Xərc kateqoriyaları necə qurulur? Nümunə siyahı

İşçinin qəbzi yükləyərkən seçdiyi kateqoriya həmin xərcin ay sonunda hansı xərc hesabına düşəcəyini, hansı limitə ilişəcəyini və hesabatda hansı sətirdə görünəcəyini müəyyən edir. Kateqoriya siyahısı pis qurulduqda eyni taksi qəbzi bir ay "Nəqliyyat", növbəti ay "Digər" kimi daxil edilir; mühasibat komandası da hər sətri əl ilə düzəldir.

Bu yazı Türkiyədə şirkət xərc maddələrini xərc kateqoriyalarına necə çevirəcəyinizi izah edir: kateqoriya ilə xərc hesabı arasındakı fərq, quraşdırma addımları, nümunə kateqoriya siyahısı, Türkiyənin vahid hesablar planı olan Tekdüzen Hesap Planı-na görə hesab uyğunlaşdırması və siyahının zamanla necə aktual saxlanacağı.

Xərc kateqoriyası nədir, xərc hesabından fərqi nədir?

Xərc kateqoriyası işçinin xərci təsvir etmək üçün seçdiyi etiketdir; xərc hesabı isə mühasibatın həmin xərci qeydə aldığı hesab planı kodudur. İkisi bir-birinə bağlıdır, amma eyni şey deyil.

İşçi "Yemək", "Yaşayış" və ya "Avtodayanacaq" kimi başa düşdüyü bir adı seçir. Mühasibat isə eyni xərci 760 və ya 770 kimi bir hesaba və onun alt hesabına yazır. Yaxşı qurulmuş sistemdə işçi hesab kodunu heç görmür; kateqoriya, xərc mərkəzi və şirkət məlumatı bir qayda vasitəsilə düzgün hesaba çevrilir.

Bu fərq vacibdir, çünki kateqoriya siyahısı işçinin dili ilə, hesab planı isə mühasibatın dili ilə yazılır. İkisini bir siyahıya sıxışdırmaq ya işçinin anlamadığı kateqoriya adlarına, ya da mühasibatın istifadə edə bilmədiyi qeydlərə gətirib çıxarır.

Xərc kateqoriyaları necə qurulur?

Xərc kateqoriyaları şirkətin real xərc tarixçəsindən başlayaraq, hər kateqoriyaya bir məna və bir hesab qaydası verilməklə qurulur. Aşağıdakı addımlar əksər orta ölçülü şirkətlər üçün kifayət qədər çərçivə yaradır:

1. Keçmiş xərcləri çıxarın. Son 12 ayın xərc qəbzlərini və ya mühasibat qeydlərini çıxarın və ən çox təkrarlanan xərc növlərini qruplaşdırın.
2. İşçinin dili ilə adlandırın. "Kənardan alınan fayda və xidmətlər" əvəzinə "Kargo və kuryer" yazın. Kateqoriya adı qəbzə baxan birinin tərəddüd etmədən seçə biləcəyi qədər aydın olmalıdır.
3. Hər kateqoriyaya bir məna verin. "Nəqliyyat" həm taksini, həm də təyyarə biletini əhatə edirsə, hesabatda səfər xərcini ayrıca görə bilməzsiniz. Şəhərdaxili və şəhərlərarası nəqliyyatı ayırın.
4. Vergi baxımından fərqli olanları ayırın. ƏDV dərəcəsi, çıxılma hüququ və ya Türkiyədə qanunən qəbul edilməyən xərclər (KKEG) baxımından fərqli davranan xərcləri ayrıca kateqoriyada saxlayın.
5. Kateqoriya ilə xərc mərkəzini qarışdırmayın. "Satış yeməyi" və "HR yeməyi" adlı iki kateqoriya açmaq əvəzinə bir "Yemək" kateqoriyasından istifadə edin; departamenti xərc mərkəzi sahəsi daşısın.
6. "Digər" kateqoriyasını məhdudlaşdırın. İzah məcburi olsun və bu kateqoriyaya düşən sətirləri hər ay nəzərdən keçirin.

