Mündəricat
- Harcırah bordrosu nədir və ezamiyyət formasından fərqi nədir?
- Ezamiyyət hesabatında hansı sahələr olmalıdır?
- Harcırah bordrosu nümunəsi: addım-addım hesablama
- Gündəlik məbləği necə müəyyən edilir, vergi güzəşti haradan gəlir?
- Excel-də ezamiyyət hesabatı üçün hansı sütunlar lazımdır?
- Ezamiyyət hesabatında tez-tez edilən səhvlər və sənədlərin saxlanması
- Nəticə
İşçinin ezamiyyətdən sonra nə qədər alacağını və ya geri qaytaracağını dəqiqləşdirməyin ən səliqəli yolu ezamiyyət hesabatıdır (türkcə harcırah bordrosu). Bu bələdçidə hesabatın nə olduğunu, hansı sahələri ehtiva etməli olduğunu, nümunə hesablamanı və Excel-də hansı sütunlardan istifadə edə biləcəyinizi izah edirik. Burada təsvir olunan qaydalar Türkiyə qaydalarıdır.
Harcırah bordrosu nədir və ezamiyyət formasından fərqi nədir?
Harcırah bordrosu ezamiyyətin gün sayını, gündəliyini, yol və yaşayış xərclərini, alınmış avansı və ödəniləcək xalis məbləği bir sənəddə göstərən hesablaşma sənədidir.
Ezamiyyət forması (harcırah formu) isə əksər şirkətlərdə səfərə gedən şəxsin doldurduğu bəyannamə və ya müraciətdir: kim, hara, hansı tarixlərdə və hansı məqsədlə getdi. Hesabat bu məlumatı götürür, məbləğlərə çevirir və avansı əvəzləşdirərək ezamiyyəti bağlayır. Praktikada bu iki termin tez-tez bir-birinin yerinə işlədilir; əsas olan səfərin sonunda "kimə nə qədər ödəniləcək və ya kim nə qədər qaytaracaq" sualının sənədləşdirilmiş cavabının olmasıdır.
Dövlət qurumlarında ezamiyyət xərcləri 6245 saylı Harcırah Kanunu (Ezamiyyət xərcləri haqqında qanun) çərçivəsində hesablanır. Özəl şirkətlər isə gündəlik məbləğlərini və səfər qaydalarını öz ezamiyyət siyasətlərində müəyyən edir; vergi baxımından aşağıda izah olunan azadolma həddi önəmlidir.
Ezamiyyət hesabatında hansı sahələr olmalıdır?
Yaxşı ezamiyyət hesabatı işçinin məlumatlarını, ezamiyyətin yerini və müddətini, gündəlik hesablamasını, sənədləşdirilmiş xərcləri və avansın əvəzləşdirilməsini ayrı sətirlərdə göstərir.
| Sahə | Nə yazılır | Niyə lazımdır |
|---|---|---|
| İşçi məlumatları | Ad, soyad, tabel nömrəsi, şöbə, vəzifə | Ödənişin kimə edildiyini və hansı gündəlik səviyyəsinin tətbiq olunduğunu göstərir |
| Ezamiyyət yeri və tarixləri | Getdiyi şəhər və ya ölkə, gediş və qayıdış tarixi | Gün sayının əsasıdır |
| Gün sayı | Siyasətə görə sayılan günlər | Gündəlik hesablamasının vuruğudur |
| Gündəlik məbləği | Siyasətdə müəyyən edilmiş gündəlik məbləğ | Yemək və xırda xərcləri qarşılayan sabit ödənişdir |
| Yol xərci | Təyyarə, avtobus, qatar, yanacaq | Sənədə əsaslanan faktiki xərcdir |
| Yaşayış xərci | Otel və ya pansionat fakturası | Siyasətinizə görə gündəliyə daxildir və ya ayrıca ödənilir |
| Digər xərclər | Taksi, dayanacaq, viza və s. | Səfərlə bağlı sənədləşdirilmiş əlavə xərclərdir |
| Alınmış avans | Səfərdən əvvəl verilmiş məbləğ | Əvəzləşdirmə üçün lazımdır |
| Ödəniləcək / qaytarılacaq | Ümumi xərc çıxılsın avans | Ezamiyyəti bağlayan xalis nəticədir |
Hesabatın altına təsdiq edən rəhbərin adı və təsdiq tarixi də əlavə olunmalıdır. Beləliklə sənəd həm işçi, həm də mühasibatlıq üçün tək başına anlaşılan olur.
