Sommario
- Che cos'è una categoria di spesa e in cosa differisce da un conto di costo?
- Come si impostano le categorie di spesa?
- Elenco di esempio delle categorie di spesa
- Dove finiscono le voci di spesa nel piano dei conti uniforme turco?
- Come si mantiene aggiornato l'elenco delle categorie di spesa?
- Come funziona in Masraff?
- Domande frequenti
- Quali sono le voci di spesa tipiche di un'azienda?
- Quante categorie di spesa dovrebbe avere un'azienda?
- Qual è la differenza tra categoria di spesa e centro di costo?
- Una categoria di spesa inutilizzata va cancellata?
La categoria che un dipendente sceglie quando carica una ricevuta decide su quale conto di costo finirà la spesa a fine mese, con quale limite verrà confrontata e in quale riga comparirà nei report. Se l'elenco delle categorie è costruito male, la stessa ricevuta del taxi viene registrata un mese come «Trasporti» e il mese dopo come «Altro», e l'ufficio contabilità corregge ogni riga a mano.
Questo articolo spiega come trasformare le voci di spesa dell'azienda in categorie di spesa, con riferimento alle aziende in Turchia: la differenza tra categoria e conto di costo, i passaggi di impostazione, un elenco di esempio, l'abbinamento ai conti secondo il piano dei conti uniforme turco (Tekdüzen Hesap Planı) e la manutenzione dell'elenco nel tempo.
Che cos'è una categoria di spesa e in cosa differisce da un conto di costo?
Una categoria di spesa è l'etichetta che il dipendente sceglie per descrivere una spesa; il conto di costo è il codice del piano dei conti su cui la contabilità la registra. Le due cose sono collegate ma non coincidono.
Il dipendente sceglie un nome che capisce, come «Pasti», «Alloggio» o «Parcheggio». La contabilità registra la stessa spesa su un conto come 760 o 770 e su uno dei suoi sottoconti. In una buona impostazione il dipendente non vede mai il codice del conto: categoria, centro di costo e società vengono tradotti nel conto corretto tramite una regola.
La distinzione conta perché l'elenco delle categorie è scritto nella lingua dei dipendenti e il piano dei conti in quella della contabilità. Metterli nella stessa lista porta a categorie che i dipendenti non capiscono o a registrazioni che la contabilità non può usare.
Come si impostano le categorie di spesa?
Le categorie di spesa si impostano partendo dallo storico reale delle spese aziendali e assegnando a ogni categoria un solo significato e una sola regola contabile. I passaggi che seguono offrono un quadro sufficiente per la maggior parte delle medie imprese:
- Analizzate le spese passate. Estraete le ricevute o le registrazioni degli ultimi 12 mesi e raggruppate i tipi di spesa più ricorrenti.
- Usate la lingua dei dipendenti. Scrivete «Spedizioni e corriere» invece di «Prestazioni e servizi da terzi». Il nome di una categoria deve essere così chiaro da poterlo scegliere senza esitare guardando la ricevuta.
- Date a ogni categoria un solo significato. Se «Trasporti» comprende sia il taxi sia il biglietto aereo, nei report non vedete separatamente il costo delle trasferte. Separate trasporto urbano ed extraurbano.
- Separate le voci con trattamento fiscale diverso. Tenete in categorie distinte le spese che si comportano diversamente per aliquota IVA, detraibilità o KKEG (costi non deducibili secondo la normativa fiscale turca).
- Non confondete categoria e centro di costo. Invece di creare «Pasti commerciali» e «Pasti HR», usate un'unica categoria «Pasti»; il reparto è indicato dal campo centro di costo.
- Limitate la categoria «Altro». Rendete obbligatoria la descrizione e controllate ogni mese le righe che vi finiscono.
