Змест
Зацверджаны выдатак не лічыцца завершаным, пакуль ён не ператварыўся ў бухгалтарскі запіс. Супрацоўнік загружае чэк, кіраўнік зацвярджае; але ў канцы месяца нехта павінен унесці гэты радок у бухгалтарскую праграму з правільным кодам рахунку, правільным вылучэннем ПДВ і правільным цэнтрам выдаткаў. Коды плана рахункаў і правілы KKEG, апісаныя тут, — турэцкія (адзіны план рахункаў Турцыі, Tekdüzen Hesap Planı, і турэцкае падатковае заканадаўства). Гэты артыкул крок за крокам тлумачыць, як даныя пра выдаткі перадаюцца ў бухгалтарскую праграму або ERP, напрыклад Logo, Mikro, Netsis ці SAP: якія палі перадаюцца, чым адрозніваецца перадача праз Excel ад інтэграцыі з бухгалтарскай праграмай, як вызначыць код рахунку — самую складаную частку — і што праверыць перад запускам.
Што перадаецца пры пераносе выдаткаў у бухгалтарскую праграму?
Радок выдатку пры пераходзе ў бухгалтарскую праграму павінен несці, акрамя сумы, ПДВ, контрагента, цэнтр выдаткаў і звесткі пра дакумент. Перадача толькі агульнай сумы пакідае бухгалтэрыі няпоўны запіс і адкладае звярку на канец месяца.
Кожны перададзены радок звычайна ўтрымлівае:
- Радок выдатку: дата, апісанне, сума без ПДВ і катэгорыя выдатку (харчаванне, пражыванне, транспарт, канцтавары і г.д.).
- ПДВ: стаўка і сума асобна. Сума, што ідзе ў ПДВ да адлічэння, павінна быць аддзелена ад сумы выдатку.
- Контрагент або супрацоўнік: супрацоўнік, які зрабіў выдатак (для запазычанасці перад персаналам або закрыцця падсправаздачнага авансу), ці пастаўшчык, які выставіў рахунак.
- Цэнтр выдаткаў: аддзел, філіял або падраздзяленне, на якое адносіцца выдатак. Каманды, што працуюць у SAP у Турцыі, часта называюць гэта поле «masraf yeri».
- Праект: код праекта, калі выдаткі ўлічваюцца па праектах.
- Звесткі пра дакумент: тып дакумента (чэк, рахунак-фактура, e-Fatura, e-Arşiv), нумар, дата і падатковы нумар прадаўца.
- Валюта і курс: для выдаткаў за мяжой — сума ў валюце і выкарыстаны курс.
Калі хоць аднаго з гэтых палёў няма, запіс трапляе на няправільны рахунак або бухгалтэрыя дапаўняе радок уручную. Якасць перадачы залежыць ад якасці даных у момант першага ўводу выдатку.
Ручная перадача праз Excel ці інтэграцыя з бухгалтарскай праграмай?
Пры невялікай колькасці выдаткаў перадачы праз Excel можа хапіць; з ростам аб'ёму і колькасці кампаній інтэграцыя з бухгалтарскай праграмай зніжае кошт памылак і часу. Розніца паміж двума спосабамі часцей бачная не ў першы месяц, а праз некалькі месяцаў. Слупок інтэграцыі ў табліцы падсумоўвае, чаго варта чакаць ад добра наладжанай інтэграцыі.
| Пытанне | Ручная перадача праз Excel | Інтэграцыя з бухгалтарскай праграмай |
|---|---|---|
| Падрыхтоўка даных | Выдаткі экспартуюцца, слупкі ўручную падганяюцца пад шаблон праграмы | Зацверджаныя выдаткі рыхтуюцца да перадачы па зададзеных правілах |
| Код рахунку | Бухгалтар выбірае для кожнага радка або запаўняе формулай | Вызначаецца правіламі супастаўлення |
| Выяўленне памылак | Звычайна заўважаюцца пры імпарце або звярцы | Памылковыя радкі збіраюцца ў асобную чаргу, выпраўляюцца і адпраўляюцца паўторна |
| Рызыка паўторнай перадачы | Адзін і той жа файл можна загрузіць двойчы | Перададзены радок пазначаецца і паўторна не адпраўляецца |
| Калі падыходзіць | Невялікі аб'ём, адна кампанія, просты план рахункаў | Шмат філіялаў, даччыныя кампаніі, вялікі аб'ём выдаткаў |
Спосаб з Excel не дрэнны; праблема ў тым, што кожны месяц адно і тое ж пераўтварэнне паўтараецца ўручную. Большасць каманд, якія шукаюць інтэграцыю з Logo, Mikro ці Netsis, аднойчы заўважылі, што гэта паўтарэнне стала невыносным.
Як вызначаецца код рахунку ў бухгалтарскай інтэграцыі?
Код рахунку вызначаецца з такіх звестак, як катэгорыя выдатку, цэнтр выдаткаў і кампанія, — праз табліцу правілаў або шляхам аб'яднання кодаў гэтых звестак. Самае складанае ў бухгалтарскай інтэграцыі — не перанесці даныя, а забяспечыць, каб кожны радок трапіў на правільны рахунак.
Ёсць два распаўсюджаныя спосабы.