Nümunə xərc kateqoriyaları siyahısı

Aşağıdakı siyahı orta ölçülü şirkətin xərc formasında istifadə oluna biləcək başlanğıc təklifidir. Hesab sütunu yalnız nümunədir; öz hesab planınıza və maliyyə məsləhətçinizin rəyinə görə dəyişir.

İlk quraşdırmada siyahını qısa saxlamaq daha təhlükəsizdir. İşçilər bir kateqoriyanı tez-tez səhv seçirlərsə, problem adətən kateqoriyaların azlığında deyil, adların qeyri-müəyyənliyindədir.

Xərc maddələri Tekdüzen Hesap Planı-nda hara düşür?

Türkiyədə Tekdüzen Hesap Planı-nın 7/A variantında xərc maddələri funksiya əsasında 7xx hesablarına düşür; əsas hesabı adətən xərc mərkəzi, alt hesabı kateqoriya müəyyən edir.

Tekdüzen Hesap Planı 1 saylı Mühasibat Sisteminin Tətbiqi üzrə Ümumi Təbliğ (Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği) ilə tənzimlənir (Rəsmi Qəzet, 26.12.1992; qüvvəyə minmə 01.01.1994). Təbliğ xərc hesabları üçün iki variant təklif edir:

• 7/A variantı (funksiya əsası): Xərclər aid olduqları funksiyaya görə izlənir. Məsələn, satış komandasının yemək xərci 760 Marketinq, Satış və Paylama Xərclərinə, baş ofisin yemək xərci 770 Ümumi İdarəetmə Xərclərinə düşür. İstehsal və ya xidmət istehsalı ilə bağlı xərclər 71x–74x, tədqiqat və inkişaf xərcləri 750 hesablarında izlənir.
• 7/B variantı (növ əsası): Xərclər növlərinə görə 790–798 hesablarında izlənir; məsələn, 793 Kənardan Alınan Fayda və Xidmətlər, 794 Müxtəlif Xərclər.

Xərc qeydinin digər tərəfləri də sabitdir: çıxılacaq ƏDV 191 İndirilecek KDV (çıxılacaq ƏDV) hesabına, işçiyə geri ödəniş borcu isə şirkətin seçiminə görə 195 İş Avansları (iş avansları) və ya 320 Satıcılar (satıcılar) hesabındakı işçi carisinə yazılır.

Nümunə qeyd: Baş ofisdə çalışan birinin 120 TL-lik, 20% ƏDV-li dayanacaq qəbzi (nümunə məbləğ):

KKEG xarakterli maddələr əlavə olaraq 689 Digər Qeyri-adi Xərc və Zərərlər hesabında izlənir və dövr sonunda Türkiyənin 5520 saylı Korporativ Vergi Qanununun 11-ci maddəsinə əsasən vergi bazasına əlavə edilir. Ətraflı məlumat üçün KKEG mühasibat qeydi bələdçimizə baxa bilərsiniz. Hansı variantdan istifadə etdiyinizi və kateqoriya–hesab uyğunlaşdırmanızı mütləq maliyyə məsləhətçinizlə (mali müşavir) təsdiqləyin.

Xərc kateqoriyası siyahısı necə aktual saxlanılır?

Xərc kateqoriyası siyahısı ildə ən azı bir dəfə və hesab planı dəyişəndə nəzərdən keçirilərək aktual saxlanılır; istifadə olunmayan kateqoriyalar silinmir, istifadədən çıxarılır.

