Netsis-ə xərc köçürmə: dekont, yoxsa faktura?

Təsdiqlənmiş xərci Netsis-ə köçürməzdən əvvəl mühasibat bir suala cavab verməlidir: bu yazılış dekont (universal yazılış sənədi), alış fakturası, yoxsa kassa əməliyyatı kimi aparılacaq? Səhv seçim ilk gün problem yaratmır. Problem ay sonunda təchizatçının qalığı tutmayanda, eyni ƏDV iki dəfə əvəzləşdiriləndə və ya kassa qalığı faktiki sayımla uyğun gəlməyəndə üzə çıxır. Bu yazı Türkiyədə Netsis istifadə edən maliyyə komandaları üçün bu qərarı sənəd növünə görə verən sadə üsul, nümunə yazılışlar və köçürmədən əvvəl yoxlama siyahısı təqdim edir.

Netsis-in ekran və menyu adları məhsula və versiyaya görə dəyişir. Aşağıdakı izah uçot məntiqinə əsaslanır; ekrandakı qarşılığını öz Netsis quraşdırmanızdan və tətbiq tərəfdaşınızdan yoxlayın.

Netsis-ə xərc köçürərkən dekont, yoxsa faktura seçilməlidir?

Netsis-də xərcin hara yazılacağını sənədin kimin adına kəsildiyi və xərci kimin ödədiyi müəyyən edir. Təchizatçı fakturası alış fakturasına, işçi xərci dekonta, kassadan ödənilən xərc kassaya gedir.

Cədvəldəki hesab kodları Türkiyənin vahid hesablar planı olan Tekdüzen Hesap Planı-na uyğundur. Onun əsası 26.12.1992 tarixli Rəsmi Qəzetdə dərc edilən və 01.01.1994-cü ildən tətbiq olunan 1 saylı Mühasibat Sisteminin Tətbiqi üzrə Ümumi Kommünikedir. Alt hesab strukturu şirkətinizə görə dəyişir.

Netsis-də dekont hansı xərclər üçün uyğundur?

Netsis-də dekont işçinin öz pulu ilə və ya iş avansı ilə ödədiyi xərcləri xərc, ƏDV və işçi hesabı ilə bir sənəddə yazmaq üçün uyğundur. Dekont eyni yazılışda bir neçə hesab növünü hərəkətə gətirə bildiyi üçün çoxsətirli xərc hesabatına yaxşı uyğun gəlir.

Praktikada bir xərc hesabatı bir dekont kimi daxil edilir. Hesabatdakı hər xərc ayrıca xərc sətri, hər ƏDV dərəcəsi ayrıca 191 sətri olur; ümumi məbləğ isə bir sətirdə işçinin hesabına kredit yazılır. Təsvir sahəsinə sənəd nömrəsini və xərc hesabatının nömrəsini yazmaq sonrakı hər üzləşdirməni asanlaşdırır.

İşçinin avansı varsa, müxbir hesab 195 İş Avansları olur və xərc avansı bağlayır. Avans yoxdursa, məbləğ şirkətin işçi üçün açdığı 320 hesabına kredit yazılır; geri ödəniş ediləndə bu hesab 100 Kasa və ya 102 Bankalar (banklar) hesabı ilə bağlanır. Avans tərəfini ətraflı görmək üçün işçi avanslarının idarə edilməsi bələdçisinə baxa bilərsiniz.

Xərc Netsis-ə nə vaxt alış fakturası kimi daxil edilməlidir?

Şirkətin adına kəsilmiş və təchizatçıya ayrıca ödəniləcək faktura Netsis-ə alış fakturası kimi daxil edilməlidir. Beləliklə, borc təchizatçının hesabında görünür və ödəniş həmin hesabdan izlənir.

