Masraff für die Bauindustrie

Der Baustellenleiter, Vorarbeiter, Bauleiter oder Fahrer fotografiert den Beleg mit dem Telefon. Das System erkennt Betrag, Datum und Mehrwertsteuer automatisch; der Nutzer muss nur noch Projekt und Kategorie auswählen. Der GPS-Standort wird auf dem Beleg eingestempelt — die Frage „Wurde diese Tankquittung wirklich auf der Baustelle in Tekirdağ ausgestellt?" ist damit schon im Moment der Erfassung beantwortet. Auf abgelegenen Baustellen ohne Mobilfunksignal bleibt der Beleg auf dem Telefon und wird automatisch hochgeladen, sobald wieder Empfang besteht; die Arbeit stoppt nicht wegen fehlender Verbindung.

Jedem Projekt werden ein eigenes Budget und eine eigene Kostenstelle zugewiesen. Posten wie Kraftstoff, Material, Übernachtung, Fracht, Gerätemiete und Abschlagszahlungen an Subunternehmer werden je Projekt getrennt erfasst. Der Projektleiter sieht jederzeit die Budget-Ist-Übersicht seiner eigenen Baustelle; nähert sich die Ausgabe der Budgetgrenze oder wird sie überschritten, erfolgt automatisch eine Warnung. Zentrale Gemeinkosten, die mehrere Baustellen betreffen (Geschäftsleitung, Verwaltung, gemeinsam genutzte Geräte), werden nach zuvor definierten Verteilungsschlüsseln auf die Projekte umgelegt — Szenarien wie „die Ausgabe eines IT-Mitarbeiters wird gleichmäßig auf vier Abteilungen aufgeteilt" richtet man einmal ein und vergisst sie dann.

In einem subunternehmerintensiven Bauunternehmen sind die Abschlagsperioden entscheidend. Sämtliche Ausgaben, Rechnungen und Vorschüsse zu den Arbeiten eines jeden Subunternehmers laufen unter einem einzigen Projekt zusammen; in der Abschlagsperiode beantwortet die Finanzabteilung die Frage „Wie viel hat dieser Subunternehmer diesen Monat auf welcher Baustelle ausgegeben, und welche Rechnungen sind noch nicht eingegangen?" auf einem einzigen Bildschirm. E-Rechnungen werden per QR-Code-Scan in Ausgaben umgewandelt; die Daten gelangen direkt ins System, ohne dass auf die Foto-Texterkennung gewartet werden muss. Die subunternehmerbezogene Ausgabenanalyse zeigt als Bericht, welcher Nachunternehmer in welchem Projekt welche Kosten verursacht hat.

Jede Aktion — das Hochladen, Genehmigen, Ablehnen oder Ändern eines Belegs — wird mit Angabe von Person, Zeitpunkt und Gerät zeitgestempelt im Prüfprotokoll festgehalten. Bei einer Steuerprüfung liegt der Nachweis für die Frage „Wurde diese Ausgabe wirklich an jenem Datum gemeldet?" im System vor. Bei der vorläufigen Übergabe und der endgültigen Abnahme lassen sich der projektbezogene Kostenbericht, die Abschlagsaufstellung und die Subunternehmeranalyse mit einem Klick nach Excel exportieren. Steuerlich nicht abzugsfähige Ausgaben (etwa ein bestimmter Anteil der fahrzeugbezogenen Kosten oder Ausgaben ohne ordnungsgemäßen Beleg) werden automatisch ausgegliedert; die Buchhaltung muss diese Posten nicht von Hand aussortieren.

Masraff arbeitet direkt mit Logo, Mikro, Netsis, Luca, Link, Nebim und Orka integriert. Auch für große Generalunternehmer, die SAP, Oracle Fusion oder NetSuite einsetzen, stehen vorgefertigte Konnektoren bereit. Die Infrastruktur für E-Rechnung und E-Archiv ist eingebaut; die Buchhaltung überträgt eine genehmigte Ausgabe samt Mehrwertsteuer-Aufteilung und Projekt-/Kostenstellen-Code mit einem Klick ins ERP. Die Integration wird an den bestehenden Kontenplan und die Projektcode-Struktur des Unternehmens angepasst — die typische Einrichtung geht innerhalb weniger Wochen live.

Der Baustellenleiter sieht beim Blick aufs Telefon die genehmigungspflichtigen Ausgaben, der Projektleiter liest die Budgetabweichung nicht erst am 15. des Monats, sondern täglich, und die Finanzabteilung verbringt die Abschlagsperiode nicht mit „Wir suchen Belege". Erzählen Sie uns im Demo-Gespräch von Ihrem eigenen Baustellenablauf, Ihrer Subunternehmerstruktur und Ihrem ERP — und wir zeigen Ihnen gemeinsam, wie sich Masraff in diese Struktur einfügt.