Cum urmărești pe loc cheltuielile cu cardul de călătorie

Chiar și atunci când deplasările de serviciu sunt plătite cu un card corporativ, majoritatea companiilor văd cheltuielile abia când sosește extrasul cardului. În acest articol explicăm din ce elemente se compune urmărirea cheltuielilor de călătorie în timpul deplasării, de ce depinde de fapt vizibilitatea „pe loc” și la ce să vă uitați când alegeți o soluție de gestionare a cheltuielilor de călătorie. Regulile fiscale privind diurna menționate mai jos sunt reguli din Turcia.

Cum oferă cardurile corporative de călătorie urmărirea cheltuielilor „în timp real”?

Cu cardurile corporative de călătorie, urmărirea pe loc se obține prin aprobarea prealabilă a deplasării, înregistrarea bonului de pe mobil în momentul cheltuielii și reconcilierea ulterioară a extrasului de card.

Cardul singur nu urmărește nimic; este doar un mijloc de plată. Urmărirea devine posibilă prin trei pași în jurul cardului:

1. Cererea și aprobarea deplasării: Înainte de plecare, angajatul creează o cerere de deplasare care trece printr-un lanț de aprobare. Astfel, echipa financiară știe, înainte de prima cheltuială, ce deplasare va avea loc, cine o face și în ce scop.
2. Bonul în momentul cheltuielii: Angajatul înregistrează chiar în aceeași zi, cu telefonul, bonul de hotel, transport sau masă și îl leagă de cererea de deplasare. Cheltuiala devine vizibilă fără a aștepta extrasul.
3. Reconcilierea extrasului: Când sosește extrasul cardului, rândurile lui sunt comparate cu cheltuielile înregistrate și ies la iveală rândurile fără corespondent.

Când acești trei pași funcționează împreună, echipa financiară vede cea mai mare parte a cheltuielilor înainte de încheierea deplasării, iar extrasul devine ultimul punct de control.

De ce depinde vizibilitatea „pe loc”?

Cât de repede devin vizibile cheltuielile de călătorie depinde de cât de repede ajung în sistem datele cardului și bonurile.

Aici trebuie să fim sinceri: o plată cu cardul nu apare în orice sistem chiar în clipa în care este făcută. Două surse determină vizibilitatea:

• Înregistrarea făcută de angajat: Dacă bonul este încărcat de pe mobil în momentul cheltuielii, cheltuiala este vizibilă în aceeași zi. Dacă bonul este lăsat pentru întoarcere, și vizibilitatea se amână până atunci.
• Datele cardului: În majoritatea companiilor, tranzacțiile cu cardul sosesc odată cu ciclul extrasului. Cât de des este adus extrasul în sistem, atât de des este vizibilă și partea de card.

La deplasările în străinătate apare încă o diferență: suma de pe bon este în moneda locală, iar extrasul arată suma convertită în moneda contului cardului. De aceea, suma înregistrată în timpul deplasării și cea din extras pot să nu coincidă exact. Tratarea diferențelor de curs ca o verificare separată la reconciliere reduce corespondența inutilă.

De aceea, definiți obiectivul urmăririi pe loc a cheltuielilor mai întâi ca obicei și abia apoi ca tehnologie: „Fiecare bon se înregistrează în ziua cheltuielii.” Când regula este respectată, extrasul nu mai este locul unde vedeți o cheltuială pentru prima dată, ci devine un instrument de verificare.

Ce se vede înainte, în timpul și după deplasare?

Înainte de deplasare se văd planul și aprobarea, în timpul deplasării cheltuielile înregistrate, iar după deplasare imaginea completă, verificată cu extrasul.

Rândul din mijloc al tabelului arată un fapt important: vizibilitatea în timpul deplasării depinde în întregime de înregistrarea bonurilor de către angajat. Datele cardului intră de obicei abia în ultima etapă.

Ce verificări de politică se aplică cheltuielilor de călătorie?

