Мазмұны
- Шығыс санаты дегеніміз не және оның шығын шотынан айырмашылығы қандай?
- Шығыс санаттары қалай бапталады?
- Шығыс санаттарының мысал тізімі
- Түркияның шоттар жоспарында шығын баптары қай шоттарға түседі?
- Шығыс санаттарының тізімін қалай өзекті ұстау керек?
- Masraff-та бұл қалай жұмыс істейді?
- Жиі қойылатын сұрақтар
- Компанияның шығын баптары қандай?
- Шығыс санаттары қанша болуы керек?
- Шығыс санаты мен шығын орталығының айырмашылығы неде?
- Пайдаланылмайтын шығыс санатын жою керек пе?
Қызметкер чекті жүктеген кезде таңдаған санат сол шығыстың ай соңында қай шығын шотына түсетінін, қай лимитке тірелетінін және есепте қай жолда көрінетінін анықтайды. Санаттар тізімі нашар құрылса, бір такси бір айда «Көлік», келесі айда «Басқа» болып енгізіледі, ал бухгалтерия әр жолды қолмен түзетеді.
Бұл мақалада компанияның шығын баптарын шығыс санаттарына қалай айналдыру керектігін түсіндіреміз: санат пен шығын шотының айырмашылығы, баптау қадамдары, санаттардың мысал тізімі, Түркияның Бірыңғай шоттар жоспары (Tekdüzen Hesap Planı) бойынша шоттарды сәйкестендіру және тізімді уақыт өте келе өзекті ұстау жолы.
Шығыс санаты дегеніміз не және оның шығын шотынан айырмашылығы қандай?
Шығыс санаты — қызметкер шығысты сипаттау үшін таңдайтын белгі; шығын шоты — бухгалтерия сол шығысты тіркейтін шоттар жоспарының коды. Екеуі өзара байланысты, бірақ бір нәрсе емес.
Қызметкер «Тамақ», «Тұру» немесе «Автотұрақ» сияқты өзіне түсінікті атауды таңдайды. Ал бухгалтерия сол шығысты 760 немесе 770 сияқты шотқа және оның қосалқы шотына тіркейді. Жақсы бапталған жүйеде қызметкер шот кодын мүлдем көрмейді: санат, шығын орталығы және компания туралы ақпарат ереже арқылы дұрыс шотқа айналады.
Бұл айырмашылық маңызды, өйткені санаттар тізімі қызметкердің тілімен, ал шоттар жоспары бухгалтерияның тілімен жазылады. Екеуін бір тізімге сыйғызу қызметкерлерге түсініксіз санат атауларына немесе бухгалтерия пайдалана алмайтын жазбаларға әкеледі.
Шығыс санаттары қалай бапталады?
Шығыс санаттары компанияның нақты шығыс тарихынан бастап, әр санатқа бір мағына және бір шот ережесі беру арқылы бапталады. Төмендегі қадамдар көптеген орта компаниялар үшін жеткілікті негіз береді:
- Өткен шығыстарды шығарыңыз. Соңғы 12 айдағы чектерді немесе бухгалтерлік жазбаларды алып, ең жиі қайталанатын шығыс түрлерін топтаңыз.
- Қызметкердің тілімен атаңыз. «Сырттан алынатын қызметтер» орнына «Жеткізу және курьер» деп жазыңыз. Атау чекті ұстап тұрған адам ойланбай таңдай алатындай анық болуы керек.
- Әр санатқа бір мағына беріңіз. Егер «Көлік» такси мен әуе билетін де қамтыса, есепте іссапар шығынын бөлек көре алмайсыз. Қала ішіндегі және қалааралық көлікті бөліңіз.
- Салықтық айырмашылығы барларды бөліңіз. ҚҚС мөлшерлемесі, шегеру құқығы немесе KKEG (Түркияда салық мақсатында қабылданбайтын шығыстар) тұрғысынан ерекшеленетін шығыстарды бөлек санатта ұстаңыз.
- Санат пен шығын орталығын шатастырмаңыз. «Сату бөлімінің тамағы» және «HR тамағы» деп екі санат ашудың орнына бір «Тамақ» санатын пайдаланыңыз; бөлімді шығын орталығы өрісі көрсетсін.
- «Басқа» санатын шектеңіз. Сипаттаманы міндетті етіп, осы санатқа түскен жолдарды ай сайын қарап шығыңыз.
