Die Ausgabenliste in der Masraff App. Personen, Unternehmen und Beträge sind Beispieldaten.
Die Ausgabenliste in der Masraff App. Personen, Unternehmen und Beträge sind Beispieldaten.
Überblick
Wie funktioniert Vorschussverwaltung?
Die Masraff Vorschussverwaltung steuert Mitarbeitervorschüsse in einem durchgängigen Ablauf, vom Antrag bis zum Abschluss. Mitarbeiter füllen das Vorschussformular in der mobilen App oder im Web aus, das Formular durchläuft den definierten Genehmigungsworkflow, und der genehmigte Vorschuss wird an die Buchhaltung übertragen.
Das Vorschussformular arbeitet mit dem Spesenformular zusammen. Sobald Mitarbeiter die mit dem Vorschuss bezahlten Ausgaben als Spesen erfassen, werden diese mit dem Vorschuss verrechnet, und der Restsaldo wird sofort aktualisiert. Um zu sehen, wer noch wie viel offenen Vorschuss hat, brauchen Sie keine Tabelle zu führen.
Firmenkunde
800+
Benutzer
100K+
ERP-Integrationen
20+
Länder
5+
Der Vorschussprozess vom Antrag bis zur Verrechnung
Antrag: Der Mitarbeiter gibt Betrag, Währung, Vorschussart und Begründung in das Formular ein.
Genehmigung: Das Formular durchläuft den für diese Vorschussart definierten Genehmigungsworkflow. Führungskräfte genehmigen den Antrag mobil.
Übertragung: Der genehmigte Vorschuss wird an die Buchhaltung und das ERP übertragen.
Verrechnung: Sobald der Mitarbeiter die mit dem Vorschuss getätigten Ausgaben dem Spesenformular hinzufügt, werden sie vom Vorschusssaldo abgezogen.
Abschluss: Offene Salden sind pro Person und pro Vorschussart sichtbar; die Buchhaltung verfolgt auf einem einzigen Bildschirm, welcher Vorschuss noch nicht abgeschlossen ist.
Inlands-, Auslands- und Geschäftsvorschuss getrennt
Sie können Vorschuss-Unterarten mit den Bezeichnungen definieren, die Ihr Unternehmen verwendet, zum Beispiel Inland, Ausland und Geschäftsvorschuss. Für jede Unterart werden ein eigenes Kontokorrentkonto, ein eigener Genehmigungsworkflow und eine eigene Ausgabenrichtlinie festgelegt. Auch die Salden werden für jede Unterart getrennt verfolgt. So werden die Genehmigungsregeln für einen Auslandsreisevorschuss unabhängig von einem inländischen Geschäftsvorschuss verwaltet.
ActivityForm sent for approval12.09.2026Approved and forwarded12.09.2026
Die Genehmigungswarteschlange und ein mehrstufiger Genehmigungsablauf in der Masraff App. Personen, Unternehmen und Beträge sind Beispieldaten.
Reisebezogene Vorschüsse
Ein Reiseformular kann mit oder ohne Vorschuss angelegt werden. Bei einer Reise mit Vorschuss laufen der für die Reise gewährte Vorschuss und die während dieser Reise erfassten Ausgaben im selben Datensatz zusammen. Wenn die Reise abgeschlossen wird, ist klar, wie viel des Vorschusses ausgegeben wurde und wie viel noch offen ist.
Saubere Buchungen für die Buchhaltung
Vorschuss- und Verrechnungsbuchungen werden über die ERP-Integration an Ihr Buchhaltungssystem übertragen. Masraff ist mit mehr als 20 ERP-Systemen integriert, darunter SAP, Oracle, Logo, Mikro und Netsis. Statt die Vorschusskonten am Monatsende von Hand abzugleichen, genügt es, den Saldo im System zu prüfen.
