Masraff per il settore dell'istruzione

Per ogni dipartimento potete definire un budget distinto. I materiali di consumo del laboratorio della facoltà di ingegneria, la voce eventi della facoltà di scienze sociali, il fondo per il lavoro sul campo di scienze della salute: ciascuno in una voce separata, con un proprio limite. Dalla propria pagina il responsabile di dipartimento vede il budget residuo e quale voce si sta esaurendo; quando arriva una richiesta che supererebbe il budget, il sistema avvisa e la inoltra al decanato, accompagnata dalla giustificazione del perché è stato superato. A fine anno il report su chi ha speso cosa non si compila a mano: è già pronto.

La partecipazione del docente a convegni nazionali o internazionali, la ricerca sul campo, le trasferte per anno sabbatico e le visite di relatori invitati vengono definite in categorie diverse. Da quale fonte di finanziamento esce ogni trasferta è stabilito fin dall'inizio: progetto di ricerca finanziato, fondo per lo sviluppo accademico dell'università, fondo per donazioni, proventi del fondo rotativo, budget dell'ente. Quando il docente richiede un anticipo, l'importo viene scalato dalla stessa fonte; al rientro si caricano le ricevute e il saldo residuo si chiude in automatico. Non serve frugare tra i documenti tre mesi dopo per ricordare con quali soldi è stata pagata quella trasferta.

Il costo di un simposio o di un workshop viene raccolto in un'unica voce: dal biglietto aereo del relatore invitato al budget per il catering, dall'affitto della sala ai lavori di progettazione e stampa. Si apre un codice evento e tutte le spese correlate vengono imputate a quel codice. A evento concluso, alla domanda "quanto è costato" si risponde in cinque minuti e il dato confluisce direttamente nel report annuale delle attività accademiche. Se più dipartimenti contribuiscono all'evento, le spese centrali vengono ripartite tra loro secondo percentuali stabilite in anticipo.

Il flusso di approvazione viene costruito sulla struttura dell'istituzione. La richiesta di materiali di consumo di un assistente di ricerca: segreteria di dipartimento → responsabile di dipartimento → vicepreside → ufficio finanziario. La spesa di rappresentanza di un preside: prorettore → segretario generale → consulente fiscale. Nelle università no-profit le voci che richiedono l'approvazione del consiglio di amministrazione possono essere portate a un livello a parte. Ogni approvatore vede dal telefono le richieste in coda e le approva: la catena di approvazione non si blocca e chi è in ferie delega automaticamente le richieste a un collega.

In qualsiasi momento dell'anno avete pronto il quadro di quanto è stato speso da ogni fonte di finanziamento, di quale dipartimento ha ancora budget residuo e di quanto è costato ciascun evento. Fornire al donatore un report del tipo "il vostro fondo è stato speso in queste voci", preparare una presentazione per la commissione del fondo rotativo, estrarre i dati per un audit normativo: tutto si ottiene con un clic dal menu dei report. Ogni movimento ha una traccia verificabile: chi ha richiesto, chi ha approvato, quale documento è stato caricato, quando è arrivato in contabilità. Le università no-profit non hanno più bisogno di preparare un file a parte per la rendicontazione dell'audit annuale.

Per presentare Masraff alla vostra istituzione basta una demo di 30 minuti. Condividete con noi la vostra attuale struttura dei dipartimenti, le fonti di finanziamento e la gerarchia di approvazione: configureremo il sistema sulla vostra istituzione.