Шығыс санаттарының мысал тізімі
Төмендегі тізім — Түркиядағы орта компанияның шығыс формасында қолдануға болатын бастапқы ұсыныс. Шот бағаны тек мысал ретінде берілген; ол сіздің шоттар жоспарыңызға және қаржы кеңесшіңіздің пікіріне байланысты өзгереді.
| Санат | Қамтитын шығыстар | Назар аударатын жайт | Мысал шот |
|---|---|---|---|
| Тамақ | Іскерлік ас, үстеме жұмыс кезіндегі тамақ | Қатысушылар саны сұралса, бір адамға шаққандағы сомасын бақылауға болады | 760 / 770 қосалқы шоты |
| Тұру | Қонақүй, қонақ үй | Іссапар формасымен байланыстыру есептілікті жеңілдетеді | 760 / 770 қосалқы шоты |
| Қала ішіндегі көлік | Такси, қоғамдық көлік | Жиі әрі шағын сомалар лимитпен бақылауға ыңғайлы | 760 / 770 қосалқы шоты |
| Қалааралық көлік | Әуе, автобус және пойыз билеттері | Қала ішіндегі көліктен бөлек ұсталса, сапар шығыны көрінеді | 760 / 770 қосалқы шоты |
| Жанармай | Қызметтік көлікке жанармай | Көлік шығыстарында KKEG бөлігі болуы мүмкін | 740 / 760 / 770 қосалқы шоты |
| Автотұрақ және ақылы жолдар | Автотұрақ, көпір, ақылы трасса | Чектің тиісті құжат екенін тексеру керек | 760 / 770 қосалқы шоты |
| Өкілдік шығыстар | Клиенттерді қабылдау, сыйлықтар | Сипаттамада іскерлік мақсат жазылуы керек | 760 қосалқы шоты |
| Кеңсе тауарлары | Кеңсе заттары, негізгі құралға жатпайтын ұсақ сатып алулар | Негізгі құрал болатын сатып алулар бөлінуі керек | 770 қосалқы шоты |
| Оқыту және семинарлар | Курс, конференция, сертификат | Сипаттамада қатысушы мен тақырып жазылуы керек | 770 қосалқы шоты |
| Жеткізу және курьер | Жөнелтілім, курьер | Сипаттамада жөнелтілім нөмірі жазылуы керек | 760 / 770 қосалқы шоты |
| Құжатсыз және KKEG-ке үміткер | Жол ережесін бұзғаны үшін айыппұл, тиісті құжаты жоқ шығыс | KKEG ретінде бөлек бақылануы керек | 689 |
Алғашқы баптауда тізімді қысқа ұстаған қауіпсіздеу. Қызметкерлер санатты жиі қате таңдаса, мәселе әдетте санаттардың аздығында емес, атаулардың түсініксіздігінде болады.
Түркияның шоттар жоспарында шығын баптары қай шоттарға түседі?
Түркияның Бірыңғай шоттар жоспарының 7/A нұсқасында шығын баптары функционалдық қағида бойынша 7xx шоттарына түседі: негізгі шотты әдетте шығын орталығы, қосалқы шотты санат анықтайды.
Түркияның Бірыңғай шоттар жоспары № 1 Бухгалтерлік есеп жүйесін қолдану туралы жалпы ережемен (Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği; Ресми газет, 26.12.1992; күшіне енген күні 01.01.1994) бекітілген. Ереже шығын шоттары үшін екі нұсқа ұсынады:
- 7/A нұсқасы (функционалдық қағида): шығыстар өздері жататын функция бойынша бақыланады. Мысалы, сату тобының тамақ шығыны 760 «Маркетинг, сату және тарату шығыстары» шотына, бас кеңсенің тамақ шығыны 770 «Жалпы әкімшілік шығыстар» шотына түседі. Тауар немесе қызмет өндірісіне байланысты шығыстар 71x–74x шоттарында, ғылыми-зерттеу және әзірлеу шығыстары 750 шотында бақыланады.
- 7/B нұсқасы (түрі бойынша): шығыстар түріне қарай 790–798 шоттарында бақыланады, мысалы 793 «Сырттан алынатын қызметтер» және 794 «Әртүрлі шығыстар».
Жазбаның басқа жақтары да тұрақты: шегерілетін ҚҚС 191 «Шегерілетін ҚҚС» шотына, ал қызметкерге өтеу бойынша берешек компанияның таңдауына қарай 195 «Есеп беретін аванстар» шотына немесе 320 «Жеткізушілер» шотындағы қызметкер карточкасына жазылады.
Мысал жазба: бас кеңседе жұмыс істейтін қызметкердің 120 TL, 20 % ҚҚС қосылған автотұрақ чегі (мысал сома):
| Шот | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| 770 Жалпы әкімшілік шығыстар («Автотұрақ» қосалқы шоты) | 100 TL | |
| 191 Шегерілетін ҚҚС | 20 TL | |
| 195 Есеп беретін аванстар / 320 қызметкер карточкасы | 120 TL |
KKEG сипатындағы баптар қосымша 689 «Басқа да төтенше шығыстар мен залалдар» шотында бақыланады және кезең соңында Түркияның № 5520 Корпоративтік табыс салығы туралы заңының 11-бабына сәйкес салық базасына қосылады. Толығырақ біздің KKEG бухгалтерлік жазбасы туралы нұсқаулықтан оқи аласыз. Қай нұсқаны қолданатыныңызды және санат–шот сәйкестендіруін міндетті түрде қаржы кеңесшіңізбен (mali müşavir) растаңыз.
