Як адразу адсочваць выдаткі па картцы для камандзіровак

Нават калі дзелавыя паездкі аплачваюцца карпаратыўнай карткай, большасць кампаній бачыць выдаткі толькі тады, калі прыходзіць выпіска па картцы. У гэтым артыкуле мы разбіраем, з якіх частак складаецца адсочванне выдаткаў падчас паездкі, ад чаго насамрэч залежыць «імгненная» бачнасць і на што глядзець пры выбары рашэння для кіравання камандзіровачнымі выдаткамі. Згаданыя ніжэй падатковыя правілы пра камандзіровачныя — гэта правілы Турцыі.

Як карпаратыўныя карткі для камандзіровак забяспечваюць адсочванне выдаткаў «у рэальным часе»?

З карпаратыўнымі карткамі для камандзіровак адсочванне адразу дасягаецца папярэднім зацвярджэннем паездкі, фіксацыяй чэка з тэлефона ў момант выдатку і наступнай зверкай выпіскі па картцы.

Сама картка нічога не адсочвае — гэта толькі плацежны сродак. Адсочванне становіцца магчымым дзякуючы тром крокам вакол карткі:

1. Заяўка на камандзіроўку і зацвярджэнне: Перад паездкай супрацоўнік стварае заяўку на камандзіроўку, якая праходзіць ланцужок зацвярджэння. Так фінансавая служба яшчэ да першага выдатку ведае, якая паездка, кім і з якой мэтай будзе здзейснена.
2. Чэк у момант выдатку: Супрацоўнік у той жа дзень фіксуе з тэлефона чэк за гасцініцу, транспарт або харчаванне і прывязвае яго да заяўкі. Выдатак становіцца бачным, не чакаючы выпіскі.
3. Зверка выпіскі: Калі прыходзіць выпіска па картцы, яе радкі параўноўваюцца з зарэгістраванымі выдаткамі, і выяўляюцца радкі без адпаведнасці.

Калі гэтыя тры крокі працуюць разам, фінансавая служба бачыць большую частку выдаткаў яшчэ да канца паездкі, а выпіска становіцца апошнім кантрольным пунктам.

Ад чаго залежыць «імгненная» бачнасць?

Наколькі хутка становяцца бачнымі камандзіровачныя выдаткі, залежыць ад таго, як хутка даныя па картцы і чэкі трапляюць у сістэму.

Тут важна быць сумленнымі: аплата карткай з’яўляецца не ў кожнай сістэме ў тую ж секунду. Бачнасць вызначаюць дзве крыніцы:

• Увод даных супрацоўнікам: Калі чэк загружаны з тэлефона ў момант выдатку, выдатак бачны ў той жа дзень. Калі чэк адкладваецца да вяртання, бачнасць зрушваецца на той жа дзень.
• Даныя па картцы: У большасці кампаній аперацыі па картцы паступаюць разам з цыклам выпіскі. Як часта выпіска загружаецца ў сістэму, так часта бачны і картачны бок.

У замежных паездках ёсць яшчэ адно адрозненне: сума ў чэку пазначана ў мясцовай валюце, а ў выпісцы адлюстроўваецца сума, пералічаная ў валюту рахунку карткі. Таму сума, зафіксаваная ў паездцы, і сума ў выпісцы могуць не супадаць дакладна. Калі пры зверцы вылучаць курсавыя розніцы ў асобную праверку, лішняй перапіскі стане менш.

Таму мэту адсочвання выдаткаў адразу варта спачатку сфармуляваць як звычку, а ўжо потым як тэхналогію: «Кожны чэк фіксуецца ў дзень выдатку». Калі гэтае правіла выконваецца, выпіска перастае быць месцам, дзе вы ўпершыню бачыце выдатак, і ператвараецца ў інструмент праверкі.

Што бачна да, падчас і пасля паездкі?

Да паездкі бачныя план і зацвярджэнне, падчас паездкі — зафіксаваныя выдаткі, а пасля паездкі — поўная карціна, звераная з выпіскай.

Сярэдні радок табліцы паказвае важны факт: бачнасць падчас паездкі цалкам залежыць ад таго, ці фіксуе супрацоўнік чэкі. Даныя па картцы звычайна з’яўляюцца толькі на апошнім этапе.

Якія праверкі па палітыцы патрэбныя для камандзіровачных выдаткаў?

