Cum transferi cheltuielile în programul de contabilitate

O cheltuială aprobată nu este încheiată până nu devine înregistrare contabilă. Angajatul încarcă bonul, managerul aprobă, dar la sfârșitul lunii cineva trebuie să înregistreze acea linie în programul de contabilitate cu contul corect, cu TVA-ul separat corect și pe centrul de cost corect. Codurile de cont și regulile KKEG din acest articol sunt cele din Turcia: exemplele urmează planul de conturi unic turcesc (Tekdüzen Hesap Planı) și legislația fiscală turcă. Articolul explică pas cu pas cum ajung datele despre cheltuieli într-un program de contabilitate sau ERP precum Logo, Mikro, Netsis sau SAP: ce câmpuri se transferă, diferența dintre importul din Excel și integrarea cu programul de contabilitate, partea cea mai grea, adică stabilirea contului, și lista de verificare înainte de lansare.

Ce se transferă când datele despre cheltuieli ajung în programul de contabilitate?

O linie de cheltuială trebuie să ducă în programul de contabilitate, pe lângă sumă, și TVA-ul, terțul, centrul de cost și datele documentului. Dacă transferi doar totalul, echipa de contabilitate rămâne cu o înregistrare incompletă, iar potrivirea se amână până la sfârșitul lunii.

Fiecare linie transferată conține de obicei:

• Linia de cheltuială: data, descrierea, suma fără TVA și categoria (masă, cazare, transport, papetărie etc.).
• TVA: cota și suma, separat. Suma care merge la TVA deductibil trebuie separată de suma cheltuielii.
• Terț sau angajat: angajatul care a făcut cheltuiala (pentru datoria față de personal sau decontarea avansului) sau furnizorul care a emis factura.
• Centru de cost: departamentul, sucursala sau unitatea pe care se înregistrează cheltuiala. Echipele care lucrează în SAP îi spun de regulă „masraf yeri” în turcă, adică loc de cost.
• Proiect: codul proiectului, dacă costurile se urmăresc pe proiecte.
• Datele documentului: tipul documentului (bon, factură, e-Fatura, e-Arşiv), numărul, data și codul fiscal al vânzătorului.
• Moneda și cursul: pentru cheltuielile din străinătate, suma în valută și cursul folosit.

Dacă unul dintre aceste câmpuri lipsește, înregistrarea fie ajunge în contul greșit, fie echipa de contabilitate completează linia manual. Calitatea transferului depinde de calitatea datelor din momentul în care cheltuiala a fost introdusă.

Import manual din Excel sau integrare cu programul de contabilitate?

Pentru un volum mic de cheltuieli, transferul prin Excel poate fi suficient; pe măsură ce cresc volumul și numărul de firme, integrarea cu programul de contabilitate reduce erorile și timpul pierdut. Diferența dintre cele două metode se vede de obicei după câteva luni, nu în prima. Coloana despre integrare rezumă ce ar trebui să ofere o integrare bine configurată.

Metoda Excel nu este rea; problema este că aceeași conversie se repetă manual în fiecare lună. Majoritatea echipelor care caută integrare cu Logo, Mikro sau Netsis au ajuns la concluzia că această repetiție nu mai poate fi susținută.

Cum se stabilește contul contabil în integrarea contabilă?

Contul contabil se stabilește din date precum categoria cheltuielii, centrul de cost și firma, fie printr-un tabel de reguli, fie prin compunerea codurilor acestora. Partea cea mai grea a integrării contabile nu este transferul datelor, ci ca fiecare linie să ajungă în contul corect.

Există două metode obișnuite.

1. Tabelul de reguli. Fiecare rând leagă o combinație de condiții de un cont contabil. Codurile de mai jos sunt doar exemple din planul de conturi turcesc și diferă în funcție de propriul plan de conturi:

Tabelul de reguli este clar și ușor de auditat: oricine vede de ce o linie a ajuns într-un anumit cont. Dezavantajul este că numărul de rânduri crește rapid pe măsură ce cresc categoriile și centrele de cost.

