Sommario
Una spesa approvata non è conclusa finché non diventa una registrazione contabile. Il dipendente carica lo scontrino, il responsabile approva; ma a fine mese qualcuno deve registrare quella riga nel software di contabilità con il conto giusto, la corretta separazione dell'IVA e il giusto centro di costo. I codici del piano dei conti e le regole KKEG citati qui si riferiscono alla normativa turca (piano dei conti uniforme turco, Tekdüzen Hesap Planı, e diritto tributario turco). Questo articolo spiega passo dopo passo come i dati delle spese vengono trasferiti in un software di contabilità o in un ERP come Logo, Mikro, Netsis o SAP: quali campi passano, la differenza tra importazione Excel e integrazione con il software di contabilità, la parte più difficile — la determinazione del conto — e la checklist prima dell'avvio.
Quali dati passano al software di contabilità?
Oltre all'importo, una riga di spesa deve portare con sé nel software di contabilità l'IVA, la controparte, il centro di costo e i dati del documento. Trasferire solo l'importo totale lascia al team contabile una registrazione incompleta e rimanda la riconciliazione a fine mese.
Ogni riga trasferita contiene di solito:
- Riga di costo: data, descrizione, importo al netto dell'IVA e categoria di spesa (pasti, alloggio, trasporti, cancelleria e simili).
- IVA: aliquota e importo separati. La quota destinata all'IVA detraibile va distinta dall'importo del costo.
- Controparte o dipendente: il dipendente che ha sostenuto la spesa (per il debito verso il personale o la chiusura di un anticipo) o il fornitore che ha emesso la fattura.
- Centro di costo: il reparto, la filiale o l'unità a cui imputare il costo. I team che usano SAP in Turchia lo chiamano spesso «masraf yeri».
- Progetto: il codice progetto se i costi sono seguiti per progetto.
- Dati del documento: tipo di documento (scontrino, fattura, e-Fatura, e-Arşiv), numero, data del documento e partita IVA del venditore.
- Valuta e cambio: per le spese all'estero, l'importo in valuta e il cambio utilizzato.
Se manca uno di questi campi, la registrazione finisce sul conto sbagliato oppure il team contabile deve completarla a mano. La qualità del trasferimento dipende dalla qualità dei dati nel momento in cui la spesa viene inserita.
Importazione Excel manuale o integrazione con il software di contabilità?
Per poche spese l'importazione Excel può bastare; con l'aumento dei volumi e delle società, l'integrazione con il software di contabilità riduce errori e tempi. La differenza tra i due metodi di solito non emerge il primo mese, ma dopo qualche mese. La colonna dell'integrazione nella tabella riassume ciò che ci si deve aspettare da un'integrazione ben impostata.
| Aspetto | Importazione Excel manuale | Integrazione con il software di contabilità |
|---|---|---|
| Preparazione dei dati | Le spese vengono esportate e le colonne adattate a mano al modello del software | Le spese approvate vengono preparate per il trasferimento secondo regole definite |
| Conto contabile | Il contabile lo sceglie riga per riga o lo compila con formule | Viene determinato da regole di mappatura |
| Individuazione degli errori | Di solito emergono durante l'importazione o la riconciliazione | Le righe errate finiscono in una coda dedicata, vengono corrette e rinviate |
| Rischio di doppio trasferimento | Lo stesso file può essere caricato due volte | La riga trasferita viene contrassegnata e non viene reinviata |
| Quando è adatto | Bassi volumi, una sola società, piano dei conti semplice | Struttura con più sedi, società controllate, volumi elevati |
Il metodo Excel non è sbagliato; il problema è ripetere a mano ogni mese la stessa trasformazione. La maggior parte dei team che cercano un'integrazione Logo, Mikro o Netsis si è accorta che a un certo punto questa ripetizione non era più sostenibile.
Come si determina il conto contabile nell'integrazione?
Il conto contabile si determina a partire da categoria, centro di costo e società della spesa, con una tabella di regole oppure componendo i codici di questi elementi. La parte più difficile dell'integrazione contabile non è trasferire i dati, ma fare in modo che ogni riga finisca sul conto corretto.
I metodi più diffusi sono due.