Elenco di esempio delle categorie di spesa
L'elenco che segue è una proposta di partenza per la nota spese di una media impresa in Turchia. La colonna dei conti è solo un esempio: varia secondo il vostro piano dei conti e il parere del vostro commercialista.
| Categoria | Spese comprese | Punto di attenzione | Conto di esempio |
|---|---|---|---|
| Pasti | Pranzi di lavoro, pasti per straordinari | Se si registra il numero di partecipanti, si può seguire l'importo pro capite | Sottoconto di 760 / 770 |
| Alloggio | Hotel, pensione | Collegarlo al modulo di trasferta semplifica il reporting | Sottoconto di 760 / 770 |
| Trasporto urbano | Taxi, mezzi pubblici | Frequente e di piccolo importo, adatto al controllo tramite limiti | Sottoconto di 760 / 770 |
| Trasporto extraurbano | Biglietti aerei, di autobus, di treno | Separato dal trasporto urbano, rende visibile il costo delle trasferte | Sottoconto di 760 / 770 |
| Carburante | Carburante per veicoli aziendali | Le spese per veicoli possono avere una quota KKEG | Sottoconto di 740 / 760 / 770 |
| Parcheggi e pedaggi | Parcheggio, ponti, autostrade | Verificare che la ricevuta sia un documento valido | Sottoconto di 760 / 770 |
| Rappresentanza e ospitalità | Ospitalità clienti, omaggi | Il motivo di lavoro va indicato nella descrizione | Sottoconto di 760 |
| Cancelleria e ufficio | Materiale d'ufficio, piccoli acquisti non capitalizzati | Gli acquisti da capitalizzare vanno separati | Sottoconto di 770 |
| Formazione e seminari | Corsi, conferenze, certificazioni | Partecipante e argomento vanno indicati nella descrizione | Sottoconto di 770 |
| Spedizioni e corriere | Pacchi, corriere | Il numero di spedizione va indicato nella descrizione | Sottoconto di 760 / 770 |
| Senza documento e candidati KKEG | Multe, spese senza documento valido | Da seguire separatamente come KKEG | 689 |
All'inizio è più sicuro tenere l'elenco breve. Se i dipendenti sbagliano spesso categoria, di solito il problema non è il numero ridotto di categorie ma l'ambiguità dei nomi.
Dove finiscono le voci di spesa nel piano dei conti uniforme turco?
Nell'opzione 7/A del piano dei conti uniforme turco le voci di spesa finiscono per funzione nei conti 7xx; il conto principale lo determina di solito il centro di costo, il sottoconto la categoria.
In Turchia il piano dei conti uniforme è disciplinato dal Comunicato generale sull'applicazione del sistema contabile n. 1 (Gazzetta Ufficiale del 26.12.1992; in vigore dal 01.01.1994). Il comunicato prevede due opzioni per i conti di costo:
- Opzione 7/A (per funzione): i costi sono seguiti in base alla funzione a cui appartengono. I pasti del team commerciale vanno ad esempio sul 760 Costi di marketing, vendita e distribuzione, quelli della sede sul 770 Spese generali amministrative. I costi di produzione o di erogazione di servizi si seguono nei conti 71x–74x, ricerca e sviluppo nel 750.
- Opzione 7/B (per natura): i costi sono seguiti per tipo nei conti 790–798, ad esempio 793 Prestazioni e servizi da terzi e 794 Costi diversi.
Anche gli altri lati della registrazione sono fissi: l'IVA detraibile va sul 191 IVA detraibile, mentre il debito di rimborso verso il dipendente va, secondo la scelta dell'azienda, sul 195 Anticipi di lavoro o sul conto individuale del dipendente nel 320 Fornitori.
Registrazione di esempio: ricevuta di parcheggio da 120 TRY IVA 20% inclusa di un dipendente della sede (importo di esempio):
| Conto | Dare | Avere |
|---|---|---|
| 770 Spese generali amministrative (sottoconto parcheggio) | 100 TRY | |
| 191 IVA detraibile | 20 TRY | |
| 195 Anticipi di lavoro / 320 conto del dipendente | 120 TRY |
Le voci KKEG sono inoltre seguite sul conto 689 Altri oneri e perdite straordinari e a fine periodo vengono riprese a tassazione ai sensi dell'articolo 11 della legge turca n. 5520 sull'imposta sulle società. Per i dettagli, consultate la nostra guida alla registrazione dei KKEG. Verificate sempre con il vostro commercialista (mali müşavir) l'opzione adottata e l'abbinamento tra categorie e conti.