Silmək əvəzinə bağlamaq vacibdir: keçmiş xərclər həmin kateqoriyaya bağlıdır və hesabatların ardıcıl qalması üçün kateqoriya qeydi saxlanmalıdır. Nəzərdən keçirmə zamanı bu yoxlama siyahısından istifadə edə bilərsiniz:

• "Digər" kateqoriyasına düşən sətirlər müəyyən bir növdə cəmlənirmi? Cəmlənirsə, yeni kateqoriya lazım ola bilər.
• Son 12 ayda heç istifadə olunmamış kateqoriya varmı?
• İki kateqoriya daim bir-birinin yerinə seçilirmi? Birləşdirmək və ya adı dəqiqləşdirmək lazım ola bilər.
• Hesab planında açılan və ya bağlanan hesab kateqoriya uyğunlaşdırmasına təsir edirmi?
• Kateqoriya üzrə limitlər hələ aktualdırmı? Limit müəyyənləşdirmək üçün xərc siyasəti bələdçimizə baxa bilərsiniz.

Masraff-da necə işləyir?

Masraff-da kateqoriya hər xərcin standart sahələrindən biridir; işçi veb portaldan və ya mobil tətbiqdən xərc daxil edərkən kateqoriyanı seçir. Kateqoriya siyahısı şirkətin öz strukturuna görə müəyyən edilir və xərc mərkəzi, etiket və layihə kodu kimi sahələrlə birlikdə istifadə olunur.

Kateqoriyanın hansı hesaba düşəcəyi mühasibat tərəfində müəyyən edilir. Xərc hesabı Cədvəldən Hesab Təyini və ya Ətraflı Hesab Təyini ilə, ƏDV hesabı ƏDV Hesab Təyini ilə, işçi hesabı (195/320) isə istifadəçinin cari kod ayarlarından gəlir. Ətraflı ƏDV Təyini KKEG ssenarilərini də əhatə edir. Quraşdırmanın təfərrüatları Masraff-da hesab uyğunlaşdırması səhifəsindədir.

Kateqoriya nəzarət tərəfində də istifadə olunur:

• Xərc Siyasəti Mühərriki: Hər kateqoriya üçün limit müəyyən edilə bilər; aşma halında yalnız xəbərdarlıq göstərilir və ya proses bloklanır.
• Təkmil Təsdiq: Təsdiq axını kateqoriyaya görə qurula bilər; məsələn, müəyyən məbləğdən yuxarı yemək xərcləri əlavə təsdiqləyiciyə gedir.
• Kateqoriyaları Blokla: Müəyyən kateqoriyaları istifadədən çıxarır. Artıq istifadə olunmayan kateqoriyanı bağlamaq üçün bu funksiyadan istifadə olunur.

Masraff 20-dən çox ERP və mühasibat sistemi ilə inteqrasiya təklif edir; kateqoriya və hesab uyğunlaşdırması ötürülən qeydin düzgün hesaba düşməsini təmin edir.

Tez-tez verilən suallar

Şirkətin xərc maddələri hansılardır?

Şirkətin xərc maddələri yemək, yaşayış, nəqliyyat, yanacaq, dayanacaq, təmsilçilik və qonaqpərvərlik, dəftərxana, təlim və kargo kimi başlıqlardır. Türkiyədə mühasibatda bu maddələr Tekdüzen Hesap Planı-nın 7xx hesablarında izlənir.

Neçə xərc kateqoriyası olmalıdır?

Dəqiq say yoxdur; işçilərin tərəddüd etmədən seçə biləcəyi qədər az, hesabatda lazım olan fərqi verəcək qədər çox olmalıdır. Qısa siyahı ilə başlayıb "Digər" kateqoriyasındakı sətirlərə baxaraq genişləndirmək daha təhlükəsizdir.

Xərc kateqoriyası ilə xərc mərkəzi arasındakı fərq nədir?

Xərc kateqoriyası xərcin nə olduğunu, xərc mərkəzi isə hansı departamentə və ya bölməyə aid olduğunu göstərir. 7/A variantında hesab kodu əksər hallarda bu ikisinin birləşməsindən müəyyən edilir.

İstifadə olunmayan xərc kateqoriyası silinməlidirmi?

Xeyr, istifadə olunmayan kateqoriya silinmək əvəzinə istifadədən çıxarılmalıdır. Keçmiş xərclər həmin kateqoriyaya bağlı olduğu üçün silmək hesabatlarda uyğunsuzluğa səbəb ola bilər.