Tabla de Contenidos
- ¿Qué es un harcırah bordrosu y en qué se diferencia del formulario de viaje?
- ¿Qué campos debe tener una liquidación de viáticos?
- Ejemplo de harcırah bordrosu: el cálculo paso a paso
- ¿Cómo se fija la dieta y de dónde viene la exención fiscal?
- ¿Qué columnas debe tener una liquidación de viáticos en Excel?
- Errores frecuentes en la liquidación de viáticos y conservación de justificantes
- Conclusión
La forma más ordenada de fijar cuánto debe cobrar o devolver un empleado tras un viaje de trabajo es la liquidación de viáticos (en turco, harcırah bordrosu). En esta guía explicamos qué es, qué campos debe incluir, un ejemplo de cálculo y qué columnas usar si la lleva en Excel. Las reglas descritas aquí son las de Turquía.
¿Qué es un harcırah bordrosu y en qué se diferencia del formulario de viaje?
El harcırah bordrosu es un documento de liquidación que muestra en una sola hoja los días del viaje, las dietas, los gastos de transporte y alojamiento, el anticipo recibido y el importe neto a pagar.
El formulario de viaje (harcırah formu) es, en la mayoría de las empresas, la declaración o solicitud que rellena quien viaja: quién fue, adónde, en qué fechas y con qué fin. La liquidación toma esa información, la convierte en importes y cierra el viaje compensando el anticipo. En la práctica ambos términos se usan a menudo como sinónimos; lo importante es que al final del viaje exista una respuesta documentada a la pregunta «a quién se paga cuánto o quién devuelve cuánto».
En las instituciones públicas, los viáticos se calculan según la Ley n.º 6245 de Viáticos (Harcırah Kanunu). Las empresas privadas fijan sus dietas y normas de viaje en su propia política de viajes; a efectos fiscales, lo que cuenta es el límite exento que se explica más abajo.
¿Qué campos debe tener una liquidación de viáticos?
Una buena liquidación muestra en líneas separadas los datos de la persona, el lugar y la duración del viaje, el cálculo de dietas, los gastos justificados y la compensación del anticipo.
| Campo | Qué se anota | Por qué es necesario |
|---|---|---|
| Datos de la persona | Nombre, número de empleado, departamento, cargo | Indica a quién se paga y qué nivel de dietas se aplica |
| Destino y fechas | Ciudad o país, fecha de salida y de regreso | Base del número de días |
| Número de días | Días contados según la política | Multiplicador de las dietas |
| Importe de la dieta | Importe diario fijado en la política | Pago fijo para comidas y gastos menores |
| Transporte | Avión, autobús, tren, combustible | Gasto real respaldado por un justificante |
| Alojamiento | Factura de hotel o pensión | Incluido en la dieta o pagado aparte, según su política |
| Otros gastos | Taxi, aparcamiento, visado y similares | Gastos adicionales justificados del viaje |
| Anticipo recibido | Importe pagado antes del viaje | Necesario para la compensación |
| A pagar / a devolver | Total de gastos menos anticipo | Resultado neto que cierra el viaje |
Al pie de la liquidación conviene añadir el nombre del responsable que aprueba y la fecha de aprobación. Así el documento se entiende por sí solo, tanto para el empleado como para contabilidad.
Ejemplo de harcırah bordrosu: el cálculo paso a paso
El ejemplo siguiente solo ilustra la lógica del cálculo; los importes son cifras redondas de ejemplo y no reflejan ningún importe oficial.
Escenario (ejemplo): un especialista comercial pasa 3 días en Esmirna visitando a un cliente. La política de la empresa fija la dieta en 1.000 TRY (ejemplo); el alojamiento no está incluido en la dieta y se reembolsa aparte contra factura. Antes del viaje se pagó un anticipo de 5.000 TRY.
| Concepto | Cálculo | Importe (ejemplo) |
|---|---|---|
| Dietas | 3 días × 1.000 TRY | 3.000 TRY |
| Transporte | Billete de autobús de ida y vuelta | 2.000 TRY |
| Alojamiento | 2 noches × 1.500 TRY | 3.000 TRY |
| Otros gastos | Recibos de taxi | 500 TRY |
| Total | 8.500 TRY | |
| Anticipo recibido | 5.000 TRY | |
| A pagar | 8.500 TRY − 5.000 TRY | 3.500 TRY |
Como el total de gastos supera el anticipo, la empresa paga al empleado 3.500 TRY. Si el total hubiera sido menor que el anticipo, el empleado habría devuelto la diferencia. En ambos casos, la última línea debe mostrar una compensación que cierre en cero.
