Masraff per il settore delle costruzioni

Il capocantiere, il caposquadra, l'ingegnere di cantiere o l'autista fotografa la ricevuta dal proprio telefono. Il sistema riconosce automaticamente importo, data e IVA; all'utente resta solo da selezionare il progetto e la categoria. La posizione GPS viene impressa sulla ricevuta, così la domanda «questa ricevuta del carburante è stata davvero emessa proprio in quel cantiere?» trova risposta già al momento della registrazione. Nei cantieri remoti privi di segnale, la ricevuta resta in attesa sul telefono e si carica automaticamente appena torna la connessione: il lavoro non si ferma per colpa della rete.

A ogni progetto vengono assegnati un budget e un centro di costo dedicati. Voci come carburante, materiali, alloggio, trasporti, noleggio di attrezzature e stati di avanzamento dei subappaltatori vengono monitorate separatamente per ciascun progetto. Il project manager può consultare in qualsiasi momento il confronto budget/consuntivo del proprio cantiere; quando ci si avvicina alla soglia di sforamento o la si supera, scatta un avviso automatico. I costi centrali a servizio di più cantieri (direzione generale, amministrazione, attrezzature condivise) vengono ripartiti tra i progetti secondo percentuali predefinite: scenari come la suddivisione in parti uguali tra quattro reparti della spesa di un addetto IT si impostano una volta e poi funzionano da soli.

In un'impresa edile che lavora con molti subappaltatori, i periodi di liquidazione degli stati di avanzamento sono cruciali. Spese, fatture e anticipi relativi ai lavori di ciascun subappaltatore confluiscono in un unico progetto; durante il ciclo di liquidazione, l'amministrazione risponde da un'unica schermata alla domanda «quanto ha speso questo subappaltatore questo mese e in quale cantiere, e quali fatture non sono ancora arrivate?». Le fatture elettroniche si trasformano in spese semplicemente scansionando il codice QR: i dati entrano direttamente nel sistema, senza attendere la lettura della foto. L'analisi delle spese per subappaltatore permette di estrarre un report su quanto costo ha generato ciascun subappaltatore su ogni progetto.

Ogni azione — caricamento di una ricevuta, approvazione, rifiuto, modifica — viene registrata nel log di controllo con marca temporale, indicando chi l'ha eseguita, quando e da quale dispositivo. In una verifica fiscale, la prova del fatto che «questa spesa sia stata effettivamente dichiarata in quella data» è già nel sistema. Nelle fasi di consegna provvisoria e collaudo definitivo, il report dei costi per progetto, il dettaglio degli stati di avanzamento e l'analisi dei subappaltatori si esportano in Excel con un solo clic. Le spese fiscalmente indeducibili (ad esempio una determinata quota dei costi relativi ai veicoli, o le spese prive di adeguata documentazione) vengono separate automaticamente: la contabilità non deve filtrarle a mano.

Masraff si integra direttamente con Logo, Mikro, Netsis, Luca, Link, Nebim e Orka. Per i grandi appaltatori che utilizzano SAP, Oracle Fusion o NetSuite sono disponibili connettori già pronti. L'infrastruttura di fatturazione elettronica e di archiviazione digitale è integrata; il team di contabilità trasferisce all'ERP con un solo clic la spesa approvata, completa di scorporo dell'IVA e di codice progetto/centro di costo. La configurazione dell'integrazione viene personalizzata in base al piano dei conti esistente dell'azienda e alla struttura dei codici progetto: l'attivazione tipica avviene nel giro di poche settimane.

Il capocantiere apre il telefono e vede le spese in attesa di approvazione, il project manager legge ogni giorno lo scostamento di budget invece di aspettare il 15 del mese, e l'amministrazione non passa il periodo di liquidazione a «cercare ricevute». Durante la demo, raccontateci il flusso dei vostri cantieri, la struttura dei vostri subappaltatori e il vostro ERP: vi mostreremo insieme come Masraff si inserisce esattamente in questa organizzazione.