У камандзіровачных выдатках трэба правяраць наяўнасць зацверджанай заяўкі, ліміты па катэгорыях, адпаведнасць даты і месца, дакумент і дзелавую мэту, а таксама аддзяленне асабістых выдаткаў.

• Зацверджаная заяўка: Кожны камандзіровачны выдатак павінен быць прывязаны да зацверджанай заяўкі.
• Ліміты па катэгорыях: Для пражывання, транспарту і харчавання павінны быць устаноўлены ліміты за ноч або за дзень.
• Адпаведнасць даты і месца: Дата і горад выдатку павінны супадаць з данымі заяўкі на камандзіроўку.
• Дакумент і дзелавая мэта: У кожнага выдатку павінен быць чэк і кароткае дзелавое абгрунтаванне.
• Асабістыя выдаткі: Павінен быць вызначаны парадак вяртання асабістых пакупак, памылкова аплачаных карткай.
• Камандзіровачныя і сутачныя: Кампаніям, якія выплачваюць сутачныя, трэба сачыць, каб аплачанае карткай харчаванне не дубліравала іх.

У Турцыі падатковы рэжым камандзіровачных і сутачных ацэньваецца ў рамках Закона аб падатку на даходы № 193, а сумы сутачных, устаноўленыя для дзяржаўнага сектара, штогод публікуюцца ў табліцы (H) Закона аб цэнтральным дзяржаўным бюджэце. Удакладніце правілы, што прымяняюцца да вашай кампаніі, у свайго фінансавага кансультанта (mali müşavir).

Як выбраць рашэнне для адсочвання выдаткаў адразу?

Для адсочвання выдаткаў адразу выбірайце рашэнне для кіравання камандзіровачнымі выдаткамі, якое аб’ядноўвае ў адным месцы заяўкі на камандзіроўку, мабільную фіксацыю чэкаў і зверку выпіскі па картцы.

Спіс для ацэнкі:

• Заяўка на камандзіроўку і зацвярджэнне: Ці можна наладзіць у сістэме стварэнне заявак і ланцужок зацвярджэння?
• Сувязь выдатку з паездкай: Ці можна прывязаць камандзіровачныя выдаткі да адпаведнай заяўкі?
• Мабільная фіксацыя чэкаў: Ці можа супрацоўнік фіксаваць чэкі з тэлефона ў дарозе?
• Зверка выпіскі: Ці можна загрузіць выпіску па картцы ў сістэму і параўнаць яе з выдаткамі?
• Як паступаюць даныя па картцы: Прама спытайце, як і з якой частатой даныя па картцы трапляюць у сістэму, і ацэньвайце абяцанне «імгненна» з улікам адказу.
• Праверкі па палітыцы: Ці прымяняюцца ліміты і правілы ўжо пры фіксацыі выдатку?

Падчас ацэнкі прасачыце ўзорную паездку ад пачатку да канца: стварэнне заяўкі, зацвярджэнне, фіксацыя чэка ў дарозе і тое, як выглядае незвераны радок пасля загрузкі выпіскі. Гэты сцэнарый скажа больш, чым слова «імгненна» ў прэзентацыі.

У Masraff заяўкі на камандзіроўку стварае карыстальнік, і яны праходзяць ланцужок зацвярджэння; камандзіровачныя выдаткі прывязваюцца да гэтай заяўкі. Для картак выкарыстоўваецца модуль выпісак Masraff (Ekstre Modülü): карткі заводзяцца для кампаніі і прывязваюцца да карыстальнікаў, выпіска загружаецца файлам Excel, а яе слупкі супастаўляюцца з палямі сістэмы. Пасля загрузкі радкі па прывязаных картках параўноўваюцца з выдаткамі, а для радкоў без адпаведнага выдатку новыя выдаткі ствараюцца аўтаматычна. Падрабязней — на старонках кіраванне падарожжамі і зверка картак.

Вынік: адсочванне адразу пачынаецца са звычкі

Адсочваць выдаткі па картцы для камандзіровак адразу — значыць загадзя зацвярджаць паездку, фіксаваць чэк у момант выдатку і выкарыстоўваць выпіску як апошнюю праверку. Пакуль даныя па картцы прыходзяць з цыклам выпіскі, бачнасць падчас паездкі вызначаецца тым, наколькі дысцыплінавана супрацоўнікі фіксуюць чэкі. Каб сабраць выдаткі на дзелавыя паездкі і выдаткі па картках у адным месцы, азнаёмцеся з кіраваннем выдаткамі ў Masraff.