Come si mantiene aggiornato l'elenco delle categorie di spesa?
L'elenco delle categorie di spesa resta aggiornato se viene rivisto almeno una volta l'anno e a ogni modifica del piano dei conti; le categorie inutilizzate si disattivano, non si cancellano.
Disattivare anziché cancellare è importante: le spese passate sono collegate alla categoria e il suo record deve restare perché i report siano coerenti. Durante la revisione potete usare questa checklist:
- Le righe finite in «Altro» si concentrano su un tipo di spesa? Se sì, può servire una nuova categoria.
- Esiste una categoria mai usata negli ultimi 12 mesi?
- Due categorie vengono scelte continuamente l'una al posto dell'altra? Potrebbe essere il caso di unirle o chiarirne il nome.
- Un conto aperto o chiuso nel piano dei conti incide sull'abbinamento delle categorie?
- I limiti per categoria sono ancora aggiornati? Per definirli, consultate la nostra guida alla politica di spesa.
Come funziona in Masraff?
In Masraff la categoria è uno dei campi standard di ogni spesa; il dipendente la sceglie quando inserisce la spesa dal portale web o dall'app mobile. L'elenco delle categorie viene definito secondo la struttura dell'azienda e si usa insieme a campi come centro di costo, etichetta e codice progetto.
Il conto su cui finisce una categoria è stabilito lato contabilità. Il conto di costo deriva dalla determinazione del conto da tabella o dalla determinazione dettagliata del conto, il conto IVA dalla determinazione del conto IVA e il conto del dipendente (195/320) dalle impostazioni del codice di conto individuale dell'utente. La determinazione dettagliata dell'IVA copre anche gli scenari KKEG. I dettagli dell'impostazione sono nella pagina abbinamento dei conti in Masraff.
La categoria serve anche al controllo:
- Motore delle politiche di spesa (Gider Politikası Motoru): per ogni categoria si può definire un limite; in caso di superamento viene mostrato solo un avviso oppure il processo viene bloccato.
- Approvazione avanzata: il flusso di approvazione può essere costruito per categoria; ad esempio, i pasti oltre un certo importo passano a un approvatore aggiuntivo.
- Blocca categorie: mette fuori uso determinate categorie. Questa funzione si usa per chiudere una categoria non più necessaria.
Masraff offre integrazioni con più di 20 ERP e sistemi contabili; l'abbinamento tra categoria e conto fa sì che la registrazione trasferita finisca sul conto giusto.
Domande frequenti
Quali sono le voci di spesa tipiche di un'azienda?
Le voci tipiche sono pasti, alloggio, trasporti, carburante, parcheggio, rappresentanza, cancelleria, formazione e spedizioni. In Turchia queste voci si seguono nei conti 7xx del piano dei conti uniforme.
Quante categorie di spesa dovrebbe avere un'azienda?
Non esiste un numero fisso: abbastanza poche perché i dipendenti scelgano senza esitare, abbastanza numerose da dare al reporting la suddivisione necessaria. È più sicuro partire da un elenco breve e ampliarlo osservando le righe in «Altro».
Qual è la differenza tra categoria di spesa e centro di costo?
La categoria di spesa indica che cosa è la spesa, il centro di costo a quale reparto o unità appartiene. Nell'opzione 7/A il codice del conto nasce per lo più dalla combinazione dei due.
Una categoria di spesa inutilizzata va cancellata?
No, una categoria inutilizzata va disattivata anziché cancellata. Le spese passate sono collegate a quella categoria, quindi cancellarla può creare incoerenze nei report.