Cuprins
- Ce este o categorie de cheltuieli și prin ce diferă de contul de cheltuieli?
- Cum se configurează categoriile de cheltuieli?
- Listă model de categorii de cheltuieli
- Unde ajung elementele de cheltuieli în planul de conturi unic din Turcia?
- Cum se menține la zi lista de categorii de cheltuieli?
- Cum funcționează în Masraff?
- Întrebări frecvente
- Care sunt elementele de cheltuieli ale unei firme?
- Câte categorii de cheltuieli ar trebui să existe?
- Care este diferența dintre categoria de cheltuieli și centrul de cost?
- Trebuie ștearsă o categorie de cheltuieli nefolosită?
Categoria pe care angajatul o alege când încarcă un bon stabilește în ce cont de cheltuieli ajunge acea cheltuială la sfârșitul lunii, ce limită i se aplică și pe ce rând apare în raport. Când lista de categorii este prost construită, același bon de taxi este înregistrat într-o lună la "Transport", în luna următoare la "Altele", iar echipa de contabilitate corectează manual fiecare rând.
Acest articol arată cum transformi elementele de cheltuieli ale firmei în categorii de cheltuieli în Turcia: diferența dintre categorie și contul de cheltuieli, pașii de configurare, o listă model, maparea conturilor după Tekdüzen Hesap Planı (planul de conturi unic din Turcia) și cum se menține lista la zi.
Ce este o categorie de cheltuieli și prin ce diferă de contul de cheltuieli?
Categoria de cheltuieli este eticheta pe care angajatul o alege pentru a descrie cheltuiala; contul de cheltuieli este codul din planul de conturi în care contabilitatea o înregistrează. Cele două sunt legate, dar nu sunt același lucru.
Angajatul alege o denumire pe care o înțelege, precum "Masă", "Cazare" sau "Parcare". Contabilitatea înregistrează aceeași cheltuială într-un cont precum 760 sau 770 și într-un subcont al acestuia. Într-o configurare bună, angajatul nu vede niciodată codul contului; categoria, centrul de cost și compania sunt transformate prin regulă în contul corect.
Distincția contează pentru că lista de categorii este scrisă în limbajul angajatului, iar planul de conturi în limbajul contabilității. Înghesuirea lor într-o singură listă duce fie la denumiri pe care angajații nu le înțeleg, fie la înregistrări pe care contabilitatea nu le poate folosi.
Cum se configurează categoriile de cheltuieli?
Categoriile de cheltuieli se configurează pornind de la istoricul real al cheltuielilor firmei, dând fiecărei categorii un singur sens și o singură regulă de cont. Pașii de mai jos oferă un cadru suficient pentru majoritatea firmelor mijlocii:
- Extrage cheltuielile anterioare. Scoate bonurile sau înregistrările contabile din ultimele 12 luni și grupează tipurile de cheltuieli care se repetă cel mai des.
- Folosește limbajul angajatului. Scrie "Curierat și expediere" în loc de "Prestații și servicii externe". Denumirea trebuie să fie atât de clară încât cine se uită la bon să aleagă fără ezitare.
- Dă fiecărei categorii un singur sens. Dacă "Transport" acoperă atât taxiul, cât și biletul de avion, nu poți vedea separat costul deplasărilor în raport. Separă transportul local de cel interurban.
- Separă elementele cu tratament fiscal diferit. Păstrează în categorii proprii cheltuielile care diferă prin cota de TVA, dreptul de deducere sau statutul de KKEG (în Turcia: cheltuieli nedeductibile fiscal).
- Nu confunda categoria cu centrul de cost. În loc să deschizi două categorii, "Masă vânzări" și "Masă HR", folosește o singură categorie "Masă" și lasă câmpul centru de cost să indice departamentul.
- Limitează categoria "Altele". Fă descrierea obligatorie și verifică lunar rândurile din această categorie.
Listă model de categorii de cheltuieli
Lista de mai jos este o propunere de pornire pentru formularul de cheltuieli al unei firme mijlocii. Coloana de cont este doar un exemplu; ea diferă în funcție de planul vostru de conturi și de opinia consultantului fiscal.