Burada ən çox edilən səhv eyni sənədi iki yolla yazmaqdır. Nümunə: işçi şirkətin adına kəsilmiş otel fakturasını öz kartı ilə ödəyir. Mühasibat fakturanı gələn e-Fatura qutusundan götürüb alış fakturası kimi yazır, işçi isə eyni fakturanı xərc kimi bəyan edir. Hər iki yazılış xərc və ƏDV yazarsa, xərc şişir, ƏDV isə iki dəfə əvəzləşdirilir. Belə sənəd üçün bir yol seçin. Faktura alış fakturası kimi yazılıbsa, işçinin ödənişi təchizatçı hesabı ilə işçi hesabı arasında köçürmə (virman) yazılışı ilə bağlanır; xərc tərəfində ikinci xərc yazılışı yaranmır.

Türkiyənin 3065 saylı Əlavə Dəyər Vergisi Qanununun (Rəsmi Qəzet 02.11.1984, qüvvəyə minmə 01.01.1985) 34-cü maddəsinə görə ƏDV-nin əvəzləşdirilməsi üçün sənəd qanuni uçot kitablarına yazılmış olmalıdır. Buna görə eyni sənədin iki dəfə yazılması təkcə xərc səhvi deyil, həm də ƏDV səhvidir.

Netsis-də xərc nə vaxt kassa əməliyyatı kimi daxil edilir?

Xərc şirkət kassasından nağd ödənildikdə Netsis-də kassa əməliyyatı kimi daxil edilir. Xərc və ƏDV sətirlərinin qarşılığı birbaşa 100 Kasa hesabıdır.

Kassa yazılışı işçiyə edilən geri ödəniş üçün də istifadə olunur; lakin bu halda yazılış xərci deyil, ödənişi əks etdirir. Əvvəlcə xərc dekontla işçinin hesabına yazılır, sonra geri ödəniş kassadan ediləndə kassa əməliyyatı işçinin hesabını bağlayır. Xərci birbaşa kassaya yazıb işçi hesabını keçmək kimin hansı xərci etdiyi məlumatını itirir.

Nümunə yazılış: 120 TL-lik dayanacaq qəbzi üç fərqli yolla

Nümunə: ƏDV daxil 120 TL, 20% ƏDV-li dayanacaq qəbzi. Xərc baş ofisə aiddir. Aşağıdakı məbləğlər və hesab kodları nümunədir.

Hər üç yazılışda xərc və ƏDV sətirləri eynidir; dəyişən yalnız kredit tərəfidir. Buna görə əsl qərar "dekont, yoxsa faktura" sualından çox "borc kimədir" sualıdır: işçiyə, təchizatçıya, yoxsa ödəniş kassadan edilib?

Netsis-ə köçürmədən əvvəl yoxlama siyahısı

Köçürmə başlamazdan əvvəl bu bəndləri bir-bir yoxlayın:

1. İşçi kodları: Hər işçinin Netsis-də 195 və ya 320 hesabı varmı və kodlar xərc sistemindəkilərlə eynidirmi?
2. Xərc hesabı uyğunlaşdırması: Hər xərc kateqoriyası və xərc mərkəzi 7-ci sinif hesaba (məsələn, 760 və ya 770 alt hesabına) düşürmü?
3. ƏDV dərəcələri: Hər dərəcə ayrıca 191 alt hesabına və ya ayrıca sətrə gedirmi?
4. Sənəd nömrəsi: Eyni sənəd nömrəsi həm alış fakturasında, həm də dekontda varmı?
5. Dövr: Yazılış xərcin edildiyi dövrə düşürmü? Türkiyənin 213 saylı Vergi Prosedurası Qanununun (VUK; Rəsmi Qəzet 10.01.1961) 219-cu maddəsi əməliyyatların kitablara yazılmasını müəyyən müddətlərə bağlayır; gec gələn sənədlər üçün son qəbul günü təyin edin.
6. KKEG sətirləri: Sənəd hesab olunmayan və ya qismən xərc yazıla bilməyən maddələr ayrıca işarələnibmi? KKEG-nin (vergi məqsədləri üçün qəbul edilməyən xərclər) hansı hesabda izləniləcəyi üçün KKEG mühasibat yazılışı məqaləsinə baxa bilərsiniz.

