Masraff pentru sectorul educațional

Pentru fiecare departament puteți defini un buget separat. Consumabilele de laborator ale facultății de inginerie, linia de evenimente a facultății de științe sociale, alocația pentru munca de teren a științelor sănătății — fiecare pe o poziție separată, cu propriul plafon. Șeful de departament își vede din pagina proprie bugetul rămas și ce linie s-a epuizat; când apare o solicitare care ar depăși bugetul, sistemul avertizează și o transmite decanatului împreună cu justificarea „de ce s-a depășit”. La final de an, raportul „cine ce a cheltuit” nu se asamblează manual, ci este gata.

Participarea cadrului didactic la conferințe interne sau internaționale, cercetarea pe teren, deplasarea sabatică și vizita unui vorbitor invitat sunt definite în categorii distincte. Din ce sursă de finanțare provine fiecare deplasare se stabilește de la început: grant de cercetare, alocația de dezvoltare academică a universității, fond din donații, venituri din fondul rulant, bugetul fundației. Când cadrul didactic solicită un avans, acesta se scade din aceeași sursă; la întoarcere se încarcă bonurile, iar soldul rămas se închide automat. Nu mai trebuie să răscoliți dosare după trei luni ca să vă amintiți din ce bani a fost plătită deplasarea.

Costul unui simpozion sau al unui atelier se adună într-o singură poziție: de la biletul de avion al vorbitorului invitat la bugetul de catering, de la chiria sălii la lucrările de design și tipar. Se deschide un cod de eveniment; toate cheltuielile aferente se înregistrează pe acest cod. Când evenimentul se încheie, la întrebarea „cât a costat” se răspunde în cinci minute, iar suma intră direct în raportul anual de activitate academică. Dacă la eveniment contribuie mai multe departamente, cheltuielile centrale se distribuie între ele după proporții stabilite în prealabil.

Fluxul de aprobare se construiește după structura instituției. Solicitarea de consumabile a unui asistent de cercetare: secretariatul departamentului → șeful de departament → prodecan → serviciul financiar. Cheltuiala de reprezentare a decanului: prorector → secretar general → contabil. La universitățile finanțate din fundații, pozițiile care necesită aprobarea consiliului de administrație pot fi trecute printr-o etapă separată. Fiecare aprobator își vede de pe telefon solicitările aflate la rând și le aprobă — lanțul de aprobări nu se blochează, iar solicitările celui aflat în concediu sunt delegate automat unui coleg.

Pe parcursul anului aveți oricând la îndemână: cât s-a cheltuit din fiecare sursă de finanțare, ce departament are buget rămas, care a fost costul fiecărui eveniment. Să oferiți unui donator un raport „fondul dumneavoastră a fost cheltuit pe aceste poziții”, să pregătiți o prezentare pentru comisia fondului rulant, să extrageți date pentru un audit de reglementare — toate se obțin dintr-un singur clic în meniul de rapoarte. Fiecare mișcare are o înregistrare auditabilă: cine a solicitat, cine a aprobat, ce document a fost încărcat, când a ajuns la contabilitate. Universitățile finanțate din fundații nu mai trebuie să pregătească un dosar separat pentru raportarea anuală de audit.

Pentru a prezenta Masraff instituției dumneavoastră este suficient un demo de 30 de minute. Împărtășiți-ne structura departamentelor, sursele de finanțare și ierarhia de aprobare, iar noi configurăm sistemul după instituția dumneavoastră.