Cómo seguir al momento los gastos de la tarjeta de viaje

Incluso cuando los viajes de negocios se pagan con tarjeta corporativa, la mayoría de las empresas solo ve el gasto cuando llega el extracto de la tarjeta. En este artículo explicamos qué piezas permiten seguir el gasto de viaje mientras el viaje está en curso, de qué depende realmente la visibilidad "al momento" y qué mirar al elegir una solución de gestión de gastos de viaje. Las normas fiscales sobre dietas que se mencionan más abajo son normas de Turquía.

¿Cómo ofrecen las tarjetas corporativas de viaje un seguimiento del gasto "en tiempo real"?

Con las tarjetas corporativas de viaje, el seguimiento al momento se logra aprobando el viaje por adelantado, registrando el recibo desde el móvil en el momento del gasto y conciliando el extracto después.

La tarjeta por sí sola no hace ningún seguimiento; es solo un medio de pago. Lo que hace posible el seguimiento son tres pasos alrededor de la tarjeta:

1. Solicitud y aprobación del viaje: Antes del viaje, el empleado crea una solicitud de viaje que pasa por una cadena de aprobación. Así, el equipo financiero sabe antes del primer gasto qué viaje se hará, quién lo hará y con qué fin.
2. Recibo en el momento del gasto: El empleado registra ese mismo día con el teléfono el recibo del hotel, el transporte o la comida y lo vincula a la solicitud de viaje. El gasto se ve sin esperar al extracto.
3. Conciliación del extracto: Cuando llega el extracto de la tarjeta, sus líneas se comparan con los gastos registrados y aparecen las líneas sin contrapartida.

Cuando estos tres pasos funcionan juntos, el equipo financiero ve la mayor parte del gasto antes de que termine el viaje y el extracto se convierte en el último punto de control.

¿De qué depende la visibilidad "al momento"?

La rapidez con la que se ve el gasto de viaje depende de lo rápido que los datos de la tarjeta y los recibos llegan al sistema.

Conviene ser honestos: un pago con tarjeta no aparece en todos los sistemas en el mismo instante en que se hace. Dos fuentes determinan la visibilidad:

• El registro del empleado: Si el recibo se sube desde el móvil en el momento del gasto, el gasto se ve ese mismo día. Si el recibo se deja para la vuelta, la visibilidad también se retrasa hasta ese día.
• Los datos de la tarjeta: En la mayoría de las empresas, los movimientos de la tarjeta llegan con el ciclo del extracto. Con la frecuencia con que el extracto se incorpora al sistema, con esa frecuencia se ve la parte de la tarjeta.

En los viajes al extranjero hay otra diferencia: el importe del recibo está en moneda local, mientras que el extracto refleja el importe convertido a la moneda de la cuenta de la tarjeta. Por eso, el importe registrado durante el viaje y el del extracto pueden no coincidir exactamente. Tratar las diferencias de cambio como un control aparte durante la conciliación evita correos innecesarios.

Por ello, defina el objetivo del seguimiento del gasto al momento primero como un hábito y después como una tecnología: "Cada recibo se registra el día en que se hace el gasto." Cuando se cumple esta regla, el extracto deja de ser el lugar donde ve un gasto por primera vez y se convierte en una herramienta de verificación.

¿Qué se ve antes, durante y después del viaje?

Antes del viaje se ven el plan y su aprobación; durante el viaje, los gastos registrados; y después, el panorama completo verificado con el extracto.

La fila central de la tabla muestra un hecho importante: la visibilidad durante el viaje depende por completo de que el empleado registre sus recibos. Los datos de la tarjeta suelen entrar solo en la última etapa.

¿Qué controles de política deben aplicarse a los gastos de viaje?

En los gastos de viaje deben controlarse la solicitud aprobada, los límites por categoría, la coherencia de fecha y lugar, el justificante y el motivo de negocio, y la separación de gastos personales.

• Solicitud aprobada: Todo gasto de viaje debe estar vinculado a una solicitud de viaje aprobada.
• Límites por categoría: Deben fijarse topes por noche o por día para alojamiento, transporte y comidas.
• Coherencia de fecha y lugar: La fecha y la ciudad del gasto deben coincidir con los datos de la solicitud de viaje.
• Justificante y motivo de negocio: Cada gasto debe tener su recibo y una breve justificación de negocio.
• Gastos personales: Debe existir una vía definida para devolver las compras personales hechas por error con la tarjeta.
• Dietas y asignaciones de viaje: Las empresas que pagan dietas deben evitar que las comidas pagadas con tarjeta se solapen con ellas.

En Turquía, el tratamiento fiscal de las asignaciones de viaje y las dietas se valora en el marco de la Ley n.º 193 del Impuesto sobre la Renta, y los importes de dietas fijados para el sector público se publican cada año en el cuadro (H) de la Ley de Presupuesto de la Administración Central. Confirme las reglas aplicables a su empresa con su asesor fiscal (mali müşavir).

¿Cómo elegir una solución que ofrezca seguimiento del gasto al momento?

Para un seguimiento del gasto al momento, elija una solución de gestión de gastos de viaje que reúna en un solo lugar la solicitud de viaje, el registro de recibos desde el móvil y la conciliación del extracto de la tarjeta.

Lista de evaluación:

• Solicitud y aprobación del viaje: ¿Se pueden configurar en el sistema la creación de solicitudes y la cadena de aprobación?
• Vínculo entre gasto y viaje: ¿Se pueden vincular los gastos de viaje a la solicitud correspondiente?
• Registro de recibos desde el móvil: ¿Puede el empleado registrar recibos con el teléfono durante el viaje?
• Conciliación del extracto: ¿Se puede incorporar el extracto de la tarjeta al sistema y compararlo con los gastos?
• Cómo llegan los datos de la tarjeta: Pregunte claramente cómo y con qué frecuencia entran los datos de la tarjeta en el sistema, y valore la promesa de "al momento" en consecuencia.
• Controles de política: ¿Se aplican los límites y las reglas mientras se registra el gasto?

Durante la evaluación, siga un viaje de ejemplo de principio a fin: creación de la solicitud, aprobación, registro de un recibo durante el viaje y cómo se ve una línea sin conciliar después de cargar el extracto. Este recorrido dice más que la palabra "al momento" en una presentación comercial.

En Masraff, el usuario crea las solicitudes de viaje, que pasan por una cadena de aprobación; los gastos del viaje se vinculan a esa solicitud. En la parte de la tarjeta interviene el módulo de extractos de Masraff (Ekstre Modülü): las tarjetas se definen para la empresa y se asignan a usuarios, el extracto se carga como archivo Excel y sus columnas se asignan a los campos del sistema. Tras la carga, las líneas de las tarjetas asignadas se comparan con los gastos y, para las líneas sin gasto correspondiente, se crean nuevos gastos automáticamente. Para más detalles, consulte las páginas de gestión de viajes de empresa y conciliación de tarjetas corporativas.

Conclusión: el seguimiento al momento empieza por un hábito

Seguir al momento los gastos de la tarjeta de viaje consiste en aprobar el viaje por adelantado, registrar el recibo en el momento del gasto y usar el extracto como control final. Mientras los datos de la tarjeta lleguen con el ciclo del extracto, la visibilidad durante el viaje dependerá del hábito de los empleados de registrar sus recibos. Para reunir en un solo lugar los gastos de viajes de negocios y los gastos con tarjeta, consulte la gestión de gastos de Masraff.