Съдържание
- Какво е категория разходи и с какво се различава от разходната сметка?
- Как се настройват категориите разходи?
- Примерен списък с категории разходи
- В кои сметки от турския сметкоплан попадат разходните пера?
- Как списъкът с категории разходи да остане актуален?
- Как работи това в Masraff?
- Често задавани въпроси
- Кои са разходните пера на една фирма?
- Колко категории разходи трябва да има?
- Каква е разликата между категория разходи и разходен център?
- Трябва ли да се изтрие неизползвана категория разходи?
Категорията, която служителят избира при качването на касова бележка, определя в коя разходна сметка ще попадне разходът в края на месеца, до кой лимит ще стигне и на кой ред в отчета ще се появи. Ако списъкът с категории е подреден лошо, едно и също такси един месец се въвежда като „Транспорт“, а на следващия като „Други“, и счетоводството поправя всеки ред на ръка.
Тази статия обяснява как да превърнете разходните пера на фирмата в категории разходи: разликата между категория и разходна сметка, стъпките за настройка, примерен списък с категории, свързването им със сметките според турския Единен сметкоплан (Tekdüzen Hesap Planı) и как списъкът да остане актуален с времето.
Какво е категория разходи и с какво се различава от разходната сметка?
Категорията разходи е етикетът, който служителят избира, за да опише разхода; разходната сметка е кодът от сметкоплана, по който счетоводството отразява този разход. Двете са свързани, но не са едно и също.
Служителят избира разбираемо за него име като „Храна“, „Нощувки“ или „Паркинг“. Счетоводството отразява същия разход в сметка като 760 или 770 и нейна подсметка. При добра настройка служителят изобщо не вижда кода на сметката: категорията, разходният център и фирмата се превръщат в правилната сметка чрез правило.
Разграничението е важно, защото списъкът с категории се пише на езика на служителя, а сметкопланът — на езика на счетоводството. Ако ги съберете в един списък, получавате или неразбираеми за служителите имена, или записи, които счетоводството не може да използва.
Как се настройват категориите разходи?
Категориите разходи се настройват, като се тръгне от реалната история на разходите на фирмата и на всяка категория се даде едно значение и едно правило за сметка. Следните стъпки дават достатъчна рамка за повечето средни фирми:
- Извадете миналите разходи. Вземете касовите бележки или счетоводните записи за последните 12 месеца и групирайте най-често повтарящите се видове разходи.
- Назовавайте на езика на служителя. Вместо „Външни услуги“ пишете „Куриер и пратки“. Името трябва да е толкова ясно, че човек с бележката в ръка да го избере без колебание.
- Дайте на всяка категория едно значение. Ако „Транспорт“ обхваща и такси, и самолетни билети, в отчета не виждате отделно разходите за командировки. Разделете градския и междуградския транспорт.
- Отделете разходите с данъчна разлика. Разходите, които се различават по ставка на ДДС, право на приспадане или по това дали са KKEG (в Турция — разходи, непризнати за данъчни цели), дръжте в отделни категории.
- Не бъркайте категория с разходен център. Вместо две категории „Храна продажби“ и „Храна ЧР“ използвайте една категория „Храна“, а отделът да се носи от полето за разходен център.
- Ограничете категорията „Други“. Направете описанието задължително и всеки месец преглеждайте редовете в тази категория.
Примерен списък с категории разходи
Списъкът по-долу е начално предложение за формуляра за разходи на средна фирма в Турция. Колоната със сметка е само пример; тя зависи от вашия сметкоплан и от мнението на вашия финансов консултант.
| Категория | Какви разходи обхваща | На какво да се обърне внимание | Примерна сметка |
|---|---|---|---|
| Храна | Бизнес обяд, храна при извънреден труд | Ако се иска брой участници, може да се следи сумата на човек | подсметка на 760 / 770 |
| Нощувки | Хотел, пансион | Връзката с командировъчния формуляр улеснява отчитането | подсметка на 760 / 770 |
| Градски транспорт | Такси, обществен транспорт | Честите малки суми са подходящи за контрол с лимит | подсметка на 760 / 770 |
| Междуградски транспорт | Самолетни, автобусни и влакови билети | Отделени от градския транспорт, разходите за пътувания стават видими | подсметка на 760 / 770 |
| Гориво | Гориво за служебен автомобил | При разходите за автомобили може да има част KKEG | подсметка на 740 / 760 / 770 |
| Паркинг и магистрали | Паркинг, мостове, такси за магистрали | Трябва да се провери дали бележката е надлежен документ | подсметка на 760 / 770 |
| Представителни разходи | Посрещане на клиенти, подаръци | В описанието се посочва бизнес целта | подсметка на 760 |
| Канцелария и офис | Офис консумативи, дребни покупки, които не са дълготрайни активи | Покупките, които са дълготрайни активи, се отделят | подсметка на 770 |
| Обучения и семинари | Курсове, конференции, сертификати | В описанието се посочват участник и тема | подсметка на 770 |
| Куриер и пратки | Пратки, куриерски услуги | В описанието се посочва номерът на пратката | подсметка на 760 / 770 |
| Без документ и кандидати за KKEG | Глоба за нарушение на пътя, разход без надлежен документ | Следи се отделно като KKEG | 689 |
При първоначалната настройка е по-сигурно списъкът да е кратък. Ако служителите често избират грешна категория, проблемът обикновено не е в малкия брой категории, а в неясните имена.
В кои сметки от турския сметкоплан попадат разходните пера?
