Tabla de Contenidos
- ¿Qué es una categoría de gastos y en qué se diferencia de una cuenta de gasto?
- ¿Cómo se crean las categorías de gastos?
- Lista de ejemplo de categorías de gastos
- ¿Dónde se registran las partidas de gasto en el plan de cuentas uniforme turco?
- ¿Cómo se mantiene al día la lista de categorías de gastos?
- ¿Cómo funciona en Masraff?
- Preguntas frecuentes
- ¿Cuáles son las partidas de gasto habituales de una empresa?
- ¿Cuántas categorías de gastos debería tener una empresa?
- ¿Qué diferencia hay entre categoría de gastos y centro de coste?
- ¿Hay que eliminar una categoría de gastos que no se usa?
La categoría que un empleado elige al subir un recibo decide en qué cuenta de gasto acabará el importe a fin de mes, con qué límite se comparará y en qué línea aparecerá en los informes. Si la lista de categorías está mal construida, el mismo recibo de taxi se registra un mes como «Transporte» y al siguiente como «Otros», y el equipo contable corrige cada línea a mano.
Este artículo explica cómo convertir las partidas de gasto de su empresa en categorías de gastos, con el ejemplo de las empresas en Turquía: la diferencia entre categoría y cuenta de gasto, los pasos para crearlas, una lista de ejemplo, la asignación de cuentas según el plan de cuentas uniforme turco (Tekdüzen Hesap Planı) y cómo mantener la lista al día.
¿Qué es una categoría de gastos y en qué se diferencia de una cuenta de gasto?
Una categoría de gastos es la etiqueta que el empleado elige para describir un gasto; la cuenta de gasto es el código del plan de cuentas con el que contabilidad lo registra. Ambas están relacionadas, pero no son lo mismo.
El empleado elige un nombre que entiende, como «Comidas», «Alojamiento» o «Aparcamiento». Contabilidad registra el mismo gasto en una cuenta como la 760 o la 770 y en una de sus subcuentas. En una buena configuración el empleado nunca ve el código de cuenta: la categoría, el centro de coste y la sociedad se traducen en la cuenta correcta mediante una regla.
La distinción importa porque la lista de categorías se escribe en el idioma del empleado y el plan de cuentas en el de contabilidad. Meter ambos en una sola lista produce categorías que los empleados no entienden o asientos que contabilidad no puede usar.
¿Cómo se crean las categorías de gastos?
Las categorías de gastos se crean partiendo del historial real de gastos de la empresa y dando a cada categoría un solo significado y una sola regla contable. Los pasos siguientes ofrecen un marco suficiente para la mayoría de las empresas medianas:
- Revise los gastos pasados. Exporte los recibos o asientos de los últimos 12 meses y agrupe los tipos de gasto que más se repiten.
- Use el idioma del empleado. Escriba «Envíos y mensajería» en lugar de «Servicios y prestaciones de terceros». El nombre debe ser tan claro que cualquiera lo elija sin dudar al mirar el recibo.
- Dé a cada categoría un solo significado. Si «Transporte» incluye tanto el taxi como el billete de avión, no verá por separado el coste de los viajes. Separe el transporte urbano del interurbano.
- Separe las partidas con tratamiento fiscal distinto. Mantenga en categorías propias los gastos que se comportan de forma diferente en tipo de IVA, derecho a deducción o KKEG (gastos no deducibles según la normativa fiscal turca).
- No confunda categoría con centro de coste. En lugar de crear «Comidas de ventas» y «Comidas de RR. HH.», use una sola categoría «Comidas»; el departamento lo indica el campo centro de coste.
- Limite la categoría «Otros». Haga obligatoria la descripción y revise cada mes las líneas que caen en ella.
Lista de ejemplo de categorías de gastos
La lista siguiente es una propuesta inicial para la hoja de gastos de una empresa mediana en Turquía. La columna de cuentas es solo un ejemplo; cambia según su propio plan de cuentas y la opinión de su asesor contable.
| Categoría | Gastos que incluye | Punto a vigilar | Cuenta de ejemplo |
|---|---|---|---|
| Comidas | Comidas de negocios, comidas por horas extra | Si se registra el número de asistentes, puede seguirse el importe por persona | Subcuenta de 760 / 770 |
| Alojamiento | Hotel, pensión | Vincularlo al formulario de viaje facilita los informes | Subcuenta de 760 / 770 |
| Transporte urbano | Taxi, transporte público | Frecuente y de importe bajo, adecuado para el control por límites | Subcuenta de 760 / 770 |
| Transporte interurbano | Billetes de avión, autobús, tren | Separado del transporte urbano, el coste de los viajes se hace visible | Subcuenta de 760 / 770 |
| Combustible | Combustible de vehículos de empresa | Los gastos de vehículo pueden tener una parte KKEG | Subcuenta de 740 / 760 / 770 |
| Aparcamiento y peajes | Aparcamiento, puentes, autopistas | Comprobar que el recibo sea un justificante válido | Subcuenta de 760 / 770 |
| Representación y atenciones | Atención a clientes, regalos | El motivo de negocio debe constar en la descripción | Subcuenta de 760 |
| Papelería y oficina | Material de oficina, compras pequeñas no inmovilizables | Las compras inmovilizables deben separarse | Subcuenta de 770 |
| Formación y seminarios | Cursos, conferencias, certificaciones | Asistente y tema deben constar en la descripción | Subcuenta de 770 |
| Envíos y mensajería | Paquetes, mensajería | El número de envío debe constar en la descripción | Subcuenta de 760 / 770 |
| Sin justificante y candidatos a KKEG | Multas de tráfico, gastos sin justificante válido | Deben seguirse por separado como KKEG | 689 |
Al principio es más seguro mantener la lista corta. Si los empleados eligen mal una categoría con frecuencia, el problema no suele ser que falten categorías, sino que los nombres son ambiguos.
