Как да следите разходите с карта за командировки веднага

Дори когато служебните пътувания се плащат с корпоративна карта, в повечето компании разходите стават видими едва когато пристигне извлечението по картата. В тази статия обясняваме от какви елементи се състои проследяването на разходите по време на самото пътуване, от какво всъщност зависи видимостта „веднага“ и на какво да обърнете внимание при избор на решение за управление на разходите за командировки. Данъчните правила за командировъчни, споменати по-долу, са турски правила.

Как корпоративните карти за пътувания осигуряват проследяване на разходите „в реално време“?

С корпоративните карти за пътувания проследяването веднага се постига чрез предварително одобрение на пътуването, заснемане на касовата бележка с мобилен телефон в момента на разхода и последваща съпоставка на извлечението.

Самата карта не проследява нищо; тя е само платежно средство. Проследяването става възможно благодарение на три стъпки около картата:

1. Заявка и одобрение за командировка: Преди пътуването служителят създава заявка за командировка, която минава през верига за одобрение. Така финансовият екип знае още преди първия разход кое пътуване, от кого и с каква цел ще бъде извършено.
2. Касова бележка в момента на разхода: Служителят записва бележката за хотел, транспорт или храна с телефона си още същия ден и я свързва със заявката. Разходът става видим, без да се чака извлечението.
3. Съпоставка на извлечението: Когато извлечението по картата пристигне, редовете му се сравняват със записаните разходи и излизат наяве редовете без съответствие.

Когато трите стъпки работят заедно, финансовият екип вижда по-голямата част от разходите още преди края на пътуването, а извлечението се превръща в последна контролна точка.

От какво зависи видимостта „веднага“?

Колко бързо стават видими разходите за пътуване зависи от това колко бързо данните от картата и касовите бележки достигат до системата.

Тук трябва да бъдем честни: плащането с карта не се появява във всяка система в мига, в който е направено. Видимостта се определя от два източника:

• Записът на служителя: Ако бележката се качи от мобилния телефон в момента на разхода, разходът е видим още същия ден. Ако бележката се остави за след завръщането, видимостта се измества към този ден.
• Данните от картата: В повечето компании движенията по картата идват с цикъла на извлечението. Колкото често извлечението се въвежда в системата, толкова често е видима и страната на картата.

При пътувания в чужбина има още една разлика: сумата в касовата бележка е в местна валута, а в извлечението е сумата, превалутирана във валутата на сметката на картата. Затова сумата, записана по време на пътуването, и тази в извлечението може да не съвпадат напълно. Разглеждането на курсовите разлики като отделна проверка при съпоставката спестява излишна кореспонденция.

Затова определете целта за проследяване на разходите веднага първо като навик, а после като технология: „Всяка касова бележка се записва в деня на разхода.“ Когато това правило се спазва, извлечението престава да бъде мястото, където виждате разхода за първи път, и се превръща в инструмент за проверка.

Какво се вижда преди, по време и след пътуването?

Преди пътуването се виждат планът и одобрението, по време на пътуването – записаните разходи, а след него – пълната картина, проверена спрямо извлечението.

Средният ред на таблицата показва важен факт: видимостта по време на пътуването зависи изцяло от това дали служителят записва бележките си. Данните от картата обикновено се включват едва на последния етап.

Какви проверки по политиката да се прилагат към разходите за пътуване?

При разходите за пътуване трябва да се проверяват одобрената заявка, лимитите по категории, съответствието на дата и място, документът и бизнес целта, както и отделянето на личните разходи.

• Одобрена заявка: Всеки разход за пътуване трябва да е свързан с одобрена заявка за командировка.
• Лимити по категории: За нощувки, транспорт и храна трябва да има таван на нощ или на ден.
• Съответствие на дата и място: Датата и градът на разхода трябва да съвпадат с данните в заявката.
• Документ и бизнес цел: Всеки разход трябва да има касова бележка и кратка бизнес обосновка.
• Лични разходи: Трябва да има определен начин за възстановяване на лични покупки, направени по погрешка с картата.
• Командировъчни и дневни: Компаниите, които изплащат дневни, трябва да следят храненията, платени с карта, да не се припокриват с тях.

В Турция данъчното третиране на командировъчните и дневните се преценява по Закона за данъка върху доходите № 193, а дневните суми, определени за публичния сектор, се публикуват всяка година в таблица (H) на Закона за централния държавен бюджет. Потвърдете правилата, приложими за вашата компания, с вашия счетоводен консултант (mali müşavir).

Как да изберете решение, което предлага проследяване на разходите веднага?

За проследяване на разходите веднага изберете решение за управление на разходите за командировки, което обединява на едно място заявките за командировка, мобилното записване на бележки и съпоставката на извлечението по картата.

Списък за оценка:

• Заявка и одобрение за командировка: Могат ли създаването на заявки и веригата за одобрение да се настроят в системата?
• Връзка между разход и пътуване: Могат ли разходите за пътуване да се свържат със съответната заявка?
• Мобилно записване на бележки: Може ли служителят да записва бележките с телефона си по време на път?
• Съпоставка на извлечението: Може ли извлечението по картата да се въведе в системата и да се сравни с разходите?
• Как пристигат данните от картата: Попитайте ясно как и колко често данните от картата влизат в системата и преценявайте обещанието за „веднага“ според това.
• Проверки по политиката: Прилагат ли се лимитите и правилата още при записването на разхода?

По време на оценката проследете примерно пътуване от началото до края: създаването на заявката, одобрението, записването на бележка по пътя и как изглежда несъпоставен ред след качването на извлечението. Този процес казва повече от думата „веднага“ в една търговска презентация.

В Masraff заявките за командировка се създават от потребителя и минават през верига за одобрение; разходите за пътуването се свързват с тази заявка. От страна на картите се включва модулът за извлечения на Masraff (Ekstre Modülü): картите се дефинират за компанията и се свързват с потребители, извлечението се качва като Excel файл и колоните му се съпоставят с полетата в системата. След качването редовете по съпоставените карти се сравняват с разходите, а за редовете без съответстващ разход автоматично се създават нови разходи. За подробности вижте страниците управление на командировките и равнение на фирмени карти.

Заключение: проследяването веднага започва с навик

Проследяването на разходите с карта за командировки веднага се свежда до предварително одобрение на пътуването, записване на бележката в момента на разхода и използване на извлечението като последна проверка. Докато данните от картата идват с цикъла на извлечението, видимостта по време на пътуването зависи от навиците на служителите да записват бележките си. За да съберете разходите за служебни пътувания и разходите с карта на едно място, разгледайте управлението на разходите в Masraff.