzufügen neuer Nutzer, die Erweiterung der Speicherkapazität oder die Aktivierung zusätzlicher Module lässt sich innerhalb weniger Minuten umsetzen – ohne Hardware-Investitionen. Für Unternehmen mit saisonalen Schwankungen ist diese Flexibilität ein großer Vorteil: In Spitzenzeiten können Sie Ressourcen hochfahren, in ruhigeren Phasen wieder reduzieren.

2. Kostenoptimierung

Cloud-ERP wandelt Investitionsausgaben (CapEx) in Betriebsausgaben (OpEx) um. Dadurch zahlen Unternehmen nur für das, was sie tatsächlich nutzen, statt hohe Vorabinvestitionen zu tätigen. Studien zeigen, dass Unternehmen, die in die Cloud wechseln, ihre IT-Infrastrukturkosten im Schnitt um 30 bis 40 Prozent senken.

Zu den Kostenvorteilen zählen:

• Wegfall von Kosten für physische Server und Rechenzentren
• Keine Ausgaben mehr für Hardware-Wartung und -Erneuerung
• Geringerer Bedarf an IT-Personal
• Einsparungen bei Energie- und Kühlkosten
• Automatische Updates machen aufwendige Versions-Upgrade-Projekte überflüssig

3. Zugriff von überall

Auf cloudbasiertes ERP kann von jedem Gerät mit Internetverbindung zugegriffen werden. Diese Eigenschaft ist für Unternehmen, die hybride und Remote-Arbeitsmodelle einsetzen, unverzichtbar. Außendienstteams, Führungskräfte an verschiedenen Standorten und Mitarbeitende auf Geschäftsreisen erhalten so sofortigen Echtzeitzugriff auf ihre Daten.

4. Sicherheit und Compliance

Führende Cloud-Anbieter bieten ein Sicherheitsniveau, das die meisten Unternehmen aus eigener Kraft nicht erreichen könnten. Dazu gehören:

• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (sowohl während der Übertragung als auch bei der Speicherung)
• Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA)
• Automatisierte Backups und Disaster-Recovery-Pläne
• Konformität mit ISO 27001, SOC 2 und lokalem Datenschutzrecht
• Sicherheitsüberwachung und Bedrohungserkennung rund um die Uhr

5. Kontinuierliche Aktualisierung und Innovation

Cloud-ERP-Anbieter aktualisieren ihre Systeme fortlaufend. Dadurch verfügen Unternehmen stets über die neuesten Funktionen und Sicherheitspatches. Bei On-Premise-Systemen können große Versions-Upgrades hingegen zu monatelangen Projekten werden.

Herausforderungen und Risiken

Der Wechsel zu Cloud-ERP bietet zwar erhebliche Vorteile, bringt aber auch einige Herausforderungen und Risiken mit sich. Für eine erfolgreiche Migration müssen diese Risiken frühzeitig identifiziert und gesteuert werden.

Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit

Die Speicherung sensibler Unternehmensdaten auf Servern Dritter kann insbesondere in Branchen mit strengen regulatorischen Anforderungen Bedenken auslösen. Diese lassen sich jedoch durch die richtige Anbieterwahl und eine geeignete Sicherheitskonfiguration weitgehend ausräumen.

Abhängigkeit von der Internetverbindung

Cloud-Systeme sind auf eine unterbrechungsfreie Internetverbindung angewiesen. In Regionen mit Verbindungsproblemen kann dies die Geschäftskontinuität beeinträchtigen. Lösungen mit Offline-Arbeitsmodus oder redundanten Verbindungsleitungen können dieses Risiko verringern.

Komplexität der Integration

Die Integration mit bestehenden On-Premise-Systemen, Individualsoftware und Drittanbieter-Anwendungen kann komplex sein. Besonders bei stark angepassten Altsystemen erfordert die Planung dieser Integrationen eine sorgfältige Analyse.

Change Management

Die anspruchsvollste Dimension des technologischen Wandels ist oft der menschliche Faktor. Die Anpassung der Mitarbeitenden an das neue System, Veränderungen der Arbeitsabläufe und der kulturelle Wandel beeinflussen den Erfolg des Projekts unmittelbar.