¿Dónde se registran las partidas de gasto en el plan de cuentas uniforme turco?
En la opción 7/A del plan de cuentas uniforme turco, las partidas de gasto se registran por función en las cuentas 7xx; la cuenta principal la suele decidir el centro de coste y la subcuenta, la categoría.
En Turquía el plan de cuentas uniforme está regulado por la Comunicación General de Aplicación del Sistema Contable n.º 1 (Diario Oficial del 26.12.1992; en vigor desde el 01.01.1994). La comunicación ofrece dos opciones para las cuentas de costes:
- Opción 7/A (por función): los gastos se siguen según la función a la que pertenecen. Por ejemplo, las comidas del equipo comercial van a la 760 Gastos de marketing, ventas y distribución, y las de la sede central a la 770 Gastos generales de administración. Los costes de producción o de prestación de servicios se siguen en 71x–74x, y los de investigación y desarrollo en 750.
- Opción 7/B (por naturaleza): los gastos se siguen por tipo en las cuentas 790–798; por ejemplo, 793 Servicios y prestaciones de terceros y 794 Gastos diversos.
Las otras partes del asiento también son fijas: el IVA deducible va a la 191 IVA deducible, y la deuda de reembolso con el empleado, según prefiera la empresa, a la 195 Anticipos de trabajo o a la cuenta individual del empleado dentro de la 320 Proveedores.
Asiento de ejemplo: recibo de aparcamiento de 120 TRY con IVA del 20 % incluido de un empleado de la sede central (importe de ejemplo):
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 770 Gastos generales de administración (subcuenta aparcamiento) | 100 TRY | |
| 191 IVA deducible | 20 TRY | |
| 195 Anticipos de trabajo / 320 cuenta del empleado | 120 TRY |
Las partidas KKEG se siguen además en la cuenta 689 Otros gastos y pérdidas extraordinarios y, al cierre del periodo, se suman a la base imponible conforme al artículo 11 de la Ley turca n.º 5520 del Impuesto sobre Sociedades. Para más detalle, consulte nuestra guía del asiento contable de KKEG. Confirme siempre con su asesor contable (mali müşavir) qué opción utiliza y cómo asigna categorías a cuentas.
¿Cómo se mantiene al día la lista de categorías de gastos?
La lista de categorías de gastos se mantiene al día revisándola al menos una vez al año y cada vez que cambia el plan de cuentas; las categorías sin uso se desactivan, no se eliminan.
Desactivar en lugar de eliminar es importante: los gastos pasados están vinculados a la categoría y su registro debe permanecer para que los informes sean coherentes. Durante la revisión puede usar esta lista de control:
- ¿Las líneas que caen en «Otros» se concentran en un tipo de gasto? Si es así, puede hacer falta una categoría nueva.
- ¿Hay alguna categoría que no se haya usado en los últimos 12 meses?
- ¿Se eligen constantemente dos categorías una por otra? Puede convenir fusionarlas o aclarar su nombre.
- ¿Afecta a la asignación de categorías una cuenta abierta o cerrada en el plan de cuentas?
- ¿Siguen vigentes los límites por categoría? Para fijarlos, consulte nuestra guía de política de gastos.
¿Cómo funciona en Masraff?
En Masraff, la categoría es uno de los campos estándar de cada gasto; el empleado la elige al registrar el gasto desde el portal web o la aplicación móvil. La lista de categorías se define según la estructura de la propia empresa y se usa junto con campos como centro de coste, etiqueta y código de proyecto.
La cuenta en la que cae cada categoría se define en el lado contable. La cuenta de gasto procede de la determinación de cuenta por tabla o de la determinación de cuenta detallada, la cuenta de IVA de la determinación de cuenta de IVA, y la cuenta del empleado (195/320) de la configuración del código de cuenta individual del usuario. La determinación detallada del IVA también cubre los escenarios de KKEG. Los detalles de la configuración están en la página asignación de cuentas en Masraff.
La categoría también sirve para el control:
- Motor de políticas de gastos (Gider Politikası Motoru): se puede definir un límite para cada categoría; si se supera, se muestra solo un aviso o se bloquea el proceso.
- Aprobación avanzada: el flujo de aprobación puede construirse por categoría; por ejemplo, las comidas por encima de cierto importe pasan a un aprobador adicional.
- Bloquear categorías: deja determinadas categorías fuera de uso. Esta función se utiliza para cerrar una categoría que ya no se necesita.
Masraff ofrece integración con más de 20 sistemas ERP y contables; la asignación de categorías y cuentas hace que el asiento transferido caiga en la cuenta correcta.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son las partidas de gasto habituales de una empresa?
Las partidas habituales son comidas, alojamiento, transporte, combustible, aparcamiento, representación, papelería, formación y envíos. En Turquía se siguen en las cuentas 7xx del plan de cuentas uniforme.
¿Cuántas categorías de gastos debería tener una empresa?
No hay un número fijo: pocas, para que los empleados elijan sin dudar, y suficientes para que los informes tengan el desglose que necesitan. Es más seguro empezar con una lista corta y ampliarla a partir de las líneas registradas en «Otros».
¿Qué diferencia hay entre categoría de gastos y centro de coste?
La categoría de gastos indica qué es el gasto; el centro de coste, a qué departamento o unidad pertenece. En la opción 7/A, el código de cuenta suele resultar de combinar ambos.
¿Hay que eliminar una categoría de gastos que no se usa?
No, una categoría sin uso debe desactivarse en lugar de eliminarse. Los gastos pasados están vinculados a ella, así que eliminarla puede generar incoherencias en los informes.