Harcırah bordrosu nümunəsi: addım-addım hesablama
Aşağıdakı nümunə yalnız hesablama məntiqini göstərmək üçündür; məbləğlər yuvarlaq nümunə rəqəmlərdir və heç bir rəsmi məbləği əks etdirmir.
Ssenari (nümunə): Satış mütəxəssisi müştəri ziyarəti üçün 3 gün İzmirdə qalır. Şirkət siyasətində gündəlik 1.000 TRY (nümunə) müəyyən edilib; yaşayış xərci gündəliyə daxil deyil və faktura əsasında ayrıca ödənilir. Səfərdən əvvəl 5.000 TRY avans verilib.
| Maddə | Hesablama | Məbləğ (nümunə) |
|---|---|---|
| Gündəlik | 3 gün × 1.000 TRY | 3.000 TRY |
| Yol xərci | Gediş-qayıdış avtobus bileti | 2.000 TRY |
| Yaşayış xərci | 2 gecə × 1.500 TRY | 3.000 TRY |
| Digər xərclər | Taksi qəbzləri | 500 TRY |
| Cəmi | 8.500 TRY | |
| Alınmış avans | 5.000 TRY | |
| Ödəniləcək | 8.500 TRY − 5.000 TRY | 3.500 TRY |
Ümumi xərc avansdan çox olduğu üçün şirkət işçiyə 3.500 TRY ödəyir. Cəmi avansdan az olsaydı, fərq işçidən geri alınardı. Hər iki halda hesabatın son sətri sıfırla bağlanan əvəzləşdirməni göstərməlidir.
Gündəlik məbləği necə müəyyən edilir, vergi güzəşti haradan gəlir?
Özəl şirkətlərdə gündəlik məbləğini şirkətin öz ezamiyyət siyasəti müəyyən edir; vergidən azad hissə isə dövlət qulluqçusu üçün ən yüksək gündəliyə bağlıdır.
Şirkət vəzifəyə və ya səfər bölgəsinə görə fərqli gündəlik səviyyələri təyin edə bilər. Vergi tərəfdə isə 193 saylı Gəlir Vergisi Qanunu (Gelir Vergisi Kanunu) işçilərə ödənilən gündəliklərin dövlət qulluqçularına verilən ən yüksək gündəliyi aşmayan hissəsini gəlir vergisindən azad edir. Bu ən yüksək məbləğ hər il Mərkəzi İdarəetmə Büdcə Qanununa (Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu) əlavə olunan (H) cədvəlində dərc edilir.
Buna görə hesabatda aşağıdakı bölgünü görünən saxlamaq işinizi asanlaşdırır:
- Siyasətə görə gündəlik: Şirkətin işçiyə ödədiyi məbləğ.
- Azadolma həddi: Həmin ilin (H) cədvəlindəki müvafiq məbləğ.
- Aşan hissə: Adətən əmək haqqı kimi qiymətləndirilir və əmək haqqı cədvəli üzərindən vergiyə cəlb olunur.
Cari məbləği hər il (H) cədvəlindən yoxlayın; bu yazıda lirə ilə məbləğ vermirik. Kalkulyator və şablonlar üçün Masraff alətləri səhifəsinə baxa bilərsiniz. Vergi və sosial sığorta tətbiqini maliyyə məsləhətçinizlə (mali müşavir) dəqiqləşdirin.
