Как се прехвърлят разходите в счетоводната програма

Одобреният разход не е приключен, докато не се превърне в счетоводна операция. Служителят качва касовата бележка, мениджърът одобрява, но в края на месеца някой трябва да осчетоводи реда в счетоводната програма с правилната сметка, правилното разделяне на ДДС и правилния разходен център. Тази статия обяснява стъпка по стъпка как данните за разходите се прехвърлят в счетоводна програма или ERP като Logo, Mikro, Netsis или SAP: кои полета се пренасят, с какво ръчният импорт от Excel се различава от интеграцията със счетоводна програма, как се решава най-трудната част – определянето на сметката, и какъв е контролният списък преди старта. Описаните кодове на сметки и правилата за KKEG следват турската практика: турския Единен сметкоплан (Tekdüzen Hesap Planı) и турското данъчно законодателство.

Какво се пренася при прехвърлянето на разходите в счетоводната програма?

При прехвърляне в счетоводната програма всеки разходен ред трябва да носи освен сумата и ДДС, контрагента, разходния център и данните за документа. Ако се прехвърля само общата сума, счетоводният екип получава непълен запис, а равняването се отлага за края на месеца.

Всеки прехвърлен ред обикновено съдържа:

• Разходен ред: дата, описание, сума без ДДС и категория на разхода (храна, нощувки, транспорт, канцеларски материали и т.н.).
• ДДС: ставка и сума поотделно. Сумата за ДДС с право на приспадане трябва да е отделена от сумата на разхода.
• Контрагент или служител: служителят, извършил разхода (за задължение към персонала или за приключване на служебен аванс), или доставчикът, издал фактурата.
• Разходен център: отделът, клонът или звеното, към което се отнася разходът. Екипите, работещи със SAP, обикновено наричат това поле „cost center“ (на турски „masraf yeri“).
• Проект: кодът на проекта, ако разходите се следят по проекти.
• Данни за документа: вид документ (касова бележка, фактура, e-Fatura, e-Arşiv), номер, дата и данъчен номер на продавача.
• Валута и курс: при разходи в чужбина – сумата във валута и използваният курс.

Ако някое от тези полета липсва, записът или попада в грешна сметка, или счетоводният екип го допълва ръчно. Качеството на прехвърлянето зависи от качеството на данните в момента, в който разходът е въведен за първи път.

Ръчен импорт от Excel или интеграция със счетоводна програма?

При малък брой разходи импортът от Excel може да е достатъчен; с нарастването на обема и броя на дружествата интеграцията със счетоводната програма намалява разходите за грешки и време. Разликата между двата метода обикновено се вижда не през първия месец, а няколко месеца по-късно. Колоната за интеграцията в таблицата обобщава какво трябва да очаквате от добре изградена интеграция.

Методът с Excel не е лош; проблемът е, че същото преобразуване се повтаря ръчно всеки месец. Повечето екипи, които търсят интеграция с Logo, Mikro или Netsis, са стигнали до извода, че това повторение вече не е устойчиво.

Как се определя сметката при счетоводната интеграция?

Сметката се определя от данни като категорията на разхода, разходния център и дружеството – чрез таблица с правила или чрез съединяване на кодовете на тези данни. Най-трудното в счетоводната интеграция не е пренасянето на данните, а това всеки ред да попадне в правилната сметка.

Има два разпространени метода.

1. Таблица с правила. Всеки ред свързва комбинация от условия с код на сметка. Кодовете по-долу са само примерни и зависят от вашия сметкоплан:

Таблицата с правила е прозрачна и подлежи на проверка: всеки може да види защо даден ред е попаднал в съответната сметка. Недостатъкът е, че броят на редовете бързо расте с увеличаването на категориите и разходните центрове.

2. Съставяне на кода. Кодът на сметката се сглобява от части – например GL кодът на разходния център и GL кодът на категорията се поставят един до друг. Ако кодът на разходен център „Продажби“ е 760, а на категория „Храна“ е 01.001, резултатът е 760.01.001. Ако сметкопланът ви е изграден по тази логика, управлявате два кратки списъка вместо таблица със стотици редове.

В Masraff разходната сметка се определя по два метода: определяне на сметката от таблица (Tablodan Hesap Belirleme) и подробно определяне на сметката (Detaylı Hesap Belirleme). Сметката за ДДС идва от определянето на сметката за ДДС (KDV Hesap Belirlemesi), а сметката на служителя (195/320) – от настройките за кода на текущата сметка на потребителя.

Мислете за ДДС отделно: ДДС с право на приспадане обикновено се събира в една сметка (191 в турския Единен сметкоплан), а насрещната страна е задължение към персонала, служебен аванс или сметката на доставчика.

Как се отделят KKEG позициите при прехвърлянето?

Позициите, които са KKEG (по турското данъчно право – непризнати за данъчни цели разходи, които се добавят обратно към данъчната основа), трябва да се маркират отделно при прехвърлянето, за да се намира лесно сумата за добавяне в края на периода. Типични примери са административните глоби и разходите без документ.

На практика са важни две неща:

• Поставяйте маркера KKEG при въвеждането на разхода. Отсяването сред стотици редове в края на годината е трудно и води до грешки.
• Само част от реда може да е KKEG. Тогава при прехвърлянето редът се разделя на разходна част и KKEG част.

В коя сметка или задбалансова сметка се следят KKEG зависи от дружеството. Правната рамка са турският Закон за корпоративния данък № 5520 и Законът за данъка върху доходите № 193; винаги потвърждавайте данъчната класификация с вашия mali müşavir (дипломиран счетоводител).

Какво да проверите преди старта?

Преди интеграцията със счетоводната програма да бъде пусната, трябва поотделно да се проверят съпоставянето със сметкоплана, тестовото прехвърляне, опашката за грешки и процесът по приключване на периода. Списъкът по-долу събира минималните стъпки за първи месец без изненади:

1. Съпоставяне със сметкоплана: Всяка комбинация от категория и разходен център води ли до код на сметка? Не бива да остават несъпоставени комбинации.
2. Контрагенти и служители: Кодовете на служителите и доставчиците съвпадат ли с картоните в счетоводната програма?
3. Тестово прехвърляне: Прехвърлете представителна група разходи от минал месец в тестова среда и сравнете ред по ред сумата, ДДС, разходния център и номера на документа.
4. Опашка за грешки: Къде се показва отхвърленият ред, кой го коригира и как се изпраща отново?
5. Разделяне на KKEG и ДДС: Правилно ли се разделят редовете, маркирани като KKEG, и частично KKEG редовете?
6. Приключване на периода: Как ще се третира разход, пристигнал късно за приключен период? След коя дата прехвърлянето минава в следващия период?
7. Отговорност: Кой стартира прехвърлянето, кой го одобрява и кой следи грешките?

Заключение

Прехвърлянето на разходите в счетоводната програма не е пренасяне на файлове, а изграждане на правила. Ако полетата се събират изцяло, сметката се определя по ясно правило, а KKEG и ДДС се отделят още при въвеждането, прехвърлянето работи по един и същ начин всеки месец. Masraff предлага интеграции с повече от 20 ERP и счетоводни системи; подробности има на страницата с интеграции. За целия процес по разходите вижте управлението на разходи с Masraff.