Yazılış növü və KKEG təsnifatı şirkətin vəziyyətinə görə dəyişir; bu qərarları maliyyə məsləhətçinizlə (mali müşavir) təsdiqləyin.

Masraff-da bu necə işləyir?

Masraff yazılış Netsis-ə çatmazdan əvvəlki hissəni nizamlayır: xərc düzgün məlumatla daxil edilir, təsdiqlənir və hesablar qaydalarla müəyyən olunur.

• Ətraflı ƏDV müəyyənləşdirilməsi: Hər xərc üçün üç hesab müəyyən edilir: 7-ci sinif xərc hesabı, 191 ƏDV hesabı və işçinin 195 və ya 320 hesabı. Sənəd hesab olunmayan xərclər kimi KKEG ssenariləri də bu qaydalarla idarə olunur.
• Xərc siyasəti mühərriki: Kateqoriya, vaxt və iştirakçı sayına görə limitlər təyin edilir; aşılanda xəbərdarlıq verilir və ya proses bloklanır.
• Genişləndirilmiş təsdiq: Hədd, dərəcə (grade) və səlahiyyət ötürmə qaydaları ilə xərc hesabatı düzgün rəhbərlərə gedir.
• Faktura QR kodu ilə xərc yaratma: e-Fatura üzərindəki QR kod oxudularaq xərc yaradılır; sənəd məlumatı əllə yazılmır.
• Çıxarış üzləşdirməsi: Korporativ kart çıxarışı Excel kimi yüklənir, kart ID-si, tarix və məbləğlə xərclərlə uyğunlaşdırılır; çatışmayan sənədlər izlənir.
• Son xərc qəbul günü: Şirkətin müəyyən etdiyi son xərc qəbul günü tətbiq olunur.

Logo Netsis Masraff-ın inteqrasiya təqdim etdiyi 20-dən çox ERP və mühasibat sistemi arasındadır. Ətraflı məlumat Masraff-ın Logo Netsis inteqrasiyası səhifəsindədir. Təsdiqlənmiş xərclərin sizin Netsis quraşdırmanızda hansı yazılış növünə və hansı hesablara yazılacağını tətbiq zamanı Masraff komandası ilə dəqiqləşdirin.

Tez-tez verilən suallar

Netsis-də işçi xərci hansı modulla yazılır?

İşçinin öz pulu ilə ödədiyi xərc adətən dekontla yazılır. Xərc 7-ci sinif hesaba, ƏDV 191-ə, ümumi məbləğ isə işçinin 195 və ya 320 hesabına yazılır.

Netsis-də dekont ilə alış fakturası arasında fərq nədir?

Alış fakturası borcu təchizatçının hesabında izləyir; dekont isə xərc, ƏDV və işçi hesabı kimi fərqli hesabları bir sənəddə hərəkətə gətirir. Təchizatçıya ödəniləcək sənəd fakturaya, işçiyə ödəniləcək xərc dekonta gedir.

Şirkətin adına kəsilən faktura həm xərc, həm də alış fakturası kimi yazıla bilərmi?

Xeyr. Eyni sənəd yalnız bir dəfə yazılmalıdır; əks halda xərc şişir və ƏDV iki dəfə əvəzləşdirilir. Faktura alış fakturası kimi yazılıbsa, işçinin ödənişi köçürmə (virman) ilə bağlanır.

Netsis-də xərc üçün kassa yazılışı nə vaxt istifadə olunur?

Xərc şirkət kassasından nağd ödənildikdə və ya işçiyə geri ödəniş kassadan edildikdə kassa yazılışı istifadə olunur. Müxbir hesab 100 Kasa-dır.

Masraff Netsis ilə işləyirmi?

Bəli. Logo Netsis Masraff-ın inteqrasiya siyahısındadır. Ətraflı məlumat Logo Netsis inteqrasiyası səhifəsindədir.