Excel-də ezamiyyət hesabatı üçün hansı sütunlar lazımdır?
Harcırah bordrosunu Excel-də aparırsınızsa, hər səfər bir sətir, hər sahə bir sütun olmalıdır; hesablanan sütunlar düsturla, sənədə əsaslanan sütunlar əllə doldurulmalıdır.
Praktik sütun ardıcıllığı belə ola bilər:
- Səfər nömrəsi
- Ad, soyad və şöbə
- Ezamiyyət yeri
- Gediş tarixi və qayıdış tarixi
- Gün sayı (siyasətinizə görə düsturla)
- Gündəlik məbləği
- Gündəlik cəmi (gün sayı × gündəlik)
- Yol xərci
- Yaşayış xərci
- Digər xərclər
- Ümumi xərc
- Alınmış avans
- Ödəniləcək / qaytarılacaq (ümumi xərc − avans)
- Sənəd nömrəsi və ya qəbz istinadı
- Təsdiq edən və təsdiq tarixi
Azadolma həddini ayrı xanada saxlayıb "həddi aşan hissə" sütunu əlavə etmək əmək haqqı komandasına vergiyə cəlb olunan məbləği ayrıca göstərir. Excel-in zəif tərəfi qəbzlərin və təsdiqlərin cədvəldən kənarda qalmasıdır; fayl böyüdükcə hansı sətrin hansı sənədə əsaslandığını izləmək çətinləşir.
Ezamiyyət hesabatında tez-tez edilən səhvlər və sənədlərin saxlanması
Ən çox rast gəlinən səhv gündəliklə artıq qarşılanan xərci qəbz əsasında yenidən ödəməkdir; ikinci yerdə avansın əvəzləşdirilməsinin unudulması gəlir.
Diqqət edilməli digər məqamlar:
- Günlərin ardıcıl sayılmaması: Gediş və qayıdış günlərinin necə sayılacağını siyasətdə yazın və hər səfərdə eyni qaydanı tətbiq edin.
- Yaşayış xərcinin iki dəfə ödənməsi: Yaşayış gündəliyə daxildirsə, otel fakturası ayrıca ödənilməməlidir.
- Sənədsiz xərc: Yol, yaşayış və digər xərclər faktura və ya qəbzə əsaslanmalıdır.
- Təsdiqsiz hesabat: Rəhbər təsdiqi olmadan edilən ödəniş sonradan izah edilməsi çətin qeyd buraxır.
- Həddin yenilənməməsi: Yeni ilin (H) cədvəli dərc olunanda hesablamanızı yeniləyin.
Sənədlər 213 saylı Vergi Usul Kanunu-nun (Vergi Prosedur Qanunu) saxlama qaydalarına uyğun qorunmalıdır. Hesabatı, ezamiyyət formasını, fakturaları və təsdiq qeydini eyni qovluqda və ya eyni qeyd altında saxlamaq mümkün yoxlamada işinizi asanlaşdırır.
Nəticə
Ezamiyyət hesabatı gün sayını, gündəliyi, sənədləşdirilmiş xərcləri və avansın əvəzləşdirilməsini bir səhifədə toplayaraq səfəri bağlayan sənəddir. Sahələri sabitləmək, gündəliyi siyasətə bağlamaq və azadolma həddini hər il yoxlamaq səhvlərin çoxunun qarşısını alır.
Masraff-da ezamiyyət sorğuları təsdiq prosesindən keçir və səfər xərcləri müvafiq ezamiyyət sorğusuna bağlanır; ətraflı məlumat üçün ezamiyyət idarəetməsi səhifəsinə baxın. İşçi avansları xərc hesabatlarının avansa əlavə edilməsi ilə bağlanır və qalıq sıfıra enəndə avans bağlanır; bu axını avans idarəetməsi səhifəsində görə bilərsiniz.