Gestione spese

Fotografa i tuoi scontrini con la lettura basata sull'intelligenza artificiale e i dati vengono estratti automaticamente. Importo, data, IVA e dati del fornitore si trasformano in una registrazione di spesa in pochi secondi.

Le spese con carta aziendale, gli estratti conto bancari e le fatture elettroniche vengono convertiti automaticamente in registrazioni di spesa. Metti fine all'inserimento manuale dei dati.

Ripartisci una singola spesa su più centri di costo, progetti o reparti. Crea report di spesa dettagliati con un solo clic e inviali in approvazione.

Una spesa è qualsiasi uscita di denaro che un'azienda sostiene per svolgere la propria attività. Il pranzo pagato da un dipendente durante una visita al cliente, il biglietto aereo acquistato con la carta aziendale, il materiale di consumo per l'ufficio: sono tutte spese. La spesa indica il momento in cui il denaro esce dalla cassa o dalla carta; è un movimento di denaro grezzo, non ancora classificato.

La differenza tra spesa, nota spese e costo contabile

Questi tre concetti vengono spesso usati come sinonimi nel linguaggio quotidiano, ma tra loro esistono differenze sottili e importanti:

• La spesa è l'uscita di denaro in sé. Nasce nel momento in cui viene effettuato il pagamento; non è ancora chiaro se sia legata al lavoro oppure no.
• La nota spese è la spesa sostenuta per motivi di lavoro e dichiarata dal dipendente all'azienda. Il dipendente presenta lo scontrino, il responsabile approva, l'azienda rimborsa o compensa l'importo. In altre parole, è la spesa entrata nel processo aziendale.
• Il costo contabile è l'importo registrato in contabilità che riduce l'utile del periodo. Quando una nota spese approvata viene contabilizzata, diventa un costo; anche il calcolo delle imposte si basa su queste registrazioni.

In sintesi, il flusso è questo: prima si effettua la spesa, se è legata al lavoro viene dichiarata come nota spese e, una volta approvata, viene registrata come costo contabile. Quanto più un'azienda gestisce questo flusso in modo ordinato, tanto più rapidi saranno i rimborsi ai dipendenti e tanto più pulite le registrazioni contabili a fine periodo.