1. Tabella di regole. Ogni riga collega una combinazione di condizioni a un conto. I codici qui sotto sono solo esempi e dipendono dal vostro piano dei conti:
| Società controllata | Categoria | Centro di costo | Etichetta | Conto |
|---|---|---|---|---|
| A Ticaret | Pasti | Vendite | — | 760.01.001 |
| A Ticaret | Pasti | Direzione generale | — | 770.01.001 |
| A Ticaret | Alloggio | Vendite | Visita cliente | 760.02.004 |
| B Lojistik | Carburante | Operazioni | — | 740.03.002 |
La tabella di regole è chiara e verificabile: chiunque può vedere perché una riga è finita su quel conto. Lo svantaggio è che il numero di righe cresce rapidamente con l'aumentare di categorie e centri di costo.
2. Composizione del codice. Il conto viene costruito da più parti; ad esempio il codice di contabilità generale (GL) del centro di costo viene affiancato al codice GL della categoria. Se il codice del centro di costo Vendite è 760 e quello della categoria Pasti è 01.001, il risultato è 760.01.001. Se il vostro piano dei conti segue questa logica, gestite due brevi elenchi invece di una tabella di centinaia di righe.
In Masraff il conto di spesa viene determinato con due metodi: determinazione del conto da tabella (Tablodan Hesap Belirleme) e determinazione dettagliata del conto (Detaylı Hesap Belirleme). Il conto IVA deriva dalla determinazione del conto IVA (KDV Hesap Belirlemesi), mentre il conto del dipendente (195/320) deriva dalle impostazioni del codice di conto corrente dell'utente.
Considerate l'IVA a parte: l'IVA detraibile di solito confluisce in un unico conto (191 nel piano dei conti uniforme turco); la contropartita è il debito verso il personale, un anticipo o il conto del fornitore.
Come si separano le voci KKEG durante il trasferimento?
Le voci KKEG (costi fiscalmente non deducibili secondo la normativa turca) devono essere contrassegnate separatamente durante il trasferimento, così a fine periodo l'importo da riprendere a tassazione si trova facilmente. Sanzioni amministrative o spese prive di documento sono esempi tipici.
In pratica contano due aspetti:
- Inserite il contrassegno KKEG al momento della registrazione della spesa. Separarle a fine anno tra centinaia di righe è difficile e soggetto a errori.
- Può essere KKEG solo una parte di una riga. In questo caso la riga viene divisa, al trasferimento, in una parte di costo e una parte KKEG.
Il conto o conto d'ordine in cui si seguono le voci KKEG varia da società a società. Il quadro normativo è costituito dalla legge n. 5520 sull'imposta sulle società e dalla legge n. 193 sull'imposta sul reddito; verificate sempre il trattamento fiscale con il vostro consulente fiscale (mali müşavir).
Cosa verificare prima di andare in produzione?
Prima di avviare l'integrazione con il software di contabilità vanno verificati separatamente la mappatura del piano dei conti, un trasferimento di prova, la coda degli errori e il processo di chiusura del periodo. L'elenco seguente raccoglie i passaggi minimi per un primo mese senza sorprese:
- Mappatura del piano dei conti: ogni combinazione di categoria e centro di costo porta a un conto? Non devono restare combinazioni senza mappatura.
- Anagrafiche di fornitori e dipendenti: i codici di dipendenti e fornitori coincidono con quelli del software di contabilità?
- Trasferimento di prova: trasferite in un ambiente di test un gruppo rappresentativo di spese di un mese passato; confrontate uno per uno importo, IVA, centro di costo e numero del documento.
- Coda degli errori: dove compare una riga rifiutata, chi la corregge, come viene reinviata?
- Separazione KKEG e IVA: le righe contrassegnate come KKEG o parzialmente KKEG vengono divise correttamente?
- Chiusura del periodo: come si gestisce una spesa arrivata dopo la chiusura? Da quale data il trasferimento passa al periodo successivo?
- Responsabilità: chi avvia il trasferimento, chi lo approva, chi segue gli errori?
Conclusione
Trasferire i dati delle spese nel software di contabilità non è un semplice spostamento di file, ma la definizione di regole. Se i campi sono completi, il conto è determinato da una regola chiara e KKEG e IVA vengono separate all'inserimento, il trasferimento funziona allo stesso modo ogni mese. Masraff offre integrazioni con più di 20 ERP e sistemi contabili; i dettagli sono nella pagina delle integrazioni. Per una visione d'insieme del processo, consultate la pagina gestione note spese di Masraff.