Cuprins
- Ce este un harcırah bordrosu și prin ce diferă de formularul de deplasare?
- Ce câmpuri trebuie să aibă un decont de deplasare?
- Exemplu de harcırah bordrosu: calculul pas cu pas
- Cum se stabilește diurna și de unde vine scutirea fiscală?
- Ce coloane trebuie să aibă un decont de deplasare în Excel?
- Greșeli frecvente în decontul de deplasare și păstrarea documentelor
- Concluzie
Cel mai ordonat mod de a stabili cât trebuie să primească sau să returneze un angajat după o deplasare de serviciu este decontul de deplasare (în turcă harcırah bordrosu). În acest ghid explicăm ce este decontul, ce câmpuri trebuie să conțină, un exemplu de calcul și ce coloane puteți folosi în Excel. Regulile descrise aici sunt regulile din Turcia.
Ce este un harcırah bordrosu și prin ce diferă de formularul de deplasare?
Harcırah bordrosu este un document de decontare care arată pe o singură pagină numărul de zile ale deplasării, diurna, cheltuielile de transport și cazare, avansul primit și suma netă de plată.
Formularul de deplasare (harcırah formu) este, în majoritatea companiilor, declarația sau cererea completată de persoana care călătorește: cine a plecat, unde, în ce date și cu ce scop. Decontul preia aceste informații, le transformă în sume și închide deplasarea prin decontarea avansului. În practică, cei doi termeni sunt folosiți adesea ca sinonime; important este ca la finalul călătoriei să existe un răspuns documentat la întrebarea „cui îi plătim cât sau cine returnează cât”.
În instituțiile publice, diurna se calculează conform Legii nr. 6245 privind cheltuielile de deplasare (Harcırah Kanunu). Companiile private își stabilesc diurnele și regulile de călătorie în propria politică de deplasare; din punct de vedere fiscal contează plafonul de scutire descris mai jos.
Ce câmpuri trebuie să aibă un decont de deplasare?
Un decont de deplasare bun arată pe rânduri separate datele angajatului, locul și durata deplasării, calculul diurnei, cheltuielile documentate și decontarea avansului.
| Câmp | Ce se completează | De ce este necesar |
|---|---|---|
| Datele angajatului | Nume, număr de marcă, departament, funcție | Arată cui i se plătește și ce nivel de diurnă se aplică |
| Locul și datele deplasării | Oraș sau țară, data plecării și a întoarcerii | Baza numărului de zile |
| Număr de zile | Zile numărate conform politicii | Multiplicatorul diurnei |
| Cuantumul diurnei | Suma zilnică stabilită în politică | Plată fixă pentru masă și cheltuieli mărunte |
| Transport | Avion, autobuz, tren, combustibil | Cheltuială reală susținută de document |
| Cazare | Factură de hotel sau pensiune | Inclusă în diurnă sau plătită separat, după politica dvs. |
| Alte cheltuieli | Taxi, parcare, viză și altele | Cheltuieli suplimentare documentate legate de deplasare |
| Avans primit | Suma plătită înainte de plecare | Necesar pentru decontare |
| De plată / de restituit | Total cheltuieli minus avans | Rezultatul net care închide deplasarea |
În partea de jos a decontului trebuie trecute numele managerului care aprobă și data aprobării. Astfel, documentul este clar de sine stătător, atât pentru angajat, cât și pentru contabilitate.
Exemplu de harcırah bordrosu: calculul pas cu pas
Exemplul de mai jos ilustrează doar logica de calcul; sumele sunt cifre rotunde de exemplu și nu reflectă nicio sumă oficială.
Scenariu (exemplu): un specialist în vânzări petrece 3 zile în Izmir pentru o vizită la client. Politica firmei stabilește diurna la 1.000 TRY (exemplu); cazarea nu este inclusă în diurnă și se rambursează separat pe bază de factură. Înainte de plecare s-a acordat un avans de 5.000 TRY.
| Element | Calcul | Sumă (exemplu) |
|---|---|---|
| Diurnă | 3 zile × 1.000 TRY | 3.000 TRY |
| Transport | Bilet de autobuz dus-întors | 2.000 TRY |
| Cazare | 2 nopți × 1.500 TRY | 3.000 TRY |
| Alte cheltuieli | Chitanțe de taxi | 500 TRY |
| Total | 8.500 TRY | |
| Avans primit | 5.000 TRY | |
| De plată | 8.500 TRY − 5.000 TRY | 3.500 TRY |
Pentru că totalul cheltuielilor depășește avansul, firma îi plătește angajatului 3.500 TRY. Dacă totalul ar fi fost mai mic decât avansul, angajatul ar fi restituit diferența. În ambele cazuri, ultimul rând trebuie să arate o decontare care se închide la zero.
