Inhaltsverzeichnis
- Wie ermöglichen Firmenreisekarten eine Ausgabenverfolgung in "Echtzeit"?
- Wovon hängt "zeitnahe" Sichtbarkeit ab?
- Was ist vor, während und nach der Reise sichtbar?
- Welche Richtlinienprüfungen gelten für Reiseausgaben?
- Wie wählt man eine Lösung für zeitnahe Ausgabenverfolgung?
- Fazit: Zeitnahe Verfolgung beginnt mit einer Gewohnheit
Selbst wenn Geschäftsreisen mit einer Firmenkarte bezahlt werden, sehen die meisten Unternehmen die Ausgaben erst, wenn die Kartenabrechnung eintrifft. Dieser Artikel zeigt, aus welchen Bausteinen die Verfolgung von Reiseausgaben während der Reise besteht, wovon "zeitnahe" Sichtbarkeit tatsächlich abhängt und worauf Sie bei der Wahl einer Lösung für das Reisekostenmanagement achten sollten. Die unten genannten Regeln zu Reisekosten und Steuern sind türkische Regeln.
Wie ermöglichen Firmenreisekarten eine Ausgabenverfolgung in "Echtzeit"?
Mit Firmenreisekarten entsteht zeitnahe Verfolgung, indem die Reise vorab genehmigt, der Beleg im Moment der Ausgabe mobil erfasst und die Kartenabrechnung später abgeglichen wird.
Die Karte allein verfolgt nichts; sie ist nur ein Zahlungsmittel. Möglich wird die Verfolgung erst durch drei Schritte rund um die Karte:
- Reiseantrag und Genehmigung: Vor der Reise erstellt die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter einen Reiseantrag, der eine Genehmigungskette durchläuft. So weiß das Finanzteam schon vor der ersten Ausgabe, welche Reise von wem und zu welchem Zweck unternommen wird.
- Beleg im Moment der Ausgabe: Hotel-, Fahrt- oder Bewirtungsbelege werden noch am selben Tag mit dem Smartphone erfasst und dem Reiseantrag zugeordnet. Die Ausgabe ist sichtbar, ohne auf die Abrechnung zu warten.
- Abgleich der Kartenabrechnung: Sobald die Kartenabrechnung vorliegt, werden ihre Zeilen mit den erfassten Ausgaben verglichen, und Zeilen ohne Gegenstück werden sichtbar.
Wenn diese drei Schritte zusammenspielen, sieht das Finanzteam den Großteil der Ausgaben noch vor Reiseende, und die Abrechnung wird zum letzten Kontrollpunkt.
Wovon hängt "zeitnahe" Sichtbarkeit ab?
Wie zeitnah Reiseausgaben sichtbar werden, hängt davon ab, wie schnell Kartendaten und Belege das System erreichen.
Hier ist Ehrlichkeit angebracht: Eine Kartenzahlung erscheint nicht in jedem System in dem Moment, in dem sie erfolgt. Zwei Quellen bestimmen die Sichtbarkeit:
- Die Erfassung durch die Mitarbeitenden: Wird der Beleg im Moment der Ausgabe mobil hochgeladen, ist die Ausgabe am selben Tag sichtbar. Bleibt der Beleg bis zur Rückkehr liegen, verschiebt sich auch die Sichtbarkeit auf diesen Tag.
- Kartendaten: In den meisten Unternehmen kommen Kartenumsätze mit dem Abrechnungszyklus. So oft die Abrechnung ins System übernommen wird, so oft ist auch die Kartenseite sichtbar.
Bei Auslandsreisen kommt ein weiterer Unterschied hinzu: Der Betrag auf dem Beleg lautet auf die Landeswährung, die Abrechnung zeigt dagegen den in die Kontowährung der Karte umgerechneten Betrag. Der während der Reise erfasste Betrag und der Betrag in der Abrechnung stimmen daher nicht immer genau überein. Kursdifferenzen beim Abgleich als eigene Prüfung zu behandeln, erspart unnötige Rückfragen.
Definieren Sie das Ziel der zeitnahen Ausgabenverfolgung deshalb zuerst als Gewohnheit und erst dann als Technik: "Jeder Beleg wird am Tag der Ausgabe erfasst." Wird diese Regel befolgt, ist die Abrechnung nicht mehr der Ort, an dem Sie eine Ausgabe zum ersten Mal sehen, sondern ein Prüfinstrument.
Was ist vor, während und nach der Reise sichtbar?
Vor der Reise sind Plan und Genehmigung sichtbar, während der Reise die erfassten Ausgaben und nach der Reise das vollständige, mit der Abrechnung geprüfte Bild.
| Phase | Was ist sichtbar? | Quelle der Information | Was kann das Finanzteam tun? |
|---|---|---|---|
| Vor der Reise | Zweck, Termine, Ziel und Genehmigungsstatus der Reise | Reiseantrag und Genehmigungskette | Die Reise anhand von Budget und Richtlinie genehmigen oder ablehnen |
| Während der Reise | Von Mitarbeitenden erfasste Ausgaben und Belege | Mobil hochgeladene Belege | Eine richtlinienwidrige Ausgabe früh erkennen und nachfragen |
| Nach der Reise | Mit der Kartenabrechnung abgeglichene Ausgaben und offene Zeilen | Kartenabrechnung und Ausgabenerfassungen | Offene Zeilen klären, die Reise abschließen und an die Buchhaltung übergeben |
Die mittlere Zeile der Tabelle zeigt eine wichtige Tatsache: Die Sichtbarkeit während der Reise hängt vollständig davon ab, ob Belege erfasst werden. Kartendaten kommen meist erst in der letzten Phase ins Spiel.
