Mündəricat
Təsdiqlənmiş xərc mühasibat yazılışına çevrilənə qədər başa çatmış sayılmır. İşçi çeki yükləyir, rəhbər təsdiq edir; lakin ay sonunda kimsə həmin sətri mühasibat proqramına düzgün hesab kodu, düzgün ƏDV bölgüsü və düzgün xərc mərkəzi ilə yazmalıdır. Burada göstərilən hesab planı kodları və KKEG qaydaları Türkiyə qaydalarıdır (Türkiyənin vahid hesablar planı — Tekdüzen Hesap Planı — və Türkiyə vergi qanunvericiliyi). Bu yazı xərc məlumatlarının Logo, Mikro, Netsis və ya SAP kimi mühasibat proqramına, yaxud ERP-yə necə ötürüldüyünü addım-addım izah edir: hansı sahələrin keçdiyini, Excel ilə ötürmə ilə mühasibat proqramı inteqrasiyası arasındakı fərqi, işin ən çətin hissəsi olan hesab kodunun müəyyən edilməsini və istifadəyə vermə öncəsi yoxlama siyahısını.
Xərc məlumatları mühasibat proqramına ötürülərkən nələr keçir?
Xərc sətri mühasibat proqramına keçərkən məbləğlə yanaşı ƏDV, kontragent, xərc mərkəzi və sənəd məlumatını da daşımalıdır. Yalnız ümumi məbləği ötürmək mühasibat komandasına natamam yazılış qoyur və uzlaşdırma işini ay sonuna saxlayır.
Ötürülən hər sətirdə adətən bu məlumatlar olur:
- Xərc sətri: tarix, izahat, ƏDV-siz məbləğ və xərc kateqoriyası (yemək, yaşayış, nəqliyyat, dəftərxana və s.).
- ƏDV: dərəcə və məbləğ ayrıca. Əvəzləşdiriləcək ƏDV-yə gedən məbləğ xərc məbləğindən ayrılmalıdır.
- Kontragent və ya işçi: xərci edən işçi (işçiyə borc və ya təhtəlhesab avansın bağlanması üçün) və ya fakturanı kəsən təchizatçı.
- Xərc mərkəzi: xərcin hansı departamentə, filiala və ya bölməyə yazılacağı. Türkiyədə SAP istifadə edən komandalar bu sahəni çox vaxt «masraf yeri» adlandırır.
- Layihə: xərclər layihə üzrə izlənirsə, layihə kodu.
- Sənəd məlumatı: sənədin növü (çek, faktura, e-Fatura, e-Arşiv), nömrəsi, tarixi və satıcının vergi nömrəsi.
- Valyuta və məzənnə: xaricdəki xərclər üçün valyuta məbləği və istifadə olunan məzənnə.
Bu sahələrdən biri çatışmadıqda yazılış ya səhv hesaba düşür, ya da mühasibat komandası sətri əl ilə tamamlayır. Ötürmənin keyfiyyəti xərcin ilk daxil edildiyi andakı məlumatın keyfiyyətindən asılıdır.
Excel ilə əl ilə ötürmə, yoxsa mühasibat proqramı inteqrasiyası?
Az sayda xərc üçün Excel ilə ötürmə kifayət edə bilər; həcm və şirkət sayı artdıqca mühasibat proqramı inteqrasiyası səhv və vaxt xərcini azaldır. İki üsul arasındakı fərq çox vaxt ilk ay deyil, bir neçə ay sonra görünür. Cədvəldəki inteqrasiya sütunu yaxşı qurulmuş inteqrasiyadan nə gözlənilməli olduğunu ümumiləşdirir.
| Mövzu | Excel ilə əl ilə ötürmə | Mühasibat proqramı inteqrasiyası |
|---|---|---|
| Məlumatın hazırlanması | Xərclər ixrac olunur, sütunlar proqramın şablonuna uyğun əl ilə düzəldilir | Təsdiqlənmiş xərclər müəyyən qaydalarla ötürməyə hazırlanır |
| Hesab kodu | Mühasib hər sətir üçün seçir və ya düsturla doldurur | Uyğunlaşdırma qaydalarından müəyyən edilir |
| Səhvlərin aşkarlanması | Adətən idxal zamanı və ya uzlaşdırmada aşkar olunur | Səhvli sətirlər ayrıca növbədə toplanır, düzəldilib yenidən göndərilir |
| Təkrar ötürmə riski | Eyni fayl iki dəfə yüklənə bilər | Ötürülən sətir işarələnir, ikinci dəfə göndərilmir |
| Uyğun olduğu hal | Aşağı həcm, tək şirkət, sadə hesab planı | Çoxfiliallı struktur, törəmə şirkətlər, yüksək xərc həcmi |
Excel üsulu pis deyil; problem hər ay eyni çevirmənin əl ilə təkrarlanmasıdır. Logo, Mikro və ya Netsis inteqrasiyası axtaran komandaların çoxu bu təkrarın bir nöqtədə davamlı olmadığını görmüş komandalardır.
Mühasibat inteqrasiyasında hesab kodu necə müəyyən edilir?
Hesab kodu xərcin kateqoriyası, xərc mərkəzi və şirkəti kimi məlumatlardan ya qaydalar cədvəli ilə, ya da bu məlumatların kodlarını birləşdirməklə müəyyən edilir. Mühasibat inteqrasiyasının ən çətin hissəsi məlumatı ötürmək deyil, hər sətrin düzgün hesaba düşməsini təmin etməkdir.
İki geniş yayılmış üsul var.