2. Compunerea codului. Contul se construiește din părți; de exemplu, codul GL al centrului de cost se alătură codului GL al categoriei. Dacă centrul de cost Vânzări are codul 760, iar categoria Masă are 01.001, rezultatul este 760.01.001. Dacă planul de conturi este construit după această logică, gestionezi două liste scurte în loc de un tabel cu sute de rânduri.

În Masraff, contul de cheltuieli se stabilește prin două metode: determinarea contului din tabel (Tablodan Hesap Belirleme) și determinarea detaliată a contului (Detaylı Hesap Belirleme). Contul de TVA provine din determinarea contului de TVA (KDV Hesap Belirlemesi), iar contul angajatului (195/320) din setările codului de cont curent al utilizatorului.

Tratați separat partea de TVA: TVA-ul deductibil se adună de obicei într-un singur cont (191 în planul de conturi unic turcesc), iar contrapartida este datoria față de personal, avansul de trezorerie sau contul furnizorului.

Cum se separă elementele KKEG la transfer?

Elementele KKEG (cheltuieli nedeductibile potrivit legii fiscale turce) trebuie marcate separat la transfer, astfel încât suma care se adaugă la baza impozabilă să fie găsită ușor la sfârșitul perioadei. Amenzile administrative sau cheltuielile fără document sunt exemple tipice.

În practică, două lucruri contează:

• Puneți marcajul KKEG când se introduce cheltuiala. Separarea lor dintre sute de linii la sfârșitul anului este dificilă și predispusă la erori.
• Doar o parte dintr-o linie poate fi KKEG. În acest caz, linia se împarte la transfer în două: cheltuială și KKEG.

Contul sau contul în afara bilanțului în care se urmăresc elementele KKEG diferă de la o firmă la alta. Cadrul legal este Legea nr. 5520 privind impozitul pe profit și Legea nr. 193 privind impozitul pe venit din Turcia; confirmați întotdeauna încadrarea fiscală cu consultantul fiscal (mali müşavir).

Ce trebuie verificat înainte de lansare?

Înainte ca integrarea cu programul de contabilitate să intre în producție, trebuie verificate separat maparea planului de conturi, transferul de test, coada de erori și fluxul de închidere a perioadei. Lista de mai jos adună pașii minimi pentru o primă lună fără surprize:

1. Maparea planului de conturi: Fiecare combinație de categorie și centru de cost ajunge într-un cont? Nu trebuie să rămână combinații nemapate.
2. Fișele de terți și de angajați: Codurile angajaților și furnizorilor coincid cu fișele din programul de contabilitate?
3. Transferul de test: Transferați într-un mediu de test un set reprezentativ de cheltuieli dintr-o lună trecută; comparați una câte una suma, TVA-ul, centrul de cost și numărul documentului.
4. Coada de erori: Unde apare o linie respinsă, cine o corectează și cum se retrimite?
5. Separarea KKEG și TVA: Liniile marcate KKEG și cele parțial KKEG se împart corect?
6. Închiderea perioadei: Cum se tratează o cheltuială care sosește după închiderea perioadei? După ce dată transferul trece în perioada următoare?
7. Responsabilitate: Cine pornește transferul, cine îl aprobă și cine urmărește erorile?

Concluzie

Transferul cheltuielilor în programul de contabilitate nu este o mutare de fișiere, ci construirea unor reguli. Dacă toate câmpurile sunt colectate, contul se stabilește printr-o regulă clară, iar KKEG și TVA-ul se separă la introducere, transferul funcționează la fel în fiecare lună. Masraff oferă integrare cu peste 20 de sisteme ERP și de contabilitate; detalii pe pagina de integrări. Pentru întregul proces de cheltuieli, vedeți pagina gestionarea cheltuielilor cu Masraff.