Мазмұны
Бекітілген шығыс бухгалтерлік жазбаға айналмайынша аяқталған болып саналмайды. Қызметкер түбіртекті жүктейді, басшы бекітеді; бірақ ай соңында біреу сол жолды бухгалтерлік бағдарламаға дұрыс шот кодымен, ҚҚС-ты дұрыс бөліп және дұрыс шығын орталығымен енгізуі керек. Мұнда келтірілген шоттар жоспарының кодтары мен KKEG ережелері Түркия ережелері болып табылады (Түркияның бірыңғай шоттар жоспары — Tekdüzen Hesap Planı — және Түркияның салық заңнамасы). Бұл мақала шығыс деректерінің Logo, Mikro, Netsis немесе SAP сияқты бухгалтерлік бағдарламаға не ERP жүйесіне қалай берілетінін кезең-кезеңімен түсіндіреді: қандай өрістер өтетінін, Excel арқылы беру мен бухгалтерлік бағдарлама интеграциясының айырмашылығын, жұмыстың ең қиын бөлігі — шот кодын анықтауды және іске қосу алдындағы тексеру тізімін.
Шығыс деректерін бухгалтерлік бағдарламаға бергенде не өтеді?
Шығыс жолы бухгалтерлік бағдарламаға өткенде сомамен қатар ҚҚС-ты, контрагентті, шығын орталығын және құжат туралы мәліметті де алып өтуі тиіс. Тек жалпы соманы беру бухгалтерия тобына толық емес жазба қалдырады және салыстыру жұмысын ай соңына ысырады.
Берілетін әр жолда әдетте мына мәліметтер болады:
- Шығыс жолы: күні, сипаттамасы, ҚҚС-сыз сома және шығыс санаты (тамақ, тұру, көлік, кеңсе тауарлары т.б.).
- ҚҚС: мөлшерлемесі мен сомасы бөлек. Есепке алынатын ҚҚС-қа кететін сома шығыс сомасынан бөлінуі керек.
- Контрагент немесе қызметкер: шығысты жасаған қызметкер (қызметкерге берешек немесе есеп беретін аванс бойынша есеп айырысу үшін) не шот-фактураны жазған жеткізуші.
- Шығын орталығы: шығыс қай бөлімге, филиалға немесе бөлімшеге жазылатыны. Түркияда SAP қолданатын топтар бұл өрісті жиі «masraf yeri» деп атайды.
- Жоба: шығындар жоба бойынша бақыланса, жоба коды.
- Құжат мәліметі: құжат түрі (түбіртек, шот-фактура, e-Fatura, e-Arşiv), нөмірі, күні және сатушының салық нөмірі.
- Валюта және бағам: шетелдегі шығыстар үшін валютадағы сома және қолданылған бағам.
Осы өрістердің бірі жетіспесе, жазба не қате шотқа түседі, не бухгалтерия тобы жолды қолмен толтырады. Беру сапасы шығыс алғаш енгізілген сәттегі деректер сапасына байланысты.
Excel арқылы қолмен беру ме, әлде бухгалтерлік бағдарлама интеграциясы ма?
Шығыстар аз болса, Excel арқылы беру жеткілікті болуы мүмкін; көлем мен компаниялар саны өскен сайын бухгалтерлік бағдарлама интеграциясы қателер мен уақыт шығынын азайтады. Екі әдістің айырмашылығы көбіне бірінші айда емес, бірнеше айдан кейін көрінеді. Кестедегі интеграция бағаны жақсы құрылған интеграциядан не күту керектігін қорытады.
| Тақырып | Excel арқылы қолмен беру | Бухгалтерлік бағдарлама интеграциясы |
|---|---|---|
| Деректерді дайындау | Шығыстар экспортталады, бағандар бағдарлама үлгісіне қарай қолмен түзетіледі | Бекітілген шығыстар белгіленген ережелермен беруге дайындалады |
| Шот коды | Бухгалтер әр жолға таңдайды немесе формуламен толтырады | Сәйкестендіру ережелерінен анықталады |
| Қателерді анықтау | Әдетте импорт кезінде немесе салыстыруда байқалады | Қате жолдар бөлек кезекке жиналады, түзетіліп, қайта жіберіледі |
| Қайталап беру қаупі | Бір файлды екі рет жүктеуге болады | Берілген жол белгіленеді, екінші рет жіберілмейді |
| Қай жағдайға сай | Аз көлем, бір компания, қарапайым шоттар жоспары | Көп филиалды құрылым, еншілес компаниялар, шығыс көлемі үлкен |
Excel әдісі жаман емес; мәселе — әр ай сайын бір түрлендіруді қолмен қайталау. Logo, Mikro немесе Netsis интеграциясын іздейтін топтардың көбі бұл қайталаудың бір кезде тұрақсыз болып қалғанын байқаған топтар.
Бухгалтерлік интеграцияда шот коды қалай анықталады?
Шот коды шығыстың санаты, шығын орталығы және компаниясы сияқты мәліметтерден ережелер кестесі арқылы немесе осы мәліметтердің кодтарын біріктіру арқылы анықталады. Бухгалтерлік интеграцияның ең қиын бөлігі — деректерді тасымалдау емес, әр жолдың дұрыс шотқа түсуін қамтамасыз ету.
Екі кең таралған әдіс бар.
