Masraff für den Bildungssektor

Sie können für jede Abteilung ein eigenes Budget definieren. Der Laborverbrauch der Ingenieurfakultät, die Veranstaltungsposition der sozialwissenschaftlichen Fakultät, das Feldarbeitsbudget der Gesundheitswissenschaften – alles in einer eigenen Position, mit einem eigenen Limit. Die Abteilungsleitung sieht auf der eigenen Seite das verbleibende Budget und welche Position zur Neige geht; kommt eine Anforderung, die das Budget überschreiten würde, warnt das System und leitet sie zusammen mit der Begründung „warum überschritten" an das Dekanat weiter. Der Bericht „wer hat was ausgegeben" wird zum Jahresende nicht manuell zusammengetragen, sondern liegt fertig vor.

Inlands- und Auslandskonferenzen, Feldforschung, Forschungssemester und Besuche eingeladener Referenten werden in verschiedenen Kategorien definiert. Für jede Reise wird von Anfang an festgelegt, aus welcher Finanzierungsquelle sie stammt: Forschungsförderung, akademisches Entwicklungsbudget der Universität, Spendenfonds, Einnahmen aus dem revolvierenden Fonds, Stiftungsbudget. Fordert ein Wissenschaftler einen Vorschuss an, wird dieser ebenfalls aus derselben Quelle abgezogen; bei der Rückkehr werden die Belege hochgeladen, der Restsaldo schließt sich automatisch. Drei Monate später muss niemand mehr Akten durchwühlen, um sich zu erinnern, „aus welchem Topf diese Reise bezahlt wurde".

Die Kosten eines Symposiums oder Workshops werden in einer einzigen Position zusammengeführt: vom Flugticket des eingeladenen Referenten über das Bewirtungsbudget bis zur Saalmiete und zu Design und Druck. Ein Veranstaltungscode wird angelegt; alle zugehörigen Ausgaben werden auf diesen Code gebucht. Ist die Veranstaltung vorbei, lässt sich die Frage „was hat sie gekostet" in fünf Minuten beantworten – die Zahl geht direkt in den jährlichen akademischen Tätigkeitsbericht ein. Tragen mehrere Abteilungen zu einer Veranstaltung bei, werden die zentralen Kosten nach vorab festgelegten Quoten auf die Abteilungen verteilt.

Der Genehmigungsfluss wird an der Struktur der Einrichtung ausgerichtet. Die Verbrauchsmaterial-Anforderung eines wissenschaftlichen Mitarbeiters: Abteilungssekretariat → Abteilungsleitung → Prodekan → Finanzwesen. Die Repräsentationsausgabe eines Dekans: Prorektor → Generalsekretär → Steuerberater. An Stiftungsuniversitäten können Positionen, die die Zustimmung des Stiftungsrats erfordern, auf eine eigene Stufe gesetzt werden. Jeder Genehmigende sieht die anstehenden Anforderungen auf dem Telefon und genehmigt sie – die Genehmigungskette gerät nicht ins Stocken, im Urlaub wird automatisch an die Kollegin oder den Kollegen delegiert.

Im Laufe des Jahres liegt jederzeit bereit: wie viel aus welcher Finanzierungsquelle ausgegeben wurde, welche Abteilung noch Budget übrig hat, was welche Veranstaltung gekostet hat. Dem Spender einen Bericht „Ihr Spendenfonds wurde für diese Positionen verwendet" geben, der Kommission des revolvierenden Fonds eine Präsentation vorbereiten, Daten für eine behördliche Prüfung extrahieren – alles wird mit einem Klick aus dem Berichtsmenü abgerufen. Jede Bewegung hat einen prüfbaren Vorgangsdatensatz: wer hat angefordert, wer hat genehmigt, welches Dokument wurde hochgeladen, wann es in der Buchhaltung eingegangen ist. Stiftungsuniversitäten müssen für das jährliche Prüfungsreporting keine separate Akte mehr anlegen.

Um Masraff Ihrer Einrichtung vorzustellen, genügt eine 30-minütige Demo. Teilen Sie uns Ihre bestehende Abteilungsstruktur, Ihre Finanzierungsquellen und Ihre Genehmigungshierarchie mit – wir richten das System auf Ihre Einrichtung ein.