Abhängigkeit vom Anbieter (Vendor Lock-in)

Eine zu starke Bindung an einen bestimmten Cloud-Anbieter kann künftige Wechselkosten erhöhen. Durch die Wahl von Lösungen, die offene Standards und APIs unterstützen, lässt sich dieses Risiko minimieren.

Migrationsstrategien

Bei der Migration eines ERP-Systems in die Cloud gibt es drei grundlegende Strategien. Vorteile, Nachteile und geeignete Einsatzszenarien unterscheiden sich jeweils.

Lift-and-Shift (Unveränderte Übertragung)

Diese Strategie bedeutet, das bestehende ERP-System mit minimalen Änderungen in die Cloud-Infrastruktur zu verlagern. Die Anwendungsarchitektur bleibt unverändert; lediglich die Laufzeitumgebung wird von physischen Servern auf Cloud-Server übertragen.

Vorteile:

• Die schnellste Migrationsmethode
• Vergleichsweise geringes Risiko
• Bestehende Anpassungen bleiben erhalten

Nachteile:

• Die Vorteile der Cloud werden nicht vollständig genutzt
• Die langfristigen Kosteneinsparungen können begrenzt bleiben
• Architektonische Altlasten werden mit in die Cloud übernommen

Am besten geeignet für: Unternehmen, die einen schnellen Wechsel benötigen, mit ihrem bestehenden System zufrieden sind, sich aber von den Hardwarekosten befreien möchten.

Re-Platforming (Plattformwechsel)

Bei diesem Ansatz wird das ERP-System bei der Migration in die Cloud so angepasst, dass einige Komponenten von Cloud-Diensten profitieren. So kann beispielsweise die Datenbank in einen verwalteten Cloud-Datenbankdienst migriert oder die Speicherebene auf Cloud-Objektspeicher umgestellt werden.

Vorteile:

• Teilweise Nutzung der Cloud-Vorteile
• Bessere Leistung und Kostenoptimierung im Vergleich zu Lift-and-Shift
• Geringeres Risiko als eine vollständige Neuentwicklung

Nachteile:

• Erfordert mittleren technischen Aufwand
• Planungs- und Testphase dauert länger

Am besten geeignet für: Unternehmen, die von den Cloud-Vorteilen profitieren möchten, aber weder die Zeit noch das Budget für eine vollständige Neuarchitektur haben.

Re-Architecting (Neugestaltung der Architektur)

Diese umfassendste Strategie beinhaltet die Neugestaltung des ERP-Systems nach cloud-nativen Prinzipien. Dabei kommen moderne Technologien wie Microservice-Architektur, Containerisierung und Serverless Computing zum Einsatz.

Vorteile:

• Vollständige Ausschöpfung aller Cloud-Vorteile
• Maximale Skalierbarkeit und Leistung
• Langfristig niedrigste Gesamtbetriebskosten

Nachteile:

• Der zeitaufwendigste und teuerste Ansatz
• Erfordert hohes technisches Fachwissen
• Höheres Risiko als bei den anderen Methoden

Am besten geeignet für: Großunternehmen mit einer langfristigen Digitalisierungsstrategie sowie ausreichendem Budget und technischen Ressourcen.

Checkliste für die ERP-Cloud-Migration

Befolgen Sie für eine erfolgreiche Migration die folgenden Schritte:

Vorbereitungsphase

• Erstellen Sie eine umfassende Bestandsaufnahme Ihres aktuellen ERP-Systems
• Dokumentieren Sie Geschäftsprozesse und Anpassungen
• Bewerten Sie die Datenqualität und führen Sie eine Bereinigung durch
• Führen Sie eine Stakeholder-Analyse durch und definieren Sie Erwartungen
• Erstellen Sie einen Budget- und Zeitplan

