Змест
- Што такое катэгорыя выдаткаў і чым яна адрозніваецца ад рахунку затрат?
- Як наладзіць катэгорыі выдаткаў?
- Прыклад спіса катэгорый выдаткаў
- На якія рахункі турэцкага плана рахункаў трапляюць артыкулы затрат?
- Як падтрымліваць спіс катэгорый выдаткаў у актуальным стане?
- Як гэта працуе ў Masraff?
- Частыя пытанні
- Якія бываюць артыкулы выдаткаў кампаніі?
- Колькі павінна быць катэгорый выдаткаў?
- Чым катэгорыя выдаткаў адрозніваецца ад цэнтра затрат?
- Ці трэба выдаляць катэгорыю выдаткаў, якая не выкарыстоўваецца?
Катэгорыя, якую супрацоўнік выбірае пры загрузцы чэка, вызначае, на які рахунак затрат трапіць выдатак у канцы месяца, у які ліміт ён упрэцца і ў якім радку справаздачы з'явіцца. Калі спіс катэгорый складзены дрэнна, адно і тое ж таксі ў адзін месяц уводзіцца як «Транспарт», а ў наступны як «Іншае», і бухгалтэрыя выпраўляе кожны радок уручную.
У гэтым артыкуле расказваем, як ператварыць артыкулы затрат кампаніі ў катэгорыі выдаткаў: чым катэгорыя адрозніваецца ад рахунку затрат, якія крокі патрэбныя для налады, як выглядае прыклад спіса катэгорый, як супаставіць іх з рахункамі паводле турэцкага Адзінага плана рахункаў (Tekdüzen Hesap Planı) і як падтрымліваць спіс у актуальным стане.
Што такое катэгорыя выдаткаў і чым яна адрозніваецца ад рахунку затрат?
Катэгорыя выдаткаў — гэта метка, якую супрацоўнік выбірае, каб апісаць трату; рахунак затрат — гэта код плана рахункаў, на якім бухгалтэрыя ўлічвае гэту трату. Яны звязаныя, але гэта не адно і тое ж.
Супрацоўнік выбірае зразумелую яму назву: «Харчаванне», «Пражыванне» ці «Паркоўка». Бухгалтэрыя ж улічвае тую ж трату на рахунку накшталт 760 або 770 і яго субрахунку. Пры добрай наладзе супрацоўнік наогул не бачыць кода рахунку: катэгорыя, цэнтр затрат і кампанія па правіле ператвараюцца ў патрэбны рахунак.
Гэта адрозненне важнае, бо спіс катэгорый пішацца мовай супрацоўніка, а план рахункаў — мовай бухгалтэрыі. Калі сабраць іх у адзін спіс, атрымаюцца альбо незразумелыя супрацоўнікам назвы, альбо запісы, з якімі бухгалтэрыя не зможа працаваць.
Як наладзіць катэгорыі выдаткаў?
Катэгорыі выдаткаў наладжваюць, пачынаючы з рэальнай гісторыі трат кампаніі і даючы кожнай катэгорыі адно значэнне і адно правіла аднясення на рахунак. Наступныя крокі даюць дастатковую аснову для большасці сярэдніх кампаній:
- Выгрузіце мінулыя выдаткі. Вазьміце чэкі або бухгалтарскія праводкі за апошнія 12 месяцаў і згрупуйце найбольш частыя віды трат.
- Называйце мовай супрацоўніка. Замест «Паслугі старонніх арганізацый» пішыце «Дастаўка і кур'еры». Назва павінна быць настолькі яснай, каб чалавек з чэкам у руках выбраў яе без ваганняў.
- Давайце кожнай катэгорыі адно значэнне. Калі «Транспарт» ахоплівае і таксі, і авіябілеты, у справаздачы не відаць асобна кошт камандзіровак. Раздзяліце гарадскі і міжгародні транспарт.
- Вылучайце траты з падатковымі асаблівасцямі. Выдаткі, якія адрозніваюцца стаўкай ПДВ, правам на вылік ці тым, што адносяцца да KKEG (у Турцыі — выдаткі, якія не прымаюцца для мэт падаткаабкладання), трымайце ў асобных катэгорыях.
- Не блытайце катэгорыю і цэнтр затрат. Замест дзвюх катэгорый «Харчаванне аддзела продажаў» і «Харчаванне HR» выкарыстоўвайце адну катэгорыю «Харчаванне», а аддзел няхай перадае поле цэнтра затрат.
- Абмяжуйце катэгорыю «Іншае». Зрабіце апісанне абавязковым і кожны месяц праглядайце радкі, якія трапілі ў гэту катэгорыю.