| Categorie | Ce acoperă | La ce să fii atent | Cont exemplu |
|---|---|---|---|
| Masă | Mese de afaceri, mese la program prelungit | Dacă se cere numărul de participanți, se poate urmări suma pe persoană | subcont 760 / 770 |
| Cazare | Hotel, pensiune | Legarea de formularul de deplasare ușurează raportarea | subcont 760 / 770 |
| Transport local | Taxi, transport public | Sume mici și frecvente, potrivite pentru urmărire cu limită | subcont 760 / 770 |
| Transport interurban | Bilete de avion, autobuz, tren | Separat de transportul local, costul deplasărilor devine vizibil | subcont 760 / 770 |
| Combustibil | Combustibil pentru mașina firmei | Cheltuielile cu vehiculele pot avea o parte KKEG | subcont 740 / 760 / 770 |
| Parcare și taxe de drum | Parcare, taxe de pod și autostradă | Trebuie verificat dacă bonul este document justificativ valabil | subcont 760 / 770 |
| Protocol | Protocol clienți, cadouri | Legătura cu afacerea trebuie scrisă în descriere | subcont 760 |
| Papetărie și birou | Rechizite, achiziții mici care nu sunt mijloace fixe | Achizițiile considerate mijloace fixe trebuie separate | subcont 770 |
| Instruire și seminarii | Cursuri, conferințe, certificări | Participantul și tema trebuie scrise în descriere | subcont 770 |
| Curierat și expediere | Expedieri, curier | Numărul expedierii trebuie scris în descriere | subcont 760 / 770 |
| Fără document și candidați KKEG | Amenzi de circulație, cheltuieli fără document valabil | Se urmăresc separat ca KKEG | 689 |
La prima configurare este mai sigur să păstrezi lista scurtă. Dacă angajații aleg des o categorie greșită, problema nu este de obicei numărul prea mic de categorii, ci denumirile neclare.
Unde ajung elementele de cheltuieli în planul de conturi unic din Turcia?
În varianta 7/A a Tekdüzen Hesap Planı, cheltuielile ajung în conturile 7xx după funcție; contul principal este dat de obicei de centrul de cost, iar subcontul de categorie.
Tekdüzen Hesap Planı este reglementat în Turcia prin Comunicatul general nr. 1 privind aplicarea sistemului contabil (Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği, publicat în Resmî Gazete la 26.12.1992; în vigoare de la 01.01.1994). Comunicatul oferă două variante pentru conturile de costuri:
- Varianta 7/A (după funcție): Cheltuielile sunt urmărite după funcția căreia îi aparțin. De exemplu, masa echipei de vânzări ajunge în 760 Cheltuieli de marketing, vânzare și distribuție, iar masa de la sediul central în 770 Cheltuieli generale de administrație. Cheltuielile legate de producție sau de prestarea serviciilor se urmăresc în 71x–74x, iar cele de cercetare-dezvoltare în 750.
- Varianta 7/B (după natură): Cheltuielile se urmăresc după natură în conturile 790–798, de exemplu 793 Prestații și servicii externe, 794 Cheltuieli diverse.
Celelalte laturi ale înregistrării sunt fixe: TVA-ul deductibil merge în 191 TVA deductibil, iar datoria de rambursare către angajat se înregistrează, după opțiunea firmei, în contul analitic al angajatului din 195 Avansuri de serviciu sau 320 Furnizori.
Înregistrare exemplu: Bon de parcare de 120 TL cu TVA 20% pentru un angajat de la sediul central (sumă exemplu):
| Cont | Debit | Credit |
|---|---|---|
| 770 Cheltuieli generale de administrație (subcont parcare) | 100 TL | |
| 191 TVA deductibil | 20 TL | |
| 195 Avansuri de serviciu / 320 cont analitic angajat | 120 TL |
Elementele de tip KKEG se urmăresc în plus în 689 Alte cheltuieli și pierderi extraordinare și se adaugă la baza impozabilă la sfârșitul perioadei, conform articolului 11 din Legea turcă nr. 5520 privind impozitul pe profit. Detalii găsești în ghidul nostru despre înregistrarea contabilă KKEG. Confirmă întotdeauna varianta pe care o folosiți și maparea categorie–cont cu consultantul vostru fiscal.
Cum se menține la zi lista de categorii de cheltuieli?
Lista de categorii se menține la zi prin revizuire cel puțin o dată pe an și ori de câte ori se schimbă planul de conturi; categoriile nefolosite nu se șterg, ci se închid.
Închiderea în locul ștergerii este importantă: cheltuielile anterioare sunt legate de acea categorie, iar pentru ca rapoartele să rămână consecvente, înregistrarea categoriei trebuie să existe în continuare. La revizuire poți folosi această listă de verificare:
- Rândurile din "Altele" se concentrează pe un anumit tip de cheltuială? Dacă da, poate fi nevoie de o categorie nouă.
- Există categorii nefolosite deloc în ultimele 12 luni?
- Două categorii sunt alese constant una în locul celeilalte? Poate trebuie comasate sau redenumite mai clar.
- Un cont deschis sau închis în planul de conturi afectează maparea categoriilor?
- Limitele pe categorii mai sunt de actualitate? Pentru stabilirea limitelor poți consulta ghidul nostru despre politica de cheltuieli.
Cum funcționează în Masraff?
În Masraff, categoria este unul dintre câmpurile standard ale fiecărei cheltuieli; angajatul alege categoria când introduce cheltuiala din portalul web sau din aplicația mobilă. Lista de categorii este definită după structura proprie a firmei și este folosită împreună cu câmpuri precum centrul de cost, eticheta și codul de proiect.
În ce cont ajunge o categorie se stabilește în partea de contabilitate. Contul de cheltuieli se stabilește prin Tablodan Hesap Belirleme (determinarea contului din tabel) sau Detