Ausgabenmanagement

Fotografieren Sie Ihre Belege mit KI-gestützter Belegerkennung — die Daten werden automatisch ausgelesen. Betrag, Datum, Mehrwertsteuer und Lieferantendaten werden in Sekunden zu einer Spesenbuchung.

Ihre Firmenkartenumsätze, Kontoauszüge und E-Rechnungen werden automatisch in Spesenbuchungen umgewandelt. Schluss mit manueller Dateneingabe.

Verteilen Sie eine einzelne Ausgabe auf mehrere Kostenstellen, Projekte oder Abteilungen. Erstellen Sie detaillierte Spesenberichte mit einem Klick und senden Sie sie zur Genehmigung.

Eine Ausgabe ist jeder Geldabfluss, den ein Unternehmen tätigt, um seinen Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten. Das Essen, das ein Mitarbeiter beim Kundenbesuch bezahlt, das mit der Firmenkarte gekaufte Flugticket, das für das Büro beschaffte Verbrauchsmaterial — all das sind Ausgaben. Die Ausgabe bezeichnet den Moment, in dem Geld die Kasse oder die Karte verlässt; sie ist eine noch nicht klassifizierte, rohe Geldbewegung.

Der Unterschied zwischen Ausgabe, Spesen und Aufwand

Diese drei Begriffe werden im Alltag oft synonym verwendet; dabei gibt es feine, aber wichtige Unterschiede:

• Die Ausgabe ist der Geldabfluss selbst. Sie entsteht im Moment der Zahlung; ob sie geschäftlich veranlasst ist, steht noch nicht fest.
• Spesen sind geschäftlich veranlasste Ausgaben, die ein Mitarbeiter dem Unternehmen meldet. Der Mitarbeiter reicht den Beleg ein, die Führungskraft genehmigt, das Unternehmen erstattet oder verrechnet den Betrag. Spesen sind also Ausgaben, die in den betrieblichen Prozess eingegangen sind.
• Der Aufwand ist der in der Buchhaltung erfasste Betrag, der den Periodengewinn mindert. Wird eine genehmigte Spesenabrechnung verbucht, wird sie buchhalterisch zum Aufwand; auch die Steuerberechnung stützt sich auf diese Buchungen.

Kurz gefasst läuft es so ab: Zuerst wird Geld ausgegeben, bei geschäftlichem Anlass als Spesen gemeldet und nach der Genehmigung als Aufwand verbucht. Je konsequenter ein Unternehmen diesen Ablauf steuert, desto schneller erhalten Mitarbeiter ihre Erstattungen — und desto sauberer sind die Bücher zum Periodenende.