Tabla de Contenidos
- ¿Qué debe viajar al pasar los gastos al programa de contabilidad?
- ¿Importación manual desde Excel o integración con el programa de contabilidad?
- ¿Cómo se determina la cuenta en una integración contable?
- ¿Cómo se separan las partidas KKEG en el traspaso?
- ¿Qué revisar antes de la puesta en marcha?
- Conclusión
Un gasto aprobado no está terminado hasta que se convierte en un asiento contable. El empleado sube el ticket y el responsable lo aprueba, pero a final de mes alguien tiene que registrar esa línea en el programa de contabilidad con la cuenta correcta, el desglose de IVA correcto y el centro de coste correcto. Este artículo explica paso a paso cómo se traspasan los datos de gastos a un programa de contabilidad o ERP como Logo, Mikro, Netsis o SAP: qué campos viajan, en qué se diferencia la importación manual desde Excel de una integración, cómo resolver la parte más difícil (determinar la cuenta) y qué revisar antes de la puesta en marcha. Los códigos de cuenta y las reglas de KKEG que se describen siguen la práctica turca: el Plan General de Cuentas uniforme de Turquía (Tekdüzen Hesap Planı) y la legislación fiscal turca.
¿Qué debe viajar al pasar los gastos al programa de contabilidad?
Al pasar al programa de contabilidad, cada línea de gasto debe llevar, además del importe, el IVA, la contrapartida, el centro de coste y los datos del documento. Traspasar solo el total deja al equipo contable un asiento incompleto y aplaza la conciliación al cierre de mes.
Cada línea traspasada suele incluir:
- Línea de gasto: fecha, descripción, importe sin IVA y categoría de gasto (comidas, alojamiento, transporte, material de oficina, etc.).
- IVA: tipo e importe por separado. El IVA soportado deducible debe separarse del importe del gasto.
- Contrapartida o empleado: el empleado que hizo el gasto (para la deuda con el personal o la liquidación de un anticipo de gastos) o el proveedor que emitió la factura.
- Centro de coste: el departamento, sucursal o unidad al que se imputa el gasto. Los equipos que usan SAP suelen llamar a este campo "centro de coste" (en turco, "masraf yeri").
- Proyecto: el código de proyecto, si los costes se siguen por proyecto.
- Datos del documento: tipo de documento (ticket, factura, e-Fatura, e-Arşiv), número, fecha y número fiscal del vendedor.
- Moneda y tipo de cambio: en gastos en el extranjero, el importe en divisa y el tipo aplicado.
Si falta alguno de estos campos, el asiento acaba en una cuenta equivocada o el equipo contable completa la línea a mano. La calidad del traspaso depende de la calidad de los datos en el momento en que el gasto se registra por primera vez.
¿Importación manual desde Excel o integración con el programa de contabilidad?
Con pocos gastos, la importación desde Excel puede bastar; a medida que crecen el volumen y el número de sociedades, la integración con el programa de contabilidad reduce el coste en errores y tiempo. La diferencia entre ambos métodos no suele verse el primer mes, sino unos meses después. La columna de integración de la tabla resume lo que cabe esperar de una integración bien configurada.
| Aspecto | Importación manual desde Excel | Integración con el programa de contabilidad |
|---|---|---|
| Preparación de datos | Los gastos se exportan y las columnas se adaptan a mano a la plantilla del programa | Los gastos aprobados se preparan para el traspaso con reglas definidas |
| Cuenta contable | El contable la elige en cada línea o la rellena con una fórmula | Se determina a partir de reglas de mapeo |
| Detección de errores | Normalmente durante la importación o en la conciliación | Las líneas con error se reúnen en una cola aparte, se corrigen y se reenvían |
| Riesgo de traspaso duplicado | El mismo archivo puede subirse dos veces | La línea traspasada se marca y no se envía por segunda vez |
| Cuándo encaja | Poco volumen, una sola sociedad, plan de cuentas sencillo | Varias sucursales, filiales, alto volumen de gastos |
El método Excel no es malo; el problema es repetir a mano la misma transformación cada mes. La mayoría de los equipos que buscan una integración con Logo, Mikro o Netsis ya han comprobado que esa repetición deja de ser sostenible.
¿Cómo se determina la cuenta en una integración contable?
La cuenta se determina a partir de datos como la categoría del gasto, el centro de coste y la sociedad, ya sea con una tabla de reglas o combinando los códigos de esos datos. Lo más difícil de una integración contable no es mover los datos, sino lograr que cada línea caiga en la cuenta correcta.
Hay dos métodos habituales.
