Съдържание
- Какво е harcırah bordrosu и с какво се различава от командировъчния формуляр?
- Какви полета трябва да има ведомостта за командировъчни?
- Пример за harcırah bordrosu: изчислението стъпка по стъпка
- Как се определят дневните и откъде идва данъчното освобождаване?
- Какви колони да има ведомостта за командировъчни в Excel?
- Чести грешки във ведомостта за командировъчни и съхраняване на документите
- Заключение
Най-подреденият начин да се определи колко да получи или да върне служител след командировка е ведомостта за командировъчни (на турски harcırah bordrosu). В това ръководство обясняваме какво представлява ведомостта, какви полета трябва да съдържа, разглеждаме примерно изчисление и изброяваме колоните за версия в Excel. Описаните правила са турски.
Какво е harcırah bordrosu и с какво се различава от командировъчния формуляр?
Harcırah bordrosu е разчетен документ, който показва на една страница дните на командировката, дневните пари, разходите за транспорт и нощувки, получения аванс и нетната сума за плащане.
Командировъчният формуляр (harcırah formu) в повечето фирми е декларацията или заявката, която попълва самият пътуващ: кой, къде, на кои дати и с каква цел е пътувал. Ведомостта взема тази информация, превръща я в суми и приключва командировката, като приспада аванса. На практика двата термина често се използват взаимозаменяемо; важното е в края на пътуването да има документиран отговор на въпроса „на кого колко се плаща или кой колко връща“.
В държавните институции командировъчните се изчисляват по Закон № 6245 за командировъчните (Harcırah Kanunu). Частните компании определят дневните и правилата за пътуване в собствената си политика за командировки; за данъчни цели значение има описаният по-долу необлагаем лимит.
Какви полета трябва да има ведомостта за командировъчни?
Добрата ведомост показва на отделни редове данните на служителя, мястото и продължителността на командировката, изчислението на дневните, документираните разходи и приспадането на аванса.
| Поле | Какво се попълва | Защо е нужно |
|---|---|---|
| Данни за служителя | Име, служебен номер, отдел, длъжност | Показва на кого се плаща и кое ниво на дневни се прилага |
| Място и дати | Град или държава, дата на заминаване и връщане | Основа за броя на дните |
| Брой дни | Дни, отчетени според политиката | Множител за дневните |
| Размер на дневните | Дневна сума, определена в политиката | Фиксирано плащане за храна и дребни разходи |
| Транспорт | Самолет, автобус, влак, гориво | Реален разход, подкрепен с документ |
| Нощувки | Фактура от хотел или къща за гости | Включени в дневните или платени отделно според политиката |
| Други разходи | Такси, паркинг, виза и подобни | Документирани допълнителни разходи по пътуването |
| Получен аванс | Сума, изплатена преди пътуването | Нужна за приспадането |
| За плащане / за връщане | Общо разходи минус аванс | Нетният резултат, който приключва командировката |
В долната част на ведомостта трябва да се впишат името на одобрилия ръководител и датата на одобрение. Така документът е разбираем сам по себе си както за служителя, така и за счетоводството.
Пример за harcırah bordrosu: изчислението стъпка по стъпка
Примерът по-долу само илюстрира логиката на изчислението; сумите са кръгли примерни числа и не отразяват никаква официална сума.
Сценарий (пример): специалист по продажби прекарва 3 дни в Измир за среща с клиент. Фирмената политика определя дневни от 1 000 TRY (пример); нощувките не са включени в дневните и се възстановяват отделно срещу фактура. Преди пътуването е изплатен аванс от 5 000 TRY.
| Перо | Изчисление | Сума (пример) |
|---|---|---|
| Дневни | 3 дни × 1 000 TRY | 3 000 TRY |
| Транспорт | Автобусен билет отиване и връщане | 2 000 TRY |
| Нощувки | 2 нощувки × 1 500 TRY | 3 000 TRY |
| Други разходи | Касови бележки за такси | 500 TRY |
| Общо | 8 500 TRY | |
| Получен аванс | 5 000 TRY | |
| За плащане | 8 500 TRY − 5 000 TRY | 3 500 TRY |
Тъй като общите разходи надвишават аванса, фирмата доплаща на служителя 3 500 TRY. Ако общата сума беше по-малка от аванса, разликата щеше да бъде възстановена от служителя. И в двата случая последният ред трябва да показва приспадане, което излиза на нула.