¿Cómo se fija la dieta y de dónde viene la exención fiscal?
En las empresas privadas, la dieta la fija la propia política de viajes; la parte exenta de impuestos está ligada a la dieta más alta de los funcionarios públicos.
La empresa puede definir distintos niveles de dietas según el cargo o la región de viaje. En el plano fiscal, la Ley n.º 193 del Impuesto sobre la Renta (Gelir Vergisi Kanunu) declara exenta la parte de las dietas pagadas a empleados que no supera la dieta más alta de los funcionarios. Esa cifra máxima se publica cada año en el cuadro (H) anexo a la Ley de Presupuesto de la Administración Central (Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu).
Por eso conviene mantener visible en la liquidación esta distinción:
- Dieta según la política: el importe que la empresa paga al empleado.
- Límite exento: el importe correspondiente del cuadro (H) de ese año.
- Exceso: por lo general se trata como salario y tributa a través de la nómina.
Compruebe cada año la cifra vigente en el cuadro (H); este artículo no da ningún importe en liras. Encontrará calculadoras y plantillas en la página de herramientas de Masraff. Confirme el tratamiento fiscal y de cotizaciones con su asesor fiscal (mali müşavir).
¿Qué columnas debe tener una liquidación de viáticos en Excel?
Si lleva el harcırah bordrosu en Excel, cada viaje debe ser una fila y cada campo una columna; las columnas calculadas van con fórmulas y las basadas en justificantes se rellenan a mano.
Un orden práctico de columnas puede ser:
- Número de viaje
- Nombre y departamento
- Destino
- Fecha de salida y fecha de regreso
- Número de días (fórmula según su política)
- Importe de la dieta
- Total de dietas (días × dieta)
- Transporte
- Alojamiento
- Otros gastos
- Total de gastos
- Anticipo recibido
- A pagar / a devolver (total de gastos − anticipo)
- Número de documento o referencia del recibo
- Aprobado por y fecha de aprobación
Si guarda el límite exento en una celda aparte y añade una columna «importe sobre el límite», el equipo de nóminas verá por separado la parte que tributa. El punto débil de Excel es que los recibos y las aprobaciones quedan fuera de la hoja; a medida que el archivo crece, cuesta más saber en qué justificante se basa cada fila.
Errores frecuentes en la liquidación de viáticos y conservación de justificantes
El error más frecuente es reembolsar con recibo un gasto que la dieta ya cubre; el segundo, olvidar compensar el anticipo.
Otros puntos a vigilar:
- Contar los días de forma incoherente: deje por escrito en la política cómo se cuentan los días de salida y regreso y aplique la misma regla en cada viaje.
- Pagar el alojamiento dos veces: si el alojamiento está incluido en la dieta, la factura del hotel no se paga aparte.
- Gastos sin justificante: transporte, alojamiento y otros gastos deben estar respaldados por factura o recibo.
- Liquidación sin aprobar: un pago sin la aprobación del responsable deja un registro difícil de explicar después.
- No actualizar el límite exento: actualice el cálculo cuando se publique el cuadro (H) del nuevo año.
Los documentos deben conservarse según las normas de la Ley n.º 213 de Procedimiento Tributario (Vergi Usul Kanunu). Guardar la liquidación, el formulario, las facturas y la aprobación en un mismo expediente o registro facilita cualquier inspección.
Conclusión
La liquidación de viáticos cierra el viaje reuniendo en una hoja los días, las dietas, los gastos justificados y la compensación del anticipo. Fijar los campos, vincular la dieta a la política y revisar el límite exento cada año evita la mayoría de los errores.
En Masraff, las solicitudes de viaje pasan por un proceso de aprobación y los gastos del viaje se vinculan a la solicitud correspondiente; los detalles están en la página de gestión de viajes de empresa. Los anticipos de los empleados se cierran adjuntando informes de gastos al anticipo, que se cierra cuando el saldo llega a cero; puede ver este flujo en la página de gestión de anticipos.