Във вариант 7/A на турския Единен сметкоплан разходните пера попадат в сметки 7xx по функционален принцип: основната сметка обикновено се определя от разходния център, а подсметката — от категорията.
Единният сметкоплан на Турция е въведен с Общо съобщение № 1 за прилагане на счетоводната система (Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği; Държавен вестник от 26.12.1992 г., в сила от 01.01.1994 г.). Съобщението дава два варианта за разходните сметки:
- Вариант 7/A (функционален принцип): разходите се следят според функцията, към която принадлежат. Например храната на търговския екип отива в сметка 760 „Разходи за маркетинг, продажби и дистрибуция“, а храната на централното управление — в сметка 770 „Общи административни разходи“. Разходите, свързани с производството на стоки или услуги, се следят в сметки 71x–74x, а разходите за научноизследователска и развойна дейност — в сметка 750.
- Вариант 7/B (по икономически елементи): разходите се следят по вид в сметки 790–798, например 793 „Външни услуги“ и 794 „Други разходи“.
Другите страни на записа също са постоянни: ДДС за приспадане се отразява в сметка 191 „ДДС за приспадане“, а задължението към служителя за възстановяване — според избора на фирмата в сметка 195 „Служебни аванси“ или в партидата на служителя в сметка 320 „Доставчици“.
Примерен запис: касова бележка за паркинг от 120 TL с ДДС 20 % на служител от централното управление (примерна сума):
| Сметка | Дебит | Кредит |
|---|---|---|
| 770 Общи административни разходи (подсметка „Паркинг“) | 100 TL | |
| 191 ДДС за приспадане | 20 TL | |
| 195 Служебни аванси / 320 партида на служителя | 120 TL |
Перата с характер на KKEG допълнително се следят в сметка 689 „Други извънредни разходи и загуби“ и в края на периода се добавят към данъчната основа съгласно член 11 от турския Закон за корпоративния данък № 5520. Подробности ще намерите в нашето ръководство за счетоводно отразяване на KKEG. Непременно потвърдете избрания вариант и съпоставянето категория–сметка с вашия финансов консултант (mali müşavir).
Как списъкът с категории разходи да остане актуален?
Списъкът с категории разходи остава актуален, като се преглежда поне веднъж годишно и при всяка промяна в сметкоплана; неизползваните категории не се изтриват, а се деактивират.
Деактивирането вместо изтриване е важно: миналите разходи са свързани с категорията и за да останат отчетите последователни, записът за нея трябва да се запази. При прегледа можете да използвате този контролен списък:
- Струпват ли се редовете в категорията „Други“ около определен вид разход? Ако да, може да е нужна нова категория.
- Има ли категория, която не е използвана през последните 12 месеца?
- Избират ли се постоянно две категории една вместо друга? Може да е нужно да ги обедините или да уточните името.
- Засяга ли съпоставянето на категориите сметка, която е открита или закрита в сметкоплана?
- Актуални ли са още лимитите по категории? За определянето на лимити вижте нашето ръководство за политика за разходите.
Как работи това в Masraff?
В Masraff категорията е едно от стандартните полета на всеки разход; служителят я избира, докато въвежда разхода в уеб портала или мобилното приложение. Списъкът с категории се определя според структурата на фирмата и се използва заедно с полета като разходен център, етикет и код на проект.
В коя сметка отива дадена категория, се определя от страна на счетоводството. Разходната сметка се задава чрез таблично определяне на сметки (Tablodan Hesap Belirleme) или детайлно определяне на сметки (Detaylı Hesap Belirleme), сметката за ДДС — чрез определяне на сметки за ДДС, а сметката на служителя (195/320) идва от настройките за код на контрагента на потребителя. Детайлното определяне на ДДС (Detaylı KDV Belirleme) обхваща и сценариите за KKEG. Подробностите за настройката са на страницата съпоставяне на сметки в Masraff.
Категорията се използва и за контрол:
- Механизъм за политика за разходите: за всяка категория може да се зададе лимит; при превишаване се показва само предупреждение или процесът се блокира.
- Разширено одобрение: маршрутът на одобрение може да се изгради по категории; например разходите за храна над определена сума отиват при допълнителен одобряващ.
- Блокиране на категории: изважда определени категории от употреба. Функцията се използва, за да се деактивира категория, която вече не се ползва.
Masraff предлага интеграция с повече от 20 ERP и счетоводни системи; съпоставянето на категории и сметки гарантира, че прехвърленият запис попада в правилната сметка.
Често задавани въпроси
Кои са разходните пера на една фирма?
Разходните пера на фирмата са храна, нощувки, транспорт, гориво, паркинг, представителни разходи, канцелария, обучения и куриерски услуги. В Турция счетоводно тези пера се следят в сметките 7xx на Единния сметкоплан.
Колко категории разходи трябва да има?
Няма точен брой: трябва да са достатъчно малко, за да ги избират служителите без колебание, и достатъчно много, за да дават нужното за отчетите разграничение. По-сигурно е да започнете с кратък списък и да го разширявате, като гледате редовете в категорията „Други“.
Каква е разликата между категория разходи и разходен център?
Категорията разходи показва какъв е разходът, а разходният център — към кой отдел или звено принадлежи. Във вариант 7/A кодът на сметката най-често се определя от комбинацията на двете.
Трябва ли да се изтрие неизползвана категория разходи?
Не, неизползваната категория трябва да се деактивира, а не да се изтрива. Миналите разходи са свързани с нея, затова изтриването може да доведе до несъответствия в отчетите.