1. Tabla de reglas. Cada fila asocia una combinación de condiciones a un código de cuenta. Los códigos siguientes son solo ejemplos y variarán según su propio plan de cuentas:
| Filial | Categoría | Centro de coste | Etiqueta | Cuenta |
|---|---|---|---|---|
| A Comercial | Comidas | Ventas | — | 760.01.001 |
| A Comercial | Comidas | Dirección General | — | 770.01.001 |
| A Comercial | Alojamiento | Ventas | Visita a cliente | 760.02.004 |
| B Logística | Combustible | Operaciones | — | 740.03.002 |
La tabla de reglas es clara y auditable: cualquiera puede ver por qué una línea fue a una cuenta determinada. El inconveniente es que el número de filas crece rápido al aumentar las categorías y los centros de coste.
2. Código compuesto. La cuenta se forma a partir de piezas; por ejemplo, el código contable del centro de coste y el código contable de la categoría se colocan uno junto al otro. Si el centro de coste Ventas tiene el código 760 y la categoría Comidas el 01.001, el resultado es 760.01.001. Si su plan de cuentas sigue esta lógica, gestiona dos listas cortas en lugar de una tabla de cientos de filas.
En Masraff, la cuenta de gasto se determina con dos métodos: determinación de cuenta por tabla (Tablodan Hesap Belirleme) y determinación detallada de cuenta (Detaylı Hesap Belirleme). La cuenta de IVA procede de la determinación de la cuenta de IVA (KDV Hesap Belirlemesi), y la cuenta del empleado (195/320), de la configuración del código de cuenta corriente del usuario.
Piense el IVA por separado: el IVA soportado suele acumularse en una sola cuenta (la 191 en el plan de cuentas uniforme turco), y la contrapartida es una deuda con el personal, un anticipo de gastos o la cuenta del proveedor.
¿Cómo se separan las partidas KKEG en el traspaso?
Las partidas que son KKEG (en el derecho fiscal turco, gastos no deducibles que se suman de nuevo a la base imponible) deben marcarse aparte en el traspaso, para que al cierre del periodo sea fácil encontrar el importe que hay que añadir. Las multas administrativas y los gastos sin justificante son ejemplos típicos.
En la práctica importan dos cosas:
- Marque el KKEG al registrar el gasto. Buscar esas líneas entre cientos a final de año es difícil y propenso a errores.
- A veces solo una parte de la línea es KKEG. En ese caso, la línea se divide en el traspaso en una parte de gasto y otra de KKEG.
La cuenta o cuenta de orden en la que se siguen los KKEG varía de una empresa a otra. El marco legal es la Ley turca del Impuesto sobre Sociedades n.º 5520 y la Ley del Impuesto sobre la Renta n.º 193; confirme siempre la clasificación fiscal con su mali müşavir (asesor fiscal y contable colegiado).
¿Qué revisar antes de la puesta en marcha?
Antes de poner en marcha la integración con el programa de contabilidad hay que verificar por separado el mapeo del plan de cuentas, un traspaso de prueba, la cola de errores y el flujo de cierre del periodo. La siguiente lista reúne los pasos mínimos para un primer mes sin sorpresas:
- Mapeo del plan de cuentas: ¿Cada combinación de categoría y centro de coste lleva a un código de cuenta? No debe quedar ninguna combinación sin mapear.
- Fichas de contrapartidas y empleados: ¿Coinciden los códigos de empleados y proveedores con las fichas del programa de contabilidad?
- Traspaso de prueba: Traspase a un entorno de pruebas un grupo representativo de gastos de un mes pasado y compare línea a línea importe, IVA, centro de coste y número de documento.
- Cola de errores: ¿Dónde aparece una línea rechazada, quién la corrige y cómo se reenvía?
- Desglose de KKEG e IVA: ¿Se dividen bien las líneas marcadas como KKEG y las que lo son solo en parte?
- Cierre del periodo: ¿Cómo se tratará un gasto que llega tarde a un periodo ya cerrado? ¿A partir de qué fecha el traspaso pasa al periodo siguiente?
- Responsabilidad: ¿Quién lanza el traspaso, quién lo aprueba y quién hace el seguimiento de los errores?
Conclusión
Pasar los datos de gastos al programa de contabilidad no consiste en mover archivos, sino en establecer reglas. Si los campos se recogen completos, la cuenta se determina con una regla clara y el KKEG y el IVA se separan al registrar el gasto, el traspaso funciona igual cada mes. Masraff ofrece integraciones con más de 20 sistemas ERP y contables; los detalles están en la página de integraciones. Para ver el proceso de gastos en su conjunto, consulte gestión de gastos con Masraff.