Suivre les dépenses de carte voyage au fil de l'eau

Même lorsque les voyages d'affaires sont payés avec une carte d'entreprise, la plupart des sociétés ne voient les dépenses qu'à l'arrivée du relevé de carte. Cet article explique quelles briques permettent de suivre les dépenses pendant le déplacement, de quoi dépend réellement une visibilité « immédiate » et ce qu'il faut regarder pour choisir une solution de gestion des frais de déplacement. Les règles fiscales sur les indemnités mentionnées plus bas sont des règles turques.

Comment les cartes voyage d'entreprise permettent-elles un suivi des dépenses « en temps réel » ?

Avec les cartes voyage d'entreprise, le suivi immédiat repose sur l'approbation préalable du voyage, la saisie du justificatif sur mobile au moment de la dépense et le rapprochement du relevé de carte ensuite.

La carte seule ne suit rien ; ce n'est qu'un moyen de paiement. Ce qui rend le suivi possible, ce sont trois étapes autour de la carte :

1. Demande et approbation de voyage : Avant le départ, le collaborateur crée une demande de voyage qui passe par une chaîne d'approbation. L'équipe finance sait ainsi, avant la première dépense, quel voyage sera effectué, par qui et dans quel but.
2. Justificatif au moment de la dépense : Le collaborateur enregistre le jour même avec son téléphone le justificatif d'hôtel, de transport ou de repas et le rattache à la demande de voyage. La dépense est visible sans attendre le relevé.
3. Rapprochement du relevé : À l'arrivée du relevé de carte, ses lignes sont comparées aux dépenses enregistrées et les lignes sans correspondance apparaissent.

Quand ces trois étapes fonctionnent ensemble, l'équipe finance voit l'essentiel des dépenses avant la fin du voyage, et le relevé devient le dernier point de contrôle.

De quoi dépend une visibilité « immédiate » ?

La rapidité avec laquelle les dépenses de voyage deviennent visibles dépend de la vitesse à laquelle les données de carte et les justificatifs arrivent dans le système.

Il faut être honnête : un paiement par carte n'apparaît pas dans tous les systèmes à l'instant où il est effectué. Deux sources déterminent la visibilité :

• La saisie du collaborateur : Si le justificatif est envoyé depuis le mobile au moment de la dépense, celle-ci est visible le jour même. Si le justificatif attend le retour, la visibilité est repoussée d'autant.
• Les données de carte : Dans la plupart des entreprises, les opérations de carte arrivent avec le cycle du relevé. La fréquence d'intégration du relevé dans le système fixe la fréquence de visibilité côté carte.

Les voyages à l'étranger ajoutent une différence : le montant du justificatif est en devise locale, alors que le relevé affiche le montant converti dans la devise du compte de la carte. Le montant saisi pendant le voyage et celui du relevé peuvent donc ne pas coïncider exactement. Traiter les écarts de change comme un contrôle à part lors du rapprochement évite des échanges inutiles.

Définissez donc l'objectif de suivi des dépenses au fil de l'eau d'abord comme une habitude, ensuite comme une technologie : « Chaque justificatif est enregistré le jour de la dépense. » Quand cette règle est respectée, le relevé n'est plus l'endroit où vous découvrez une dépense, mais un outil de vérification.

Que voit-on avant, pendant et après le voyage ?

Avant le voyage, on voit le projet et son approbation ; pendant le voyage, les dépenses enregistrées ; après le voyage, l'image complète vérifiée avec le relevé.

La ligne du milieu du tableau montre un fait important : la visibilité pendant le voyage dépend entièrement de la saisie des justificatifs par le collaborateur. Les données de carte n'interviennent généralement qu'à la dernière étape.

Quels contrôles de politique appliquer aux dépenses de voyage ?

Pour les dépenses de voyage, il faut contrôler la demande approuvée, les plafonds par catégorie, la cohérence des dates et du lieu, le justificatif et l'objet professionnel, ainsi que la séparation des dépenses personnelles.

• Demande approuvée : Chaque dépense de voyage doit être rattachée à une demande de voyage approuvée.
• Plafonds par catégorie : Des plafonds par nuit ou par jour doivent être fixés pour l'hébergement, le transport et les repas.
• Cohérence des dates et du lieu : La date et la ville de la dépense doivent correspondre aux informations de la demande.
• Justificatif et objet professionnel : Chaque dépense doit avoir un justificatif et une courte justification professionnelle.
• Dépenses personnelles : Une procédure doit prévoir le remboursement des achats personnels faits par erreur avec la carte.
• Indemnités de déplacement et per diem : Les entreprises qui versent un per diem doivent veiller à ce que les repas payés par carte ne fassent pas doublon.

En Turquie, le traitement fiscal des indemnités de déplacement et des per diem s'apprécie au regard de la loi n° 193 relative à l'impôt sur le revenu, et les montants de per diem fixés pour le secteur public sont publiés chaque année dans le tableau (H) de la loi de finances de l'administration centrale. Faites confirmer les règles applicables à votre entreprise par votre conseiller fiscal (mali müşavir).

Comment choisir une solution de suivi des dépenses au fil de l'eau ?

Pour un suivi des dépenses au fil de l'eau, choisissez une solution de gestion des frais de déplacement qui réunit au même endroit la demande de voyage, la saisie des justificatifs sur mobile et le rapprochement du relevé de carte.

Grille d'évaluation :

• Demande et approbation de voyage : La création des demandes et la chaîne d'approbation peuvent-elles être paramétrées dans le système ?
• Lien entre dépense et voyage : Les dépenses de voyage peuvent-elles être rattachées à la demande correspondante ?
• Saisie des justificatifs sur mobile : Le collaborateur peut-il enregistrer ses justificatifs avec son téléphone en déplacement ?
• Rapprochement du relevé : Le relevé de carte peut-il être intégré au système et comparé aux dépenses ?
• Mode d'arrivée des données de carte : Demandez clairement comment et à quelle fréquence les données de carte entrent dans le système, et jugez la promesse d'« immédiateté » en conséquence.
• Contrôles de politique : Les plafonds et les règles s'appliquent-ils dès la saisie de la dépense ?

Pendant l'évaluation, suivez un voyage type du début à la fin : création de la demande, approbation, saisie d'un justificatif en route et aspect d'une ligne non rapprochée après le chargement du relevé. Ce parcours en dit plus que le mot « immédiat » dans une présentation commerciale.

Dans Masraff, les demandes de voyage sont créées par l'utilisateur et passent par une chaîne d'approbation ; les dépenses du voyage sont rattachées à cette demande. Côté carte, c'est le module Relevés de Masraff (Ekstre Modülü) qui intervient : les cartes sont définies pour l'entreprise et associées à des utilisateurs, le relevé est chargé sous forme de fichier Excel et ses colonnes sont mises en correspondance avec les champs du système. Après le chargement, les lignes des cartes associées sont comparées aux dépenses, et de nouvelles dépenses sont créées automatiquement pour les lignes sans dépense correspondante. Pour en savoir plus, consultez les pages gestion des voyages d'affaires et rapprochement des cartes d'entreprise.

Conclusion : le suivi au fil de l'eau commence par une habitude

Suivre les dépenses de carte voyage au fil de l'eau, c'est approuver le voyage à l'avance, enregistrer le justificatif au moment de la dépense et utiliser le relevé comme contrôle final. Tant que les données de carte arrivent avec le cycle du relevé, la visibilité pendant le voyage dépend des habitudes des collaborateurs en matière de justificatifs. Pour réunir frais de voyage d'affaires et dépenses par carte au même endroit, découvrez la gestion des notes de frais de Masraff.