Cum se stabilește diurna și de unde vine scutirea fiscală?
În companiile private, diurna este stabilită de propria politică de deplasare a firmei; partea scutită de impozit este legată de cea mai mare diurnă acordată funcționarilor publici.
Firma poate defini niveluri diferite de diurnă în funcție de post sau de regiunea de deplasare. Din punct de vedere fiscal, Legea nr. 193 privind impozitul pe venit (Gelir Vergisi Kanunu) scutește de impozit partea din diurnele plătite angajaților care nu depășește cea mai mare diurnă a funcționarilor publici. Această sumă maximă este publicată anual în tabelul (H) anexat Legii bugetului administrației centrale (Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu).
De aceea, este util să păstrați vizibilă în decont următoarea distincție:
- Diurna conform politicii: suma pe care firma o plătește angajatului.
- Plafonul de scutire: suma corespunzătoare din tabelul (H) al anului respectiv.
- Partea care depășește: de regulă tratată ca salariu și impozitată prin stat de plată.
Verificați anual suma în vigoare în tabelul (H); acest articol nu indică nicio sumă în lire. Găsiți calculatoare și modele pe pagina instrumente Masraff. Confirmați tratamentul fiscal și al contribuțiilor sociale cu consultantul dvs. fiscal (mali müşavir).
Ce coloane trebuie să aibă un decont de deplasare în Excel?
Dacă țineți harcırah bordrosu în Excel, fiecare deplasare trebuie să fie un rând și fiecare câmp o coloană; coloanele calculate folosesc formule, iar cele bazate pe documente se completează manual.
O ordine practică a coloanelor:
- Numărul deplasării
- Nume și departament
- Locul deplasării
- Data plecării și data întoarcerii
- Număr de zile (formulă conform politicii dvs.)
- Cuantumul diurnei
- Total diurnă (zile × diurnă)
- Transport
- Cazare
- Alte cheltuieli
- Total cheltuieli
- Avans primit
- De plată / de restituit (total cheltuieli − avans)
- Număr de document sau referință bon
- Aprobat de și data aprobării
Dacă păstrați plafonul de scutire într-o celulă separată și adăugați o coloană „sumă peste plafon”, echipa de salarizare vede separat partea impozabilă. Punctul slab al Excel este că bonurile și aprobările rămân în afara tabelului; pe măsură ce fișierul crește, devine tot mai greu de urmărit pe ce document se bazează fiecare rând.
Greșeli frecvente în decontul de deplasare și păstrarea documentelor
Cea mai frecventă greșeală este rambursarea pe bază de bon a unei cheltuieli deja acoperite de diurnă; a doua este uitarea decontării avansului.
Alte aspecte de urmărit:
- Numărarea inconsecventă a zilelor: scrieți în politică cum se numără zilele de plecare și de întoarcere și aplicați aceeași regulă la fiecare deplasare.
- Cazare plătită de două ori: dacă cazarea este inclusă în diurnă, factura de hotel nu se plătește separat.
- Cheltuieli fără document: transportul, cazarea și alte cheltuieli trebuie susținute de factură sau bon.
- Decont neaprobat: o plată fără aprobarea managerului lasă o înregistrare greu de explicat ulterior.
- Plafon neactualizat: actualizați calculul când este publicat tabelul (H) al noului an.
Documentele trebuie păstrate conform regulilor Legii nr. 213 privind procedura fiscală (Vergi Usul Kanunu). Păstrarea decontului, a formularului de deplasare, a facturilor și a aprobării în același dosar sau sub aceeași înregistrare ușurează orice control.
Concluzie
Decontul de deplasare închide călătoria adunând pe o pagină zilele, diurna, cheltuielile documentate și decontarea avansului. Fixarea câmpurilor, legarea diurnei de politică și verificarea anuală a plafonului de scutire previn majoritatea erorilor.
În Masraff, cererile de deplasare trec printr-un proces de aprobare, iar cheltuielile călătoriei sunt legate de cererea de deplasare corespunzătoare; detalii găsiți pe pagina gestionarea călătoriilor. Avansurile angajaților se închid prin atașarea rapoartelor de cheltuieli la avans, iar avansul se închide când soldul ajunge la zero; fluxul este descris pe pagina gestionarea avansurilor.