Masraff für die Fertigungsbranche

In der Fertigung stammt der Großteil der Ausgaben aus Lieferantenrechnungen. Masraff liest elektronische Rechnungen und Archivbelege per QR-Code oder Belegerkennung ein und wandelt sie in Ausgaben um. Positionsdetails, Mehrwertsteuersatz, Steuernummer des Lieferanten und Betrag werden automatisch ausgelesen. Eine manuelle Dateneingabe durch den Mitarbeiter entfällt. Bei wiederkehrenden Rechnungen desselben Lieferanten werden Kategorie- und Kontovorschläge durch KI-Funktionen automatisch ausgefüllt. So können Einkaufsabteilungen ein lieferantenbezogenes Budget in Echtzeit verfolgen, ohne den Monatsabschluss abwarten zu müssen.

Für Unternehmen mit mehreren Produktionsstandorten wird jedes Werk als eigene Kostenstelle mit eigener Genehmigungsmatrix definiert. Ob mehrere Fabriken unter einem Rechtsträger oder mehrere Gesellschaften unter verschiedenen Rechtsträgern – die Ausgaben werden stets der richtigen Kostenstelle zugeordnet. Standortübergreifende Vergleichsberichte werden automatisch erstellt: welches Werk höhere Verbrauchsmaterialkosten hat, an welchem Standort die Wartungskosten steigen – alles auf einem Bildschirm. Mit dem Modul für die zusammengesetzte Aufteilung werden zentrale Kosten (etwa Dienstleistungen der Hauptverwaltung) nach zuvor definierten Schlüsseln automatisch auf die Werke verteilt.

In einer Fertigungsumgebung durchläuft der Einkauf eines Ventils, eines Lagers oder einer Rohstoffcharge mehrere Stufen: Anforderung, Genehmigung, Bestellung und Rechnungsprüfung. Das Anforderungsmanagement-Modul von Masraff vereint Bestellanforderung, mehrstufige Genehmigungskette, Budgetkontrolle und mobile Freigabe in einem einzigen Ablauf. Der Mitarbeiter oder Einkaufsspezialist trägt Lieferantenname und Positionsdetails in das Formular ein; je nach Betrag und Kategorie wird die Anforderung automatisch an den richtigen Genehmiger weitergeleitet. Wird das Budgetlimit überschritten, erfolgt eine Eskalation an die nächsthöhere Führungsebene. Nach abgeschlossener Genehmigung gleicht das System die Anforderung mit der eingehenden Lieferantenrechnung ab.

Die meisten Fertigungsunternehmen setzen SAP S/4HANA, Logo Tiger, Mikro oder Netsis ein. Masraff bietet vorgefertigte Konnektoren zu all diesen Systemen; der Kontenrahmen der Fertigung, die Vorsteuerkonten und die Kostenstellencodes sind vorab zugeordnet. Szenarien für steuerlich nicht abzugsfähige Aufwendungen – insbesondere Fahrzeugkosten und Posten ohne ordnungsgemäßen Beleg – werden automatisch auf die dafür vorgesehenen Aufwandskonten gebucht. Die Sätze für den Umsatzsteuer-Einbehalt werden kategoriebezogen definiert. Beim Monatsabschluss übermitteln die Buchhaltungsteams die genehmigten Ausgabenbelege mit einem Klick an das ERP-System; Kontenzuordnung, Wechselkurs und Kreditorenbuchung werden konsistent verarbeitet.

Die Finanzverantwortlichen und Werksleiter in der Fertigung sitzen nicht ständig am Schreibtisch. Sie sind auf einem Rundgang, an der Produktionslinie oder zu Besuch bei einem Lieferanten. Die Masraff-App bietet ein vollwertiges Freigabeerlebnis auf iOS und Android. Führungskräfte sehen die Anforderung, das angehängte Rechnungsbild und den aktuellen Budgetstatus direkt auf dem Smartphone, genehmigen mit einem Fingertipp oder hinterlegen einen Ablehnungsgrund. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung schützt den Zugriff. Nach der Genehmigung gehen Benachrichtigungen automatisch an den anfordernden Mitarbeiter und an die Buchhaltung; der Vorgang ist in Minuten statt in Stunden abgeschlossen.

Die Digitalisierung der Fertigungsabläufe mit Masraff befreit Einkaufs- und Finanzteams von der manuellen Dateneingabe. Fordern Sie eine Demo an und verfolgen Sie den Ausgabenfluss Ihres eigenen Werks durchgängig.