Welche Richtlinienprüfungen gelten für Reiseausgaben?
Bei Reiseausgaben sollten genehmigter Antrag, Kategorielimits, Übereinstimmung von Datum und Ort, Beleg und Geschäftszweck sowie die Trennung privater Ausgaben geprüft werden.
- Genehmigter Antrag: Jede Reiseausgabe sollte mit einem genehmigten Reiseantrag verknüpft sein.
- Kategorielimits: Für Übernachtung, Fahrt und Verpflegung sollten Obergrenzen pro Nacht oder Tag festgelegt sein.
- Datum und Ort: Datum und Stadt der Ausgabe sollten zu den Angaben im Reiseantrag passen.
- Beleg und Geschäftszweck: Jede Ausgabe braucht einen Beleg und eine kurze geschäftliche Begründung.
- Private Ausgaben: Für versehentlich mit der Karte bezahlte private Käufe sollte ein Rückzahlungsweg festgelegt sein.
- Reisekostenpauschale und Tagegeld: Unternehmen, die Tagegeld zahlen, sollten darauf achten, dass mit der Karte bezahlte Mahlzeiten sich nicht damit überschneiden.
In der Türkei wird die steuerliche Behandlung von Reisekostenpauschalen und Tagegeldern nach dem Einkommensteuergesetz Nr. 193 beurteilt; die für den öffentlichen Sektor festgelegten Tagegeldbeträge werden jährlich in der Tabelle (H) des Gesetzes über den Zentralhaushalt veröffentlicht. Klären Sie die für Ihr Unternehmen geltenden Regeln mit Ihrem Steuerberater (mali müşavir).
Wie wählt man eine Lösung für zeitnahe Ausgabenverfolgung?
Für zeitnahe Ausgabenverfolgung wählen Sie eine Lösung für das Reisekostenmanagement, die Reiseanträge, mobile Belegerfassung und den Abgleich der Kartenabrechnung an einem Ort zusammenführt.
Prüfliste:
- Reiseantrag und Genehmigung: Lassen sich Antragserstellung und Genehmigungskette im System abbilden?
- Verknüpfung von Ausgabe und Reise: Können Reiseausgaben dem zugehörigen Reiseantrag zugeordnet werden?
- Mobile Belegerfassung: Können Mitarbeitende Belege unterwegs mit dem Smartphone erfassen?
- Abgleich der Abrechnung: Lässt sich die Kartenabrechnung ins System übernehmen und mit den Ausgaben vergleichen?
- Weg der Kartendaten: Fragen Sie klar, wie und wie oft Kartendaten ins System gelangen, und bewerten Sie das Versprechen "zeitnah" entsprechend.
- Richtlinienprüfungen: Werden Limits und Regeln bereits bei der Erfassung der Ausgabe angewendet?
Verfolgen Sie bei der Bewertung eine Beispielreise von Anfang bis Ende: Antragserstellung, Genehmigung, Belegerfassung unterwegs und wie eine offene Zeile nach dem Hochladen der Abrechnung aussieht. Dieser Ablauf sagt mehr als das Wort "zeitnah" in einer Verkaufspräsentation.
In Masraff erstellen Nutzer Reiseanträge, die eine Genehmigungskette durchlaufen; Reiseausgaben werden mit diesem Antrag verknüpft. Auf der Kartenseite kommt das Abrechnungsmodul von Masraff (Ekstre Modülü) ins Spiel: Karten werden für das Unternehmen angelegt und Nutzern zugeordnet, die Abrechnung wird als Excel-Datei hochgeladen und ihre Spalten werden den Systemfeldern zugeordnet. Nach dem Hochladen werden die Zeilen zugeordneter Karten mit den Ausgaben verglichen, und für Zeilen ohne passende Ausgabe werden automatisch neue Ausgaben angelegt. Details finden Sie auf den Seiten Reisekostenmanagement und Kreditkartenabrechnung.
Fazit: Zeitnahe Verfolgung beginnt mit einer Gewohnheit
Reisekartenausgaben zeitnah zu verfolgen heißt: die Reise vorab genehmigen, den Beleg im Moment der Ausgabe erfassen und die Abrechnung als letzte Kontrolle nutzen. Solange Kartendaten mit dem Abrechnungszyklus kommen, bestimmt die Belegdisziplin der Mitarbeitenden die Sichtbarkeit während der Reise. Um Geschäftsreisekosten und Kartenausgaben an einem Ort zusammenzuführen, sehen Sie sich das Spesenmanagement von Masraff an.