Gestionarea avansurilor

1. Solicitare: Angajatul introduce în formular suma, moneda, tipul de avans și justificarea.
2. Aprobare: Formularul intră în fluxul de aprobare definit pentru tipul respectiv de avans. Managerii aprobă solicitarea de pe mobil.
3. Transfer: Avansul aprobat este transferat în contabilitate și în ERP.
4. Decontare: Cheltuielile făcute de angajat din avans sunt scăzute din soldul avansului pe măsură ce sunt adăugate în formularul de cheltuieli.
5. Închidere: Soldul rămas deschis este vizibil pe persoană și pe tip de avans; contabilitatea urmărește dintr-un singur ecran ce avansuri nu au fost închise.

Puteți defini subtipuri de avans cu denumirile folosite de compania dvs., de exemplu Intern, Extern și Avans de serviciu. Pentru fiecare subtip se stabilesc un cont analitic separat, un flux de aprobare separat și o politică de cheltuieli separată. Soldurile sunt urmărite, de asemenea, separat pentru fiecare subtip. Astfel, regulile de aprobare ale avansului pentru o călătorie în străinătate sunt gestionate independent de cele ale avansului de serviciu intern.

Formularul de călătorie poate fi deschis cu sau fără avans. La o călătorie cu avans, avansul acordat pentru călătorie și cheltuielile înregistrate în timpul acesteia se regăsesc în aceeași înregistrare. Astfel, la închiderea călătoriei este clar cât din avans a fost cheltuit și cât a rămas deschis.

Înregistrările de avans și de decontare sunt transferate în sistemul contabil prin integrarea ERP. Masraff funcționează integrat cu peste 20 de sisteme ERP, printre care SAP, Oracle, Logo, Mikro și Netsis. La sfârșitul lunii, în loc să potriviți manual conturile de avans, este suficient să verificați soldul din sistem.