1. Ережелер кестесі. Әр жол шарттар комбинациясын бір шот кодымен байланыстырады. Төмендегі кодтар тек мысал, олар сіздің шоттар жоспарыңызға қарай өзгереді:
| Еншілес компания | Санат | Шығын орталығы | Белгі | Шот коды |
|---|---|---|---|---|
| A Ticaret | Тамақ | Сату | — | 760.01.001 |
| A Ticaret | Тамақ | Бас кеңсе | — | 770.01.001 |
| A Ticaret | Тұру | Сату | Клиентке бару | 760.02.004 |
| B Lojistik | Жанармай | Операциялар | — | 740.03.002 |
Ережелер кестесі анық және тексеруге ыңғайлы: жолдың неге сол шотқа түскенін кез келген адам көре алады. Кемшілігі — санаттар мен шығын орталықтары көбейген сайын жолдар саны тез өседі.
2. Кодты біріктіру. Шот коды бөліктерден құрастырылады; мысалы, шығын орталығының бас кітап (GL) коды мен санаттың GL коды қатар қойылады. Сату шығын орталығының коды 760, тамақ санатының коды 01.001 болса, нәтиже 760.01.001 болады. Шоттар жоспарыңыз осы логикамен құрылса, жүздеген жолдық кестенің орнына екі қысқа тізімді басқарасыз.
Masraff-та шығыс шоты екі әдіспен анықталады: шотты кесте бойынша анықтау (Tablodan Hesap Belirleme) және шотты егжей-тегжейлі анықтау (Detaylı Hesap Belirleme). ҚҚС шоты ҚҚС шотын анықтаудан (KDV Hesap Belirlemesi), ал қызметкер шоты (195/320) пайдаланушының ағымдағы шот коды баптауларынан алынады.
ҚҚС жағын бөлек қарастырыңыз: есепке алынатын ҚҚС әдетте бір шотта (Түркияның бірыңғай шоттар жоспарында 191) жиналады; қарсы жағы — қызметкерге берешек, есеп беретін аванс немесе жеткізуші шоты.
KKEG баптары беру кезінде қалай бөлінеді?
KKEG (Түркия салық заңнамасы бойынша салық базасынан шегерілмейтін шығыстар) сипатындағы баптар беру кезінде бөлек белгіленуі керек, сонда кезең соңында салық базасына қосылатын сома оңай табылады. Әкімшілік айыппұлдар немесе құжатсыз шығыстар — типтік мысалдар.
Іс жүзінде екі нәрсе маңызды:
- KKEG белгісін шығыс енгізілген кезде қойыңыз. Жыл соңында жүздеген жолдың ішінен бөліп алу әрі қиын, әрі қатеге бейім.
- Жолдың тек бір бөлігі KKEG болуы мүмкін. Бұл жағдайда жол беру кезінде шығыс және KKEG болып екі бөлікке бөлінеді.
KKEG қай шотта немесе баланстан тыс шотта бақыланатыны компанияға қарай өзгереді. Құқықтық негіз — Түркияның 5520 санды Корпоративтік салық туралы заңы және 193 санды Табыс салығы туралы заңы; салықтық жіктеуді әрдайым mali müşavir-мен (салық кеңесшісімен) растаңыз.
Іске қосар алдында нені тексеру керек?
Бухгалтерлік бағдарлама интеграциясын іске қоспас бұрын шоттар жоспарын сәйкестендіру, сынақ беру, қателер кезегі және кезеңді жабу процесі жеке-жеке тексерілуі керек. Төмендегі тізім бірінші айдың тосынсыйсыз өтуі үшін ең аз қадамдарды жинақтайды:
- Шоттар жоспарын сәйкестендіру: санат пен шығын орталығының әр комбинациясы бір шот кодына түсе ме? Сәйкестендірілмеген комбинация қалмауы керек.
- Контрагент және қызметкер карталары: қызметкер мен жеткізуші кодтары бухгалтерлік бағдарламадағы карталармен бірдей ме?
- Сынақ беру: өткен айдағы шығыстардың өкілдік тобын сынақ ортасына беріңіз; соманы, ҚҚС-ты, шығын орталығын және құжат нөмірін бір-бірлеп салыстырыңыз.
- Қателер кезегі: қабылданбаған жол қай жерде көрінеді, оны кім түзетеді, қалай қайта жіберіледі?
- KKEG және ҚҚС бөлінісі: KKEG белгіленген және ішінара KKEG жолдары дұрыс бөліне ме?
- Кезеңді жабу: жабылған кезеңге кеш келген шығыс қалай өңделеді? Қай күннен кейін беру келесі кезеңге ауысады?
- Жауапкершілік: беруді кім бастайды, кім бекітеді, қателерді кім қадағалайды?
Қорытынды
Шығыс деректерін бухгалтерлік бағдарламаға беру — файлды тасымалдау емес, ереже құру жұмысы. Өрістер толық жиналса, шот коды айқын ережемен анықталса, KKEG пен ҚҚС енгізу кезінде бөлінсе, беру әр айда бірдей жұмыс істейді. Masraff 20-дан астам ERP және бухгалтерлік жүйемен интеграция ұсынады; толығырақ интеграциялар бетінде. Шығыс процесін толық көру үшін Masraff шығыстарды басқару бетін қараңыз.