1. Табліца правілаў. Кожны радок звязвае камбінацыю ўмоў з кодам рахунку. Коды ніжэй — толькі прыклады і залежаць ад вашага плана рахункаў:
| Даччыная кампанія | Катэгорыя | Цэнтр выдаткаў | Метка | Код рахунку |
|---|---|---|---|---|
| A Ticaret | Харчаванне | Продажы | — | 760.01.001 |
| A Ticaret | Харчаванне | Галоўны офіс | — | 770.01.001 |
| A Ticaret | Пражыванне | Продажы | Візіт да кліента | 760.02.004 |
| B Lojistik | Паліва | Аперацыі | — | 740.03.002 |
Табліца правілаў зразумелая і праверная: кожны бачыць, чаму радок трапіў менавіта на гэты рахунак. Недахоп у тым, што колькасць радкоў хутка расце разам з колькасцю катэгорый і цэнтраў выдаткаў.
2. Складанне кода. Код рахунку збіраецца з частак; напрыклад, код галоўнай кнігі (GL) цэнтра выдаткаў ставіцца побач з кодам GL катэгорыі. Калі код цэнтра выдаткаў «Продажы» — 760, а катэгорыі «Харчаванне» — 01.001, вынік — 760.01.001. Калі ваш план рахункаў пабудаваны па такой логіцы, вы кіруеце двума кароткімі спісамі замест табліцы на сотні радкоў.
У Masraff рахунак выдатку вызначаецца двума метадамі: вызначэнне рахунку па табліцы (Tablodan Hesap Belirleme) і падрабязнае вызначэнне рахунку (Detaylı Hesap Belirleme). Рахунак ПДВ бярэцца з вызначэння рахунку ПДВ (KDV Hesap Belirlemesi), а рахунак супрацоўніка (195/320) — з налад кода разліковага рахунку (cari) карыстальніка.
ПДВ разглядайце асобна: ПДВ да адлічэння звычайна збіраецца на адным рахунку (191 у адзіным плане рахункаў Турцыі); другі бок праводкі — запазычанасць перад персаналам, падсправаздачны аванс або рахунак пастаўшчыка.
Як вылучаюцца артыкулы KKEG пры перадачы?
Артыкулы тыпу KKEG (выдаткі, якія не прымаюцца для падаткаабкладання паводле турэцкага заканадаўства) трэба асобна пазначаць пры перадачы, каб у канцы перыяду лёгка знайсці суму, што дадаецца да падатковай базы. Тыповыя прыклады — адміністрацыйныя штрафы або выдаткі без дакументаў.
На практыцы важныя два моманты:
- Стаўце адзнаку KKEG пры ўводзе выдатку. Вылучаць іх у канцы года сярод сотняў радкоў і складана, і схільна да памылак.
- KKEG можа быць толькі частка радка. У такім выпадку пры перадачы радок дзеліцца на частку выдатку і частку KKEG.
На якім рахунку або пазабалансавым рахунку ўлічваецца KKEG, залежыць ад кампаніі. Прававая аснова — Закон Турцыі № 5520 аб карпаратыўным падатку і Закон № 193 аб падатку на прыбытак; падатковую класіфікацыю заўсёды пацвярджайце ў свайго mali müşavir (падатковага кансультанта).
Што праверыць перад запускам?
Перад запускам інтэграцыі з бухгалтарскай праграмай трэба асобна праверыць супастаўленне плана рахункаў, тэставую перадачу, чаргу памылак і працэс закрыцця перыяду. Спіс ніжэй збірае мінімальныя крокі, каб першы месяц прайшоў без сюрпрызаў:
- Супастаўленне плана рахункаў: ці трапляе кожная камбінацыя катэгорыі і цэнтра выдаткаў на код рахунку? Несупастаўленых камбінацый не павінна застацца.
- Карткі контрагентаў і супрацоўнікаў: ці супадаюць коды супрацоўнікаў і пастаўшчыкоў з карткамі ў бухгалтарскай праграме?
- Тэставая перадача: перадайце ў тэставае асяроддзе рэпрэзентатыўную групу выдаткаў за мінулы месяц; параўнайце па адным суму, ПДВ, цэнтр выдаткаў і нумар дакумента.
- Чарга памылак: дзе бачны адхілены радок, хто яго выпраўляе, як ён адпраўляецца паўторна?
- Вылучэнне KKEG і ПДВ: ці правільна дзеляцца радкі з адзнакай KKEG і часткова KKEG?
- Закрыццё перыяду: што рабіць з выдаткам, які прыйшоў пасля закрыцця перыяду? Пасля якой даты перадача пераходзіць на наступны перыяд?
- Адказнасць: хто запускае перадачу, хто зацвярджае, хто сочыць за памылкамі?
Высновы
Перанос даных пра выдаткі ў бухгалтарскую праграму — гэта не перамяшчэнне файла, а пабудова правілаў. Калі палі збіраюцца цалкам, код рахунку вызначаецца зразумелым правілам, а KKEG і ПДВ вылучаюцца пры ўводзе, перадача працуе аднолькава кожны месяц. Masraff прапануе інтэграцыю з больш чым 20 ERP і бухгалтарскімі сістэмамі; падрабязнасці — на старонцы інтэграцый. Каб убачыць увесь працэс, азнаёмцеся са старонкай кіраванне выдаткамі ў Masraff.