La cheltuielile de călătorie trebuie verificate cererea aprobată, limitele pe categorii, concordanța datei și a locului, documentul și scopul de afaceri, precum și separarea cheltuielilor personale.

• Cerere aprobată: Fiecare cheltuială de călătorie trebuie legată de o cerere de deplasare aprobată.
• Limite pe categorii: Trebuie stabilite plafoane pe noapte sau pe zi pentru cazare, transport și masă.
• Concordanța datei și a locului: Data și orașul cheltuielii trebuie să corespundă datelor din cererea de deplasare.
• Document și scop de afaceri: Fiecare cheltuială trebuie să aibă un bon și o scurtă justificare de afaceri.
• Cheltuieli personale: Trebuie definit un mod de rambursare a achizițiilor personale făcute din greșeală cu cardul.
• Indemnizație de deplasare și diurnă: Companiile care plătesc diurnă trebuie să evite suprapunerea meselor plătite cu cardul cu aceasta.

În Turcia, tratamentul fiscal al indemnizațiilor de deplasare și al diurnelor se evaluează în cadrul Legii nr. 193 privind impozitul pe venit, iar sumele de diurnă stabilite pentru sectorul public sunt publicate anual în tabelul (H) al Legii bugetului administrației centrale. Confirmați regulile aplicabile companiei dumneavoastră cu consultantul fiscal (mali müşavir).

Cum alegi o soluție pentru urmărirea pe loc a cheltuielilor?

Pentru urmărirea pe loc a cheltuielilor, alegeți o soluție de gestionare a cheltuielilor de călătorie care reunește într-un singur loc cererea de deplasare, înregistrarea bonurilor de pe mobil și reconcilierea extrasului de card.

Listă de evaluare:

• Cererea și aprobarea deplasării: Pot fi configurate în sistem crearea cererilor și lanțul de aprobare?
• Legătura dintre cheltuială și deplasare: Pot fi legate cheltuielile de călătorie de cererea de deplasare corespunzătoare?
• Înregistrarea bonurilor de pe mobil: Poate angajatul înregistra bonurile cu telefonul pe drum?
• Reconcilierea extrasului: Poate fi adus extrasul cardului în sistem și comparat cu cheltuielile?
• Modul în care sosesc datele cardului: Întrebați clar cum și cât de des intră datele cardului în sistem și evaluați promisiunea „pe loc” în consecință.
• Verificări de politică: Se aplică limitele și regulile încă de la înregistrarea cheltuielii?

În timpul evaluării, urmăriți o deplasare-exemplu de la început până la sfârșit: crearea cererii, aprobarea, înregistrarea unui bon pe drum și cum arată un rând nereconciliat după încărcarea extrasului. Acest parcurs spune mai mult decât cuvântul „pe loc” dintr-o prezentare comercială.

În Masraff, cererile de deplasare sunt create de utilizator și trec printr-un lanț de aprobare; cheltuielile deplasării sunt legate de această cerere. Pe partea de card intervine modulul de extrase Masraff (Ekstre Modülü): cardurile sunt definite pentru companie și asociate utilizatorilor, extrasul este încărcat ca fișier Excel, iar coloanele lui sunt mapate pe câmpurile sistemului. După încărcare, rândurile cardurilor asociate sunt comparate cu cheltuielile, iar pentru rândurile fără cheltuială corespunzătoare se creează automat cheltuieli noi. Pentru detalii, consultați paginile gestionarea călătoriilor și reconcilierea cardurilor.

Concluzie: urmărirea pe loc începe cu un obicei

Urmărirea pe loc a cheltuielilor cu cardul de călătorie înseamnă aprobarea prealabilă a deplasării, înregistrarea bonului în momentul cheltuielii și folosirea extrasului ca verificare finală. Atâta timp cât datele cardului sosesc odată cu ciclul extrasului, vizibilitatea în timpul deplasării este dată de obiceiul angajaților de a-și înregistra bonurile. Pentru a reuni cheltuielile de deplasare și cheltuielile cu cardul într-un singur loc, descoperiți gestionarea cheltuielilor în Masraff.