1. Qaydalar cədvəli. Hər sətir şərtlər birləşməsini bir hesab koduna bağlayır. Aşağıdakı hesab kodları yalnız nümunədir və öz hesab planınıza görə dəyişir:
| Törəmə şirkət | Kateqoriya | Xərc mərkəzi | Etiket | Hesab kodu |
|---|---|---|---|---|
| A Ticaret | Yemək | Satış | — | 760.01.001 |
| A Ticaret | Yemək | Baş ofis | — | 770.01.001 |
| A Ticaret | Yaşayış | Satış | Müştəri səfəri | 760.02.004 |
| B Lojistik | Yanacaq | Əməliyyatlar | — | 740.03.002 |
Qaydalar cədvəli aydın və yoxlanıla biləndir: sətrin niyə məhz o hesaba düşdüyünü hər kəs görə bilər. Çatışmazlığı odur ki, kateqoriya və xərc mərkəzlərinin sayı artdıqca sətirlərin sayı sürətlə böyüyür.
2. Kodun birləşdirilməsi. Hesab kodu hissələrdən qurulur; məsələn, xərc mərkəzinin GL kodu ilə kateqoriyanın GL kodu yan-yana qoyulur. Satış xərc mərkəzinin kodu 760, yemək kateqoriyasının kodu 01.001-dirsə, nəticə 760.01.001 olur. Hesab planınız bu məntiqlə qurulubsa, yüzlərlə sətirlik cədvəl əvəzinə iki qısa siyahı idarə edirsiniz.
Masraff-da xərc hesabı iki üsulla müəyyən edilir: cədvəldən hesabın müəyyən edilməsi (Tablodan Hesap Belirleme) və ətraflı hesabın müəyyən edilməsi (Detaylı Hesap Belirleme). ƏDV hesabı ƏDV hesabının müəyyən edilməsindən (KDV Hesap Belirlemesi), işçi hesabı (195/320) isə istifadəçinin cari hesab kodu ayarlarından gəlir.
ƏDV tərəfini ayrıca düşünün: əvəzləşdiriləcək ƏDV adətən bir hesabda (Türkiyənin vahid hesablar planında 191) toplanır; qarşı tərəf isə işçiyə borc, təhtəlhesab avans və ya təchizatçı hesabıdır.
KKEG xərcləri ötürmə zamanı necə ayrılır?
KKEG (Türkiyə vergi qanunvericiliyinə görə vergi bazasından çıxılmayan xərclər) xarakterli xərclər ötürmə zamanı ayrıca işarələnməlidir ki, dövr sonunda vergi bazasına əlavə ediləcək məbləğ asanlıqla tapılsın. İnzibati cərimələr və ya sənədi olmayan xərclər tipik nümunələrdir.
Praktikada iki məqam vacibdir:
- KKEG işarəsini xərc daxil edilərkən qoyun. İl sonunda yüzlərlə sətir arasından ayırmaq həm çətin, həm də səhvə açıqdır.
- Sətrin yalnız bir hissəsi KKEG ola bilər. Bu halda sətir ötürmədə xərc və KKEG olaraq iki hissəyə bölünür.
KKEG-nin hansı hesabda və ya balansdankənar hesabda izlənəcəyi şirkətdən şirkətə dəyişir. Hüquqi çərçivə 5520 saylı Korporativ Vergi Qanunu və 193 saylı Gəlir Vergisi Qanunudur; vergi təsnifatını həmişə mali müşavirinizlə (vergi məsləhətçisi) təsdiqləyin.
İstifadəyə verməzdən əvvəl nələr yoxlanılmalıdır?
Mühasibat proqramı inteqrasiyası istifadəyə verilməzdən əvvəl hesab planı uyğunlaşdırması, test ötürməsi, səhv növbəsi və dövrün bağlanması prosesi ayrı-ayrılıqda yoxlanmalıdır. Aşağıdakı siyahı ilk ayın sürprizsiz keçməsi üçün minimum addımları toplayır:
- Hesab planı uyğunlaşdırması: hər kateqoriya və xərc mərkəzi birləşməsi bir hesab koduna düşürmü? Uyğunlaşdırılmamış birləşmə qalmamalıdır.
- Kontragent və işçi kartları: işçi və təchizatçı kodları mühasibat proqramındakı kartlarla eynidirmi?
- Test ötürməsi: keçmiş aydan təmsilçi bir qrup xərci test mühitinə ötürün; məbləği, ƏDV-ni, xərc mərkəzini və sənəd nömrəsini bir-bir müqayisə edin.
- Səhv növbəsi: rədd edilən sətir harada görünür, kim düzəldir, necə yenidən göndərilir?
- KKEG və ƏDV bölgüsü: KKEG işarəli və qismən KKEG olan sətirlər düzgün bölünürmü?
- Dövrün bağlanması: bağlanmış dövrə gec gələn xərclə necə davranılacaq? Hansı tarixdən sonra ötürmə növbəti dövrə keçəcək?
- Məsuliyyət: ötürməni kim başladır, kim təsdiqləyir, səhvləri kim izləyir?
Nəticə
Xərc məlumatlarını mühasibat proqramına ötürmək fayl daşımaq deyil, qayda qurmaq işidir. Sahələr tam toplanarsa, hesab kodu aydın qayda ilə müəyyən edilərsə, KKEG və ƏDV daxiletmə zamanı ayrılarsa, ötürmə hər ay eyni şəkildə işləyir. Masraff 20-dən çox ERP və mühasibat sistemi ilə inteqrasiya təklif edir; təfərrüatlar inteqrasiyalar səhifəsindədir. Xərc prosesinə bütövlükdə baxmaq üçün Masraff xərc idarəetməsi səhifəsinə nəzər salın.