Mündəricat
- Korporativ ezamiyyət kartları ilə xərclərin "real vaxt rejimində" izlənməsi necə təmin olunur?
- "Dərhal" görünürlük nədən asılıdır?
- Səfərdən əvvəl, səfər zamanı və səfərdən sonra nə görünür?
- Ezamiyyət xərclərində hansı siyasət yoxlamaları aparmaq lazımdır?
- Xərclərin dərhal izlənməsi üçün həlli necə seçməli?
- Nəticə: dərhal izləmə vərdişlə başlayır
İş səfərləri korporativ kartla ödənilsə belə, şirkətlərin çoxu xərcləri yalnız kart çıxarışı gələndə görür. Bu məqalədə ezamiyyət xərclərini səfər davam edərkən izləməyin hansı hissələrdən ibarət olduğunu, "dərhal" görünürlüyün əslində nədən asılı olduğunu və ezamiyyət xərclərinin idarə edilməsi üçün həll seçərkən nəyə baxmaq lazım olduğunu izah edirik. Aşağıda qeyd olunan ezamiyyət pulları və vergi qaydaları Türkiyə qaydalarıdır.
Korporativ ezamiyyət kartları ilə xərclərin "real vaxt rejimində" izlənməsi necə təmin olunur?
Korporativ ezamiyyət kartları ilə dərhal izləmə səfəri əvvəlcədən təsdiqlətmək, qəbzi xərc anında mobil ilə qeyd etmək və kart çıxarışını sonradan tutuşdurmaqla təmin olunur.
Kartın özü heç nəyi izləmir; o, yalnız ödəniş vasitəsidir. İzləməni mümkün edən kartın ətrafındakı üç addımdır:
- Ezamiyyət sorğusu və təsdiqi: Əməkdaş səfərdən əvvəl ezamiyyət sorğusu yaradır və sorğu təsdiq zəncirindən keçir. Beləliklə maliyyə komandası ilk xərcdən əvvəl hansı səfərin kim tərəfindən və hansı məqsədlə ediləcəyini bilir.
- Xərc anında qəbz: Əməkdaş otel, nəqliyyat və ya yemək qəbzini həmin gün telefonla qeyd edir və ezamiyyət sorğusu ilə əlaqələndirir. Xərc çıxarışı gözləmədən sistemdə görünür.
- Çıxarışın tutuşdurulması: Kart çıxarışı gələndə sətirlər qeyd olunmuş xərclərlə müqayisə edilir və qarşılığı olmayan sətirlər üzə çıxır.
Bu üç addım birlikdə işlədikdə maliyyə komandası səfər bitməmiş xərclərin böyük hissəsini görür, çıxarış isə son nəzarət nöqtəsinə çevrilir.
"Dərhal" görünürlük nədən asılıdır?
Ezamiyyət xərclərinin nə qədər tez görünməsi kart məlumatlarının və qəbzlərin sistemə nə qədər tez çatmasından asılıdır.
Burada dürüst olmaq lazımdır: kartla ödəniş edildiyi anda xərc hər sistemdə görünmür. Görünürlüyü iki mənbə müəyyən edir:
- Əməkdaşın qeydi: Qəbz xərc anında mobil ilə yüklənərsə, xərc həmin gün görünür. Qəbz səfərdən qayıdışa saxlanılarsa, görünürlük də o günə sürüşür.
- Kart məlumatları: Şirkətlərin çoxunda kart əməliyyatları çıxarış dövrü ilə gəlir. Çıxarış sistemə hansı tezliklə ötürülürsə, kart tərəfdəki görünürlük də o tezliklə olur.
Xarici səfərlərdə daha bir fərq var: qəbzdəki məbləğ yerli valyutadadır, çıxarışda isə kart hesabının valyutasına çevrilmiş məbləğ əks olunur. Buna görə səfər zamanı qeyd edilən məbləğlə çıxarışdakı məbləğ tam üst-üstə düşməyə bilər. Tutuşdurma zamanı məzənnə fərqlərini ayrıca yoxlama kimi nəzərdən keçirmək lazımsız yazışmaları azaldır.
Buna görə xərclərin dərhal izlənməsi hədəfini texnologiyadan əvvəl vərdiş kimi müəyyənləşdirin: "Hər qəbz xərcin edildiyi gün qeyd olunur." Bu qayda tətbiq olunduqda çıxarış xərci ilk dəfə gördüyünüz yer olmaqdan çıxır və yoxlama alətinə çevrilir.
Səfərdən əvvəl, səfər zamanı və səfərdən sonra nə görünür?
Səfərdən əvvəl plan və təsdiq, səfər zamanı qeyd olunmuş xərclər, səfərdən sonra isə çıxarışla yoxlanmış tam mənzərə görünür.
| Mərhələ | Nə görünür? | Məlumatın mənbəyi | Maliyyə nə edə bilər? |
|---|---|---|---|
| Səfərdən əvvəl | Səfərin məqsədi, tarixləri, yeri və təsdiq statusu | Ezamiyyət sorğusu və təsdiq zənciri | Səfəri büdcəyə və siyasətə görə təsdiqləmək və ya rədd etmək |
| Səfər zamanı | Əməkdaşın qeyd etdiyi xərclər və qəbzlər | Mobil ilə yüklənən qəbzlər | Siyasətə uyğun olmayan xərci tez görüb soruşmaq |
| Səfərdən sonra | Kart çıxarışı ilə tutuşdurulmuş xərclər və açıq sətirlər | Kart çıxarışı və xərc qeydləri | Tutuşmayan sətirləri bağlamaq, səfəri bağlayıb mühasibatlığa ötürmək |
Cədvəlin orta sətri vacib bir faktu göstərir: səfər zamanı görünürlük tamamilə əməkdaşın qəbzi qeyd etməsindən asılıdır. Kart məlumatları adətən yalnız son mərhələdə işə düşür.