Прыклад спіса катэгорый выдаткаў
Спіс ніжэй — стартавая прапанова для формы выдаткаў сярэдняй кампаніі ў Турцыі. Слупок з рахункам прыведзены толькі як прыклад; ён залежыць ад вашага плана рахункаў і меркавання вашага фінансавага кансультанта.
| Катэгорыя | Якія траты ахоплівае | На што звярнуць увагу | Прыклад рахунку |
|---|---|---|---|
| Харчаванне | Дзелавы абед, харчаванне пры звышурочнай працы | Калі запытваць колькасць удзельнікаў, можна сачыць за сумай на чалавека | субрахунак 760 / 770 |
| Пражыванне | Гатэль, гасцявы дом | Сувязь з формай камандзіроўкі спрашчае справаздачнасць | субрахунак 760 / 770 |
| Гарадскі транспарт | Таксі, грамадскі транспарт | Частыя дробныя сумы зручна кантраляваць лімітам | субрахунак 760 / 770 |
| Міжгародні транспарт | Авія-, аўтобусныя і чыгуначныя білеты | Асобна ад гарадскога транспарту бачны кошт паездак | субрахунак 760 / 770 |
| Паліва | Паліва для службовага аўтамабіля | Па выдатках на аўтамабіль можа быць частка KKEG | субрахунак 740 / 760 / 770 |
| Паркоўка і платныя дарогі | Паркоўка, масты, платныя трасы | Трэба правяраць, ці з'яўляецца чэк належным дакументам | субрахунак 760 / 770 |
| Прадстаўнічыя выдаткі | Прыём кліентаў, падарункі | У апісанні ўказваецца дзелавая мэта | субрахунак 760 |
| Канцылярыя і офіс | Офісныя прылады, дробныя пакупкі, якія не з'яўляюцца асноўнымі сродкамі | Пакупкі, якія лічацца асноўнымі сродкамі, вылучаюцца | субрахунак 770 |
| Навучанне і семінары | Курсы, канферэнцыі, сертыфікаты | У апісанні ўказваюцца ўдзельнік і тэма | субрахунак 770 |
| Дастаўка і кур'еры | Адпраўленні, кур'ерскія паслугі | У апісанні ўказваецца нумар адпраўлення | субрахунак 760 / 770 |
| Без дакумента і кандыдаты ў KKEG | Штраф за парушэнне ПДР, трата без належнага дакумента | Улічваецца асобна як KKEG | 689 |
Пры першай наладзе бяспечней трымаць спіс кароткім. Калі супрацоўнікі часта выбіраюць не тую катэгорыю, праблема звычайна не ў недахопе катэгорый, а ў невыразных назвах.
На якія рахункі турэцкага плана рахункаў трапляюць артыкулы затрат?
У варыянце 7/A турэцкага Адзінага плана рахункаў артыкулы затрат трапляюць на рахункі 7xx па функцыянальным прынцыпе: асноўны рахунак звычайна вызначае цэнтр затрат, субрахунак — катэгорыя.
Адзіны план рахункаў Турцыі зацверджаны Агульным палажэннем аб прымяненні сістэмы бухгалтарскага ўліку № 1 (Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği; «Афіцыйная газета» ад 26.12.1992, уступіла ў сілу 01.01.1994). Палажэнне прапануе два варыянты для рахункаў затрат:
- Варыянт 7/A (функцыянальны прынцып): выдаткі ўлічваюцца па функцыі, да якой адносяцца. Напрыклад, харчаванне аддзела продажаў трапляе на рахунак 760 «Выдаткі на маркетынг, продажы і збыт», а харчаванне супрацоўнікаў галоўнага офіса — на рахунак 770 «Агульныя адміністрацыйныя выдаткі». Выдаткі, звязаныя з вытворчасцю тавараў або паслуг, улічваюцца на рахунках 71x–74x, выдаткі на даследаванні і распрацоўкі — на рахунку 750.
- Варыянт 7/B (па відах затрат): выдаткі ўлічваюцца па відах на рахунках 790–798, напрыклад 793 «Паслугі старонніх арганізацый» і 794 «Іншыя выдаткі».
Іншыя бакі праводкі таксама пастаянныя: ПДВ да выліку адносіцца на рахунак 191 «ПДВ да выліку», а запазычанасць перад супрацоўнікам па кампенсацыі — у залежнасці ад выбару кампаніі на рахунак 195 «Падсправаздачныя авансы» або на картку супрацоўніка на рахунку 320 «Пастаўшчыкі».
Прыклад праводкі: чэк за паркоўку на 120 TL з ПДВ 20 % ад супрацоўніка галоўнага офіса (прыклад сумы):
| Рахунак | Дэбет | Крэдыт |
|---|---|---|
| 770 Агульныя адміністрацыйныя выдаткі (субрахунак «Паркоўка») | 100 TL | |
| 191 ПДВ да выліку | 20 TL | |
| 195 Падсправаздачныя авансы / 320 картка супрацоўніка | 120 TL |
Артыкулы, якія адносяцца да KKEG, дадаткова ўлічваюцца на рахунку 689 «Іншыя надзвычайныя выдаткі і страты» і ў канцы перыяду дадаюцца да падатковай базы згодна з артыкулам 11 Закона Турцыі аб падатку на прыбытак арганізацый № 5520. Падрабязней — у нашым кіраўніцтве па бухгалтарскім уліку KKEG. Абавязкова ўзгадніце выбраны варыянт і супастаўленне катэгорый з рахункамі са сваім фінансавым кансультантам (mali müşavir).
