Spesendaten in die Buchhaltungssoftware übertragen

Eine genehmigte Ausgabe ist erst erledigt, wenn sie zur Buchung geworden ist. Die Mitarbeiterin lädt den Beleg hoch, die Führungskraft genehmigt, aber am Monatsende muss jemand die Position mit dem richtigen Sachkonto, der richtigen Umsatzsteueraufteilung und der richtigen Kostenstelle in die Buchhaltungssoftware buchen. Dieser Beitrag erklärt Schritt für Schritt, wie Spesendaten in eine Buchhaltungssoftware oder ein ERP wie Logo, Mikro, Netsis oder SAP übertragen werden: welche Felder mitgehen, worin sich der manuelle Excel-Import von einer Integration unterscheidet, wie man den schwierigsten Teil – die Kontenfindung – löst und welche Checkliste vor dem Go-live hilft. Die beschriebenen Kontonummern und KKEG-Regeln folgen der türkischen Praxis, also dem türkischen Einheitskontenrahmen (Tekdüzen Hesap Planı) und dem türkischen Steuerrecht.

Was muss bei der Übertragung von Spesendaten in die Buchhaltung mitgehen?

Eine Ausgabenposition muss beim Übergang in die Buchhaltungssoftware neben dem Betrag auch Umsatzsteuer, Geschäftspartner, Kostenstelle und Belegdaten mitführen. Wer nur die Summe überträgt, hinterlässt der Buchhaltung eine unvollständige Buchung und verschiebt den Abgleich ans Monatsende.

Jede übertragene Position enthält in der Regel:

• Ausgabenposition: Datum, Beschreibung, Nettobetrag und Ausgabenkategorie (Bewirtung, Übernachtung, Fahrtkosten, Büromaterial usw.).
• Umsatzsteuer: Satz und Betrag getrennt. Der Vorsteuerbetrag muss vom Aufwandsbetrag getrennt werden.
• Geschäftspartner oder Mitarbeiter: die Person, die die Ausgabe getätigt hat (für die Verbindlichkeit gegenüber Mitarbeitenden oder die Abrechnung eines Reisekostenvorschusses), oder der Lieferant, der die Rechnung gestellt hat.
• Kostenstelle: die Abteilung, Filiale oder Einheit, der der Aufwand zugeordnet wird. Teams mit SAP nennen dieses Feld meist „Kostenstelle“ (türkisch „masraf yeri“).
• Projekt: der Projektcode, wenn Kosten projektbezogen verfolgt werden.
• Belegdaten: Belegart (Kassenbon, Rechnung, e-Fatura, e-Arşiv), Belegnummer, Belegdatum und Steuernummer des Verkäufers.
• Währung und Kurs: bei Auslandsausgaben der Fremdwährungsbetrag und der verwendete Kurs.

Fehlt eines dieser Felder, landet die Buchung entweder auf dem falschen Konto oder die Buchhaltung ergänzt die Position von Hand. Die Qualität der Übertragung hängt von der Qualität der Daten zum Zeitpunkt der Erfassung ab.

Manueller Excel-Import oder Integration der Buchhaltungssoftware?

Bei wenigen Ausgaben kann ein Excel-Import genügen; mit wachsendem Volumen und mehr Gesellschaften senkt eine Integration der Buchhaltungssoftware Fehler- und Zeitaufwand. Der Unterschied zeigt sich meist nicht im ersten Monat, sondern einige Monate später. Die Integrationsspalte der Tabelle fasst zusammen, was man von einer gut aufgesetzten Integration erwarten sollte.

Die Excel-Methode ist nicht schlecht; das Problem ist, dass dieselbe Umwandlung jeden Monat von Hand wiederholt wird. Die meisten Teams, die nach einer Logo-, Mikro- oder Netsis-Integration suchen, haben gemerkt, dass diese Wiederholung irgendwann nicht mehr tragbar ist.

Wie wird das Sachkonto bei der Buchhaltungsintegration bestimmt?

Das Sachkonto wird aus Angaben wie Ausgabenkategorie, Kostenstelle und Gesellschaft bestimmt – entweder über eine Regeltabelle oder durch Zusammensetzen der Codes dieser Angaben. Der schwierigste Teil einer Buchhaltungsintegration ist nicht der Datentransport, sondern dass jede Zeile auf dem richtigen Konto landet.

Es gibt zwei gängige Verfahren.

1. Regeltabelle. Jede Zeile verknüpft eine Kombination von Bedingungen mit einem Sachkonto. Die Kontonummern unten sind nur Beispiele und hängen von Ihrem eigenen Kontenrahmen ab:

Eine Regeltabelle ist transparent und prüfbar: Jeder sieht, warum eine Zeile auf einem bestimmten Konto gelandet ist. Der Nachteil: Mit mehr Kategorien und Kostenstellen wächst die Zahl der Zeilen schnell.