Ezamiyyət xərclərində hansı siyasət yoxlamaları aparmaq lazımdır?
Ezamiyyət xərclərində təsdiqlənmiş sorğu, kateqoriya limitləri, tarix və yer uyğunluğu, sənəd və iş məqsədi, həmçinin şəxsi xərclərin ayrılması yoxlanmalıdır.
- Təsdiqlənmiş sorğu: Hər ezamiyyət xərci təsdiqlənmiş ezamiyyət sorğusuna bağlı olmalıdır.
- Kateqoriya limitləri: Yaşayış, nəqliyyat və yemək üçün gecəlik və ya gündəlik yuxarı hədlər müəyyən olunmalıdır.
- Tarix və yer uyğunluğu: Xərcin tarixi və şəhəri ezamiyyət sorğusundakı məlumatlarla uyğun gəlməlidir.
- Sənəd və iş məqsədi: Hər xərcin qəbzi və qısa iş əsaslandırması olmalıdır.
- Şəxsi xərclər: Kartla səhvən edilən şəxsi xərcin geri ödənilmə qaydası müəyyən olunmalıdır.
- Ezamiyyət pulu və gündəlik: Gündəlik ödəyən şirkətlər kartla ödənilən yeməklərin gündəliklə üst-üstə düşməməsinə diqqət etməlidir.
Türkiyədə ezamiyyət pullarının və gündəliklərin vergi aspekti 193 saylı Gəlir Vergisi Qanunu çərçivəsində qiymətləndirilir; dövlət sektoru üçün müəyyən olunan gündəlik məbləğləri hər il Mərkəzi İdarəetmə Büdcə Qanununun (H) cədvəlində dərc olunur. Şirkətinizə tətbiq olunan qaydaları maliyyə məsləhətçiniz (mali müşavir) ilə dəqiqləşdirin.
Xərclərin dərhal izlənməsi üçün həlli necə seçməli?
Xərclərin dərhal izlənməsi üçün ezamiyyət sorğusunu, mobil qəbz qeydini və kart çıxarışının tutuşdurulmasını bir yerdə birləşdirən ezamiyyət xərclərinin idarə edilməsi həlli seçin.
Qiymətləndirmə siyahısı:
- Ezamiyyət sorğusu və təsdiqi: Sorğu yaratma və təsdiq zənciri sistemdə qurula bilirmi?
- Xərclə səfər arasında əlaqə: Ezamiyyət xərcləri müvafiq ezamiyyət sorğusuna bağlana bilirmi?
- Mobil qəbz qeydi: Əməkdaş qəbzi yolda telefonla qeyd edə bilirmi?
- Çıxarışın tutuşdurulması: Kart çıxarışı sistemə yüklənib xərclərlə müqayisə edilə bilirmi?
- Kart məlumatlarının gəlmə yolu: Kart məlumatlarının sistemə necə və hansı tezliklə daxil olduğunu açıq soruşun və "dərhal" vədini buna görə qiymətləndirin.
- Siyasət yoxlamaları: Limitlər və qaydalar xərc qeyd edilərkən tətbiq olunurmu?
Qiymətləndirmə zamanı nümunə bir səfəri əvvəldən sona qədər izləyin: sorğunun yaradılması, təsdiq, yolda qəbz qeydi və çıxarış yükləndikdən sonra tutuşmayan sətrin necə göründüyü. Bu axın təqdimatdakı "dərhal" sözündən daha çox şey deyər.
Masraff-da ezamiyyət sorğularını istifadəçi yaradır və onlar təsdiq zəncirindən keçir; səfər xərcləri bu sorğuya bağlanır. Kart tərəfdə Masraff-ın Çıxarış modulu (Ekstre Modülü) işə düşür: kartlar şirkət üçün təyin edilir və istifadəçilərlə əlaqələndirilir, çıxarış Excel faylı kimi yüklənir və onun sütunları sistemdəki sahələrlə uyğunlaşdırılır. Yükləmədən sonra əlaqələndirilmiş kartlara aid sətirlər xərclərlə müqayisə edilir, qarşılığında xərc olmayan sətirlər üçün isə yeni xərclər avtomatik yaradılır. Ətraflı məlumat üçün ezamiyyətlərin idarə edilməsi və korporativ kartın tutuşdurulması səhifələrinə baxın.
Nəticə: dərhal izləmə vərdişlə başlayır
Ezamiyyət kartı xərclərini dərhal izləmək səfəri əvvəlcədən təsdiqlətmək, qəbzi xərc anında qeyd etmək və çıxarışı son yoxlama kimi istifadə etməklə mümkündür. Kart məlumatları çıxarış dövrü ilə gəldiyi müddətcə səfər zamanı görünürlüyü əməkdaşların qəbz vərdişi müəyyən edir. İş səfəri xərclərini və kart xərclərini bir yerdə toplamaq üçün Masraff xərclərin idarə edilməsi səhifəsinə baxın.