Masraff für den Gesundheitssektor

Stellen Sie sich drei typische Ausgaben vor, die in einem Krankenhaus innerhalb eines Monats anfallen: eine Sofortbestellung von Einwegmaterial in der Notaufnahme, eine per Firmenkarte gebuchte Schulung des Verwaltungsteams und ein Kurierversand aus einer Ambulanz. Jede hat einen anderen Genehmiger, eine andere Kostenstelle und einen anderen Belegtyp. Die nicht-klinische operative Komplexität — mehrere Abteilungen, Schichtbetrieb, mehrere Standorte, elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung) — macht das manuelle Hinterherlaufen in Excel ab einer gewissen Größe unhaltbar. Masraff standardisiert diesen Ablauf mit einer Formularstruktur, die Abteilungs- und Organisationshierarchie abbildet.

Für medizinische Verbrauchsmaterialien, nicht-pharmazeutische Materialien und Fremdleistungen ist die budgetbasierte Verbrauchskontrolle entscheidend. Das Budgetmodul von Masraff erlaubt es Ihnen, je Abteilung eigene Limits festzulegen und jede Ausgabe in dem Moment, in dem sie entsteht, mit diesem Limit abzugleichen. Felder wie Lieferantenname, Rechnungsnummer, Mehrwertsteueraufschlüsselung und die Trennung nicht abzugsfähiger Betriebsausgaben werden als individuelle Formularfelder unternehmensspezifisch definiert.

• Abteilungsbezogenes Budget mit Echtzeit-Verbrauchsanzeige
• Individuelle Felder für Lieferantenname, Rechnungsnummer, Mehrwertsteuer und die Aufteilung nicht abzugsfähiger Ausgaben
• Steuererfassung im Einklang mit der elektronischen Rechnungsstellung (E-Rechnung)

Hinweis: Die Synchronisierung von Lieferanten-Stammdaten oder das Übertragen von Bestellungen liegen außerhalb des Funktionsumfangs von Masraff; diese Aufgaben laufen auf der ERP-Seite.

Masraff ist ein Werkzeug für operative Ausgaben; es ist weder direkt noch indirekt mit Patientenakten, Diagnosedaten oder einem klinischen Datenfluss verbunden. Diese Grenze verkleinert die datenschutzrechtliche Risikofläche bewusst. Im System gespeichert werden ausschließlich Ausgaben-, Beleg-, Genehmigungs-, Firmenkarten- und Kontokorrentdaten. Sämtliche Aktionen — Formularerstellung, Genehmigung, Ablehnung, Kartenabgleich — werden in einem Prüfprotokoll festgehalten und lassen sich bei der Finanzprüfung oder zum Periodenabschluss wieder abrufen. Es werden keine Patientendaten gespeichert; verfolgt wird ausschließlich der operative Ausgabenfluss.

Dank rollenbasierter Zugriffsrechte (SuperAdmin, Admin, Accounting, User) sieht das Finanzteam das gesamte Krankenhaus, während eine Abteilungsleitung nur die eigene Kostenstelle einsieht. Die Authentifizierung über SSO und 2FA fügt sich in die bestehende IT-Richtlinie Ihrer Einrichtung ein.

Notaufnahme, Ambulanz, Verwaltung, OP — jede Abteilung hat ihre eigene Genehmigungsmatrix. Das Richtlinienmodul von Masraff bildet diese Unterschiede auf Regelebene ab — über rollenbasierte Regeln, schwellenwertbasierte Genehmigung und Unterstützung der Organisationshierarchie. Bei nicht-pharmazeutischen Materialbestellungen oberhalb eines bestimmten Betrags wird automatisch eine Genehmigungsstufe an den Ärztlichen Direktor oder den Verwaltungsdirektor ausgelöst; bei Bedarf folgt eine zweite Freigabe durch die Finanzabteilung. Die Genehmigungsbefugnis einer abwesenden Führungskraft lässt sich per Vertretungsregelung vorübergehend an eine Kollegin oder einen Kollegen übertragen.

• Regeln nach Abteilung, Ebene und Funktion
• Automatische Eskalation an die nächsthöhere Ebene bei Schwellenwertüberschreitung
• Mobile Genehmigung — auch im Schichtbetrieb ein unterbrechungsfreier Ablauf

Gesundheitsketten und Krankenhausgruppen setzen häufig lokale Buchhaltungssysteme wie DATEV oder Lexware ebenso ein wie globale ERP-Lösungen wie SAP Business One, SAP ERP, Oracle EBS, Oracle Fusion und NetSuite. Masraff integriert sich mit diesen Systemen auf Ebene von Ausgabe, Rechnung, Sachkonto, Kreditorenkonto und der Zuordnung nicht abzugsfähiger Aufwendungen. Beim Periodenabschluss werden statt manueller Dateneingabe die freigegebenen Buchungen an die Buchhaltung übergeben. Die Details finden Sie auf der Seite zur ERP-Integration.

Für den CFO des Krankenhauses bedeutet das Transparenz: Welche Abteilung hat bei welchem Lieferanten aus welchem Budget wie viel ausgegeben — zwischen Frage und Antwort liegen Minuten, keine Stunden. Für die Ärztliche Leitung bedeutet es Kontrolle: Definieren Sie eine Regel einmal, und das System wendet dieselbe Regel in jeder Schicht an.