Шығыс санаттарының тізімін қалай өзекті ұстау керек?
Шығыс санаттарының тізімі жылына кемінде бір рет және шоттар жоспары өзгерген сайын қайта қаралу арқылы өзекті ұсталады; пайдаланылмайтын санаттар жойылмайды, өшіріледі.
Жоюдың орнына өшіру маңызды: өткен шығыстар сол санатқа байланған, есептер үйлесімді қалуы үшін санат жазбасы сақталуы керек. Қайта қарау кезінде мына тексеру тізімін пайдалануға болады:
- «Басқа» санатына түскен жолдар белгілі бір түрге шоғырлана ма? Шоғырланса, жаңа санат қажет болуы мүмкін.
- Соңғы 12 айда мүлдем пайдаланылмаған санат бар ма?
- Екі санат үнемі бірінің орнына бірі таңдала ма? Оларды біріктіру немесе атауын нақтылау қажет болуы мүмкін.
- Шоттар жоспарында ашылған немесе жабылған шот санаттарды сәйкестендіруге әсер ете ме?
- Санат бойынша лимиттер әлі де өзекті ме? Лимит белгілеу туралы біздің шығыс саясаты нұсқаулығымызды қараңыз.
Masraff-та бұл қалай жұмыс істейді?
Masraff-та санат — әр шығыстың стандартты өрістерінің бірі; қызметкер шығысты веб-порталда немесе мобильді қосымшада енгізген кезде санатты таңдайды. Санаттар тізімі компанияның өз құрылымына қарай анықталады және шығын орталығы, белгі және жоба коды сияқты өрістермен бірге қолданылады.
Санаттың қай шотқа түсетіні бухгалтерия жағында анықталады. Шығын шоты кесте бойынша шот анықтау (Tablodan Hesap Belirleme) немесе егжей-тегжейлі шот анықтау (Detaylı Hesap Belirleme) арқылы, ҚҚС шоты ҚҚС шотын анықтау арқылы беріледі, ал қызметкер шоты (195/320) пайдаланушының контрагент коды баптауларынан алынады. Егжей-тегжейлі ҚҚС анықтау (Detaylı KDV Belirleme) KKEG сценарийлерін де қамтиды. Баптау туралы толық ақпарат Masraff-тағы шоттарды сәйкестендіру бетінде.
Санат бақылау үшін де қолданылады:
- Шығыс саясаты механизмі: әр санат үшін лимит белгілеуге болады; асып кеткенде тек ескерту көрсетіледі немесе процесс бұғатталады.
- Кеңейтілген келісу: келісу маршрутын санат бойынша құруға болады; мысалы, белгілі бір сомадан асатын тамақ шығыстары қосымша келісушіге жіберіледі.
- Санаттарды бұғаттау: белгілі бір санаттарды қолданыстан шығарады. Бұл мүмкіндік енді қажет емес санатты өшіру үшін қолданылады.
Masraff 20-дан астам ERP және есеп жүйесімен интеграцияны ұсынады; санат пен шотты сәйкестендіру берілген жазбаның дұрыс шотқа түсуін қамтамасыз етеді.
Жиі қойылатын сұрақтар
Компанияның шығын баптары қандай?
Компанияның шығын баптары — тамақ, тұру, көлік, жанармай, автотұрақ, өкілдік шығыстар, кеңсе тауарлары, оқыту және жеткізу сияқты баптар. Түркияда бухгалтерияда бұл баптар Бірыңғай шоттар жоспарының 7xx шоттарында бақыланады.
Шығыс санаттары қанша болуы керек?
Нақты сан жоқ: қызметкерлер ойланбай таңдайтындай аз, есептілікке қажетті бөлуді беретіндей көп болуы керек. Қысқа тізімнен бастап, «Басқа» санатындағы жолдарға қарап кеңейту қауіпсіздеу.
Шығыс санаты мен шығын орталығының айырмашылығы неде?
Шығыс санаты шығыстың не екенін, ал шығын орталығы оның қай бөлімге немесе бөлімшеге тиесілі екенін көрсетеді. 7/A нұсқасында шот коды көбінесе осы екеуінің үйлесімінен анықталады.
Пайдаланылмайтын шығыс санатын жою керек пе?
Жоқ, пайдаланылмайтын санатты жоюдың орнына өшіру керек. Өткен шығыстар сол санатқа байланғандықтан, жою есептерде сәйкессіздікке әкелуі мүмкін.