Как се определят дневните и откъде идва данъчното освобождаване?
В частните компании размерът на дневните се определя от собствената политика за командировки; необлагаемата част е обвързана с най-високите дневни за държавни служители.
Фирмата може да въведе различни нива на дневни според длъжността или региона на пътуване. От данъчна гледна точка Законът за данъка върху доходите № 193 (Gelir Vergisi Kanunu) освобождава от данък частта от дневните, изплащани на служители, която не надвишава най-високите дневни за държавни служители. Тази най-висока сума се публикува всяка година в таблица (H), приложена към Закона за бюджета на централното управление (Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu).
Затова е полезно във ведомостта да се вижда следното разграничение:
- Дневни по политика: сумата, която фирмата плаща на служителя.
- Необлагаем лимит: съответната сума от таблица (H) за годината.
- Надвишение: обикновено се третира като възнаграждение и се облага чрез ведомостта за заплати.
Проверявайте актуалната сума в таблица (H) всяка година; тази статия не посочва сума в лири. Калкулатори и шаблони има на страницата инструменти на Masraff. Потвърдете данъчното и осигурителното третиране с вашия финансов консултант (mali müşavir).
Какви колони да има ведомостта за командировъчни в Excel?
Ако водите harcırah bordrosu в Excel, всяко пътуване е ред, а всяко поле е колона; изчисляемите колони се попълват с формули, а документалните — ръчно.
Практичен ред на колоните:
- Номер на пътуването
- Име и отдел
- Място на командировката
- Дата на заминаване и дата на връщане
- Брой дни (формула според вашата политика)
- Размер на дневните
- Общо дневни (дни × дневни)
- Транспорт
- Нощувки
- Други разходи
- Общо разходи
- Получен аванс
- За плащане / за връщане (общо разходи − аванс)
- Номер на документ или препратка към бележка
- Одобрил и дата на одобрение
Ако държите необлагаемия лимит в отделна клетка и добавите колона „сума над лимита“, екипът по заплатите вижда облагаемата сума отделно. Слабото място на Excel е, че бележките и одобренията остават извън таблицата; с нарастването на файла става все по-трудно да се проследи на кой документ се основава даден ред.
Чести грешки във ведомостта за командировъчни и съхраняване на документите
Най-честата грешка е да се възстанови срещу бележка разход, който вече е покрит от дневните; на второ място е забравеното приспадане на аванса.
Други моменти, на които да обърнете внимание:
- Непоследователно броене на дните: запишете в политиката как се броят дните на заминаване и връщане и прилагайте едно и също правило за всяко пътуване.
- Двойно платени нощувки: ако нощувките са включени в дневните, хотелската фактура не се плаща допълнително.
- Разходи без документ: транспортът, нощувките и другите разходи трябва да са подкрепени с фактура или касова бележка.
- Ведомост без одобрение: плащане без одобрение от ръководител оставя запис, който после трудно се обяснява.
- Неактуализиран лимит: обновете изчислението си, когато бъде публикувана таблица (H) за новата година.
Документите се съхраняват по правилата на Данъчно-процесуалния закон № 213 (Vergi Usul Kanunu). Ако ведомостта, формулярът, фактурите и записът за одобрение са в една папка или под един запис, всяка проверка минава по-лесно.
Заключение
Ведомостта за командировъчни приключва пътуването, като събира на една страница дните, дневните, документираните разходи и приспадането на аванса. Фиксираните полета, обвързването на дневните с политиката и ежегодната проверка на лимита предотвратяват повечето грешки.
В Masraff заявките за командировка минават през процес на одобрение, а разходите по пътуването се свързват със съответната заявка; подробности ще намерите на страницата управление на командировки. Авансите на служителите се приключват, като към аванса се прикачат отчети за разходи, и авансът се затваря, когато салдото стане нула; този процес е описан на страницата авансови плащания.