Strategiefestlegung

• Wählen Sie die Migrationsstrategie, die am besten zu Ihren Geschäftszielen passt
• Legen Sie Cloud-Anbieter und ERP-Lösung fest
• Definieren Sie Sicherheits- und Compliance-Anforderungen
• Erstellen Sie eine Übersicht der Integrationspunkte

Umsetzungsphase

• Führen Sie eine kleine Pilotmigration durch
• Erstellen und führen Sie umfassende Testszenarien durch
• Führen Sie die Datenmigration schrittweise durch
• Planen und führen Sie Nutzerschulungen durch

Nach der Migration

• Überwachen und optimieren Sie die Leistung
• Sammeln und bewerten Sie Nutzer-Feedback
• Etablieren Sie einen kontinuierlichen Verbesserungszyklus
• Testen Sie den Disaster-Recovery-Plan

Cloud-ERP-Lösungen auf dem türkischen Markt

Auf dem türkischen Markt sind sowohl globale als auch lokale Cloud-ERP-Anbieter aktiv. Bei der Auswahl ist es wichtig, Kriterien wie die Einhaltung lokaler Vorschriften, deutschsprachigen bzw. lokalen Support und die Integration von E-Rechnung/E-Buchführung zu berücksichtigen.

Globale Lösungen:

• SAP S/4HANA Cloud
• Oracle Cloud ERP
• Microsoft Dynamics 365
• NetSuite

Lokale Lösungen:

• Logo Bulut ERP
• Netsis Cloud
• Dia Cloud

Bei der Anbieterauswahl sollten Faktoren wie das Vorhandensein von Rechenzentren im jeweiligen Land, die Einhaltung des lokalen Datenschutzrechts, die Integration von E-Rechnung und E-Buchführung, die Konformität mit den Vorgaben der Finanzbehörde sowie die Kapazität für lokalen technischen Support berücksichtigt werden.

Mit Cloud-ERP integrierte Tools

Einer der größten Vorteile des Wechsels zu Cloud-ERP ist die nahtlose Integrationsmöglichkeit mit anderen cloud-nativen Business-Tools. Diese Integrationen digitalisieren Geschäftsprozesse durchgängig und steigern so die Effizienz.

So arbeiten beispielsweise cloudbasierte Lösungen für das Ausgabenmanagement wie Masraff direkt mit Ihrem ERP-System zusammen und automatisieren die Prozesse der Spesenabrechnung. Mitarbeitende können Belege und Rechnungen über die mobile App scannen und ihre Ausgaben sofort ins System eingeben; diese Daten werden automatisch an das Buchhaltungsmodul im ERP übertragen. Solche Integrationen eliminieren manuelle Dateneingaben, senken die Fehlerquote und erhöhen die finanzielle Transparenz.

Die API-basierte Architektur von Cloud-ERP macht solche Integrationen im Vergleich zu On-Premise-Systemen deutlich einfacher und schneller.

Fazit

Die Migration des ERP-Systems in die Cloud bleibt für Unternehmen eine strategische Entscheidung. Sorgfältige Planung, die Wahl der passenden Strategie und die Zusammenarbeit mit einem zuverlässigen Anbieter sind die zentralen Faktoren, die über den Erfolg dieses Übergangs entscheiden.

Der Wechsel zu Cloud-ERP ist kein Projekt, das über Nacht abgeschlossen wird. Doch mit einem schrittweisen und durchdachten Vorgehen können Sie eine leistungsstarke Transformation umsetzen, die Ihr Unternehmen zukunftsfähig macht, Kosten optimiert und Ihre Wettbewerbsfähigkeit stärkt.

Beginnen Sie als ersten Schritt mit einer umfassenden Bewertung Ihres aktuellen ERP-Systems und erstellen Sie so Ihre Roadmap für den Wechsel in die Cloud. Die Modernisierung bestimmter Geschäftsprozesse wie des Ausgabenmanagements mit cloud-nativen Tools verschafft Ihnen wertvolle Erfahrung, bevor Sie eine vollumfängliche ERP-Migration angehen.

Starten Sie noch heute Ihre Cloud-Transformation, indem Sie Ihr Ausgabenmanagement mit Masraff digitalisieren.