2. Zusammengesetzter Code. Das Sachkonto wird aus Teilen gebildet, zum Beispiel indem der GL-Code der Kostenstelle und der GL-Code der Kategorie aneinandergereiht werden. Hat die Kostenstelle Vertrieb den Code 760 und die Kategorie Bewirtung den Code 01.001, ergibt sich 760.01.001. Ist Ihr Kontenrahmen nach dieser Logik aufgebaut, pflegen Sie zwei kurze Listen statt einer Tabelle mit Hunderten Zeilen.

In Masraff wird das Aufwandskonto nach zwei Methoden bestimmt: Kontenfindung per Tabelle (Tablodan Hesap Belirleme) und detaillierte Kontenfindung (Detaylı Hesap Belirleme). Das Umsatzsteuerkonto ergibt sich aus der Umsatzsteuer-Kontenfindung (KDV Hesap Belirlemesi), das Mitarbeiterkonto (195/320) aus den Einstellungen zum Personenkontocode des Nutzers.

Denken Sie die Umsatzsteuer separat: Die Vorsteuer wird meist auf einem einzigen Konto gesammelt (191 im türkischen Einheitskontenrahmen); die Gegenseite ist eine Verbindlichkeit gegenüber Mitarbeitenden, ein Reisekostenvorschuss oder das Lieferantenkonto.

Wie werden KKEG-Posten bei der Übertragung getrennt?

Posten, die als KKEG gelten (im türkischen Steuerrecht steuerlich nicht abzugsfähige Aufwendungen, die der Bemessungsgrundlage wieder hinzugerechnet werden), sollten bei der Übertragung gesondert gekennzeichnet werden, damit der hinzuzurechnende Betrag am Periodenende leicht zu finden ist. Typische Beispiele sind Bußgelder und Ausgaben ohne Beleg.

In der Praxis zählen zwei Punkte:

• Setzen Sie die KKEG-Kennzeichnung bereits bei der Erfassung. Hunderte Zeilen am Jahresende zu durchsuchen ist mühsam und fehleranfällig.
• Manchmal ist nur ein Teil einer Zeile KKEG. Dann wird die Zeile bei der Übertragung in einen Aufwands- und einen KKEG-Teil aufgeteilt.

Auf welchem Konto oder Nebenkonto KKEG verfolgt werden, ist von Unternehmen zu Unternehmen verschieden. Rechtlicher Rahmen sind das türkische Körperschaftsteuergesetz Nr. 5520 und das Einkommensteuergesetz Nr. 193; klären Sie die steuerliche Einordnung immer mit Ihrem mali müşavir (Steuerberater).

Was sollte vor dem Go-live geprüft werden?

Bevor eine Integration der Buchhaltungssoftware live geht, sollten Kontenzuordnung, Testübertragung, Fehlerwarteschlange und Periodenabschluss jeweils einzeln geprüft werden. Die folgende Liste bündelt die Mindestschritte für einen ersten Monat ohne Überraschungen:

1. Kontenzuordnung: Führt jede Kombination aus Kategorie und Kostenstelle zu einem Sachkonto? Keine Kombination darf ohne Zuordnung bleiben.
2. Geschäftspartner- und Mitarbeiterstammdaten: Stimmen die Codes von Mitarbeitenden und Lieferanten mit den Stammdaten in der Buchhaltungssoftware überein?
3. Testübertragung: Übertragen Sie eine repräsentative Auswahl von Ausgaben eines vergangenen Monats in eine Testumgebung und vergleichen Sie Betrag, Umsatzsteuer, Kostenstelle und Belegnummer Zeile für Zeile.
4. Fehlerwarteschlange: Wo erscheint eine abgewiesene Zeile, wer korrigiert sie und wie wird sie erneut gesendet?
5. KKEG- und Umsatzsteueraufteilung: Werden als KKEG gekennzeichnete und teilweise KKEG-Zeilen korrekt aufgeteilt?
6. Periodenabschluss: Wie wird eine Ausgabe behandelt, die für eine bereits abgeschlossene Periode zu spät kommt? Ab welchem Datum rutscht die Übertragung in die nächste Periode?
7. Verantwortung: Wer stößt die Übertragung an, wer genehmigt sie und wer verfolgt Fehler?

Fazit

Spesendaten in die Buchhaltungssoftware zu übertragen ist keine Frage des Dateitransports, sondern eine Frage klarer Regeln. Werden die Felder vollständig erfasst, das Sachkonto nach einer eindeutigen Regel bestimmt und KKEG sowie Umsatzsteuer schon bei der Erfassung getrennt, läuft die Übertragung jeden Monat gleich. Masraff bietet Integrationen mit mehr als 20 ERP- und Buchhaltungssystemen; Details auf der Integrationsseite. Den gesamten Spesenprozess sehen Sie unter Spesenmanagement mit Masraff.