Як падтрымліваць спіс катэгорый выдаткаў у актуальным стане?
Спіс катэгорый выдаткаў падтрымліваюць у актуальным стане, пераглядаючы яго не радзей за раз на год і пры кожнай змене плана рахункаў; катэгорыі, якія не выкарыстоўваюцца, не выдаляюць, а адключаюць.
Адключаць замест выдалення важна: мінулыя выдаткі прывязаныя да катэгорыі, і каб справаздачы заставаліся ўзгодненымі, запіс пра катэгорыю павінен захавацца. Пры пераглядзе можна выкарыстоўваць такі чэк-ліст:
- Ці канцэнтруюцца радкі ў катэгорыі «Іншае» на нейкім адным відзе трат? Калі так, магчыма, патрэбна новая катэгорыя.
- Ці ёсць катэгорыі, якія не выкарыстоўваліся за апошнія 12 месяцаў?
- Ці выбіраюць дзве катэгорыі пастаянна адну замест другой? Магчыма, іх варта аб'яднаць або ўдакладніць назву.
- Ці ўплывае адкрыты або закрыты ў плане рахункаў рахунак на супастаўленне катэгорый?
- Ці актуальныя яшчэ ліміты па катэгорыях? Пра наладу лімітаў чытайце ў нашым кіраўніцтве па палітыцы выдаткаў.
Як гэта працуе ў Masraff?
У Masraff катэгорыя — адно са стандартных палёў кожнага выдатку; супрацоўнік выбірае яе, уводзячы выдатак у вэб-партале або мабільным дадатку. Спіс катэгорый задаецца пад структуру кампаніі і выкарыстоўваецца разам з такімі палямі, як цэнтр затрат, метка і код праекта.
На які рахунак трапіць катэгорыя, вызначаецца на баку бухгалтэрыі. Рахунак затрат задаецца праз таблічнае вызначэнне рахункаў (Tablodan Hesap Belirleme) або дэталёвае вызначэнне рахункаў (Detaylı Hesap Belirleme), рахунак ПДВ — праз вызначэнне рахункаў ПДВ, а рахунак супрацоўніка (195/320) бярэцца з налад кода контрагента карыстальніка. Дэталёвае вызначэнне ПДВ (Detaylı KDV Belirleme) ахоплівае і сцэнарыі KKEG. Падрабязнасці налады — на старонцы супастаўленне рахункаў у Masraff.
Катэгорыя выкарыстоўваецца і для кантролю:
- Механізм палітыкі выдаткаў: для кожнай катэгорыі можна задаць ліміт; пры перавышэнні альбо паказваецца толькі папярэджанне, альбо працэс блакуецца.
- Пашыранае ўзгадненне: маршрут узгаднення можна будаваць па катэгорыях; напрыклад, выдаткі на харчаванне вышэй за пэўную суму ідуць дадатковаму ўзгадняльніку.
- Блакаванне катэгорый: выводзіць пэўныя катэгорыі з выкарыстання. Гэта функцыя выкарыстоўваецца, каб адключыць катэгорыю, якая больш не патрэбная.
Masraff інтэгруецца з больш чым 20 ERP і ўліковымі сістэмамі; супастаўленне катэгорый і рахункаў забяспечвае трапленне перададзенага запісу на правільны рахунак.
Частыя пытанні
Якія бываюць артыкулы выдаткаў кампаніі?
Артыкулы выдаткаў кампаніі — гэта харчаванне, пражыванне, транспарт, паліва, паркоўка, прадстаўнічыя выдаткі, канцылярыя, навучанне і дастаўка. У Турцыі ў бухгалтэрыі гэтыя артыкулы ўлічваюцца на рахунках 7xx Адзінага плана рахункаў.
Колькі павінна быць катэгорый выдаткаў?
Дакладнай лічбы няма: іх павінна быць досыць мала, каб супрацоўнікі выбіралі без ваганняў, і досыць шмат, каб даць патрэбную для справаздачнасці дэталізацыю. Надзейней пачаць з кароткага спіса і пашыраць яго, аналізуючы радкі ў катэгорыі «Іншае».
Чым катэгорыя выдаткаў адрозніваецца ад цэнтра затрат?
Катэгорыя выдаткаў паказвае, што гэта за трата, а цэнтр затрат — да якога аддзела або падраздзялення яна адносіцца. У варыянце 7/A код рахунку часцей за ўсё вызначаецца спалучэннем гэтых двух палёў.
Ці трэба выдаляць катэгорыю выдаткаў, якая не выкарыстоўваецца?
Не, катэгорыю, якая не выкарыстоўваецца, трэба не выдаляць, а адключаць. Мінулыя выдаткі прывязаныя да яе, таму выдаленне можа прывесці да разыходжанняў у справаздачах.