Come monitorare subito le spese con la carta viaggio

Anche quando le trasferte vengono pagate con una carta aziendale, la maggior parte delle aziende vede le spese solo quando arriva l'estratto conto della carta. In questo articolo spieghiamo quali elementi permettono di seguire le spese di viaggio mentre la trasferta è ancora in corso, da cosa dipende davvero la visibilità "immediata" e cosa guardare quando si sceglie una soluzione di gestione delle spese di viaggio. Le regole fiscali sulle indennità di trasferta citate più avanti sono regole turche.

Come offrono le carte viaggio aziendali un monitoraggio delle spese "in tempo reale"?

Con le carte viaggio aziendali, il monitoraggio immediato si ottiene approvando la trasferta in anticipo, registrando la ricevuta da mobile al momento della spesa e riconciliando poi l'estratto conto della carta.

La carta da sola non monitora nulla: è solo uno strumento di pagamento. A rendere possibile il monitoraggio sono tre passaggi attorno alla carta:

1. Richiesta e approvazione della trasferta: Prima di partire, il dipendente crea una richiesta di trasferta che passa per una catena di approvazione. Così il team finance sa, prima ancora della prima spesa, quale trasferta verrà fatta, da chi e con quale scopo.
2. Ricevuta al momento della spesa: Il dipendente registra lo stesso giorno con lo smartphone la ricevuta di hotel, trasporto o pasto e la collega alla richiesta di trasferta. La spesa diventa visibile senza aspettare l'estratto conto.
3. Riconciliazione dell'estratto conto: Quando arriva l'estratto conto della carta, le sue righe vengono confrontate con le spese registrate e emergono le righe senza corrispondenza.

Quando questi tre passaggi funzionano insieme, il team finance vede gran parte delle spese prima della fine della trasferta e l'estratto conto diventa l'ultimo punto di controllo.

Da cosa dipende la visibilità "immediata"?

La rapidità con cui le spese di viaggio diventano visibili dipende da quanto velocemente i dati della carta e le ricevute arrivano nel sistema.

Serve onestà: un pagamento con carta non compare in ogni sistema nell'istante in cui viene effettuato. Due fonti determinano la visibilità:

• La registrazione del dipendente: Se la ricevuta viene caricata da mobile al momento della spesa, la spesa è visibile quel giorno stesso. Se la ricevuta viene rimandata al rientro, anche la visibilità slitta a quel giorno.
• I dati della carta: Nella maggior parte delle aziende i movimenti della carta arrivano con il ciclo dell'estratto conto. La frequenza con cui l'estratto viene portato nel sistema è la frequenza con cui si vede il lato carta.

Nelle trasferte all'estero c'è un'ulteriore differenza: l'importo della ricevuta è in valuta locale, mentre l'estratto conto riporta l'importo convertito nella valuta del conto della carta. Per questo l'importo registrato durante il viaggio e quello dell'estratto possono non coincidere esattamente. Trattare le differenze di cambio come un controllo separato in fase di riconciliazione riduce scambi di email inutili.

Per questo conviene definire l'obiettivo del monitoraggio immediato delle spese prima come abitudine e poi come tecnologia: "Ogni ricevuta viene registrata il giorno in cui si spende." Quando questa regola viene rispettata, l'estratto conto smette di essere il luogo in cui si vede una spesa per la prima volta e diventa uno strumento di verifica.

Cosa si vede prima, durante e dopo la trasferta?

Prima della trasferta si vedono il piano e l'approvazione, durante la trasferta le spese registrate e dopo la trasferta il quadro completo verificato con l'estratto conto.

La riga centrale della tabella mostra un fatto importante: la visibilità durante la trasferta dipende interamente dalla registrazione delle ricevute da parte del dipendente. I dati della carta entrano di solito solo nell'ultima fase.

Quali controlli di policy applicare alle spese di viaggio?

Per le spese di viaggio vanno controllati la richiesta approvata, i limiti per categoria, la coerenza di data e luogo, il giustificativo e lo scopo aziendale, oltre alla separazione delle spese personali.

• Richiesta approvata: Ogni spesa di viaggio deve essere collegata a una richiesta di trasferta approvata.
• Limiti per categoria: Vanno fissati tetti per notte o per giorno per alloggio, trasporti e pasti.
• Coerenza di data e luogo: Data e città della spesa devono corrispondere ai dati della richiesta di trasferta.
• Giustificativo e scopo aziendale: Ogni spesa deve avere una ricevuta e una breve motivazione aziendale.
• Spese personali: Deve esserci una procedura definita per restituire gli acquisti personali fatti per errore con la carta.
• Indennità di trasferta e diaria: Le aziende che pagano una diaria devono evitare che i pasti pagati con la carta si sovrappongano a essa.

In Turchia il trattamento fiscale delle indennità di trasferta e delle diarie è valutato nell'ambito della Legge n. 193 sull'imposta sul reddito, e gli importi di diaria fissati per il settore pubblico sono pubblicati ogni anno nella tabella (H) della Legge sul bilancio dell'amministrazione centrale. Verificate le regole applicabili alla vostra azienda con il vostro consulente fiscale (mali müşavir).

Come scegliere una soluzione per il monitoraggio immediato delle spese?

Per un monitoraggio immediato delle spese, scegliete una soluzione di gestione delle spese di viaggio che riunisca in un unico posto richiesta di trasferta, registrazione delle ricevute da mobile e riconciliazione dell'estratto conto della carta.

Lista di valutazione:

• Richiesta e approvazione della trasferta: È possibile configurare nel sistema la creazione delle richieste e la catena di approvazione?
• Legame tra spesa e trasferta: Le spese di viaggio possono essere collegate alla relativa richiesta di trasferta?
• Registrazione delle ricevute da mobile: Il dipendente può registrare le ricevute con lo smartphone mentre è in viaggio?
• Riconciliazione dell'estratto conto: L'estratto conto della carta può essere portato nel sistema e confrontato con le spese?
• Come arrivano i dati della carta: Chiedete chiaramente come e con quale frequenza i dati della carta entrano nel sistema e valutate di conseguenza la promessa di "immediatezza".
• Controlli di policy: Limiti e regole vengono applicati già durante la registrazione della spesa?

Durante la valutazione seguite una trasferta di esempio dall'inizio alla fine: creazione della richiesta, approvazione, registrazione di una ricevuta in viaggio e come appare una riga non riconciliata dopo il caricamento dell'estratto conto. Questo percorso dice più della parola "immediato" in una presentazione commerciale.

In Masraff le richieste di trasferta vengono create dall'utente e passano per una catena di approvazione; le spese della trasferta vengono collegate a quella richiesta. Sul lato carta entra in gioco il modulo Estratti conto di Masraff (Ekstre Modülü): le carte vengono definite per l'azienda e associate agli utenti, l'estratto conto viene caricato come file Excel e le sue colonne vengono mappate sui campi del sistema. Dopo il caricamento, le righe delle carte associate vengono confrontate con le spese e, per le righe senza una spesa corrispondente, vengono create automaticamente nuove spese. Per i dettagli consultate le pagine gestione viaggi aziendali e riconciliazione carte aziendali.

Conclusione: il monitoraggio immediato nasce da un'abitudine

Monitorare subito le spese con la carta viaggio significa approvare la trasferta in anticipo, registrare la ricevuta al momento della spesa e usare l'estratto conto come controllo finale. Finché i dati della carta arrivano con il ciclo dell'estratto, la visibilità durante la trasferta dipende dall'abitudine dei dipendenti di registrare le ricevute. Per riunire in un unico posto le spese di trasferta e le spese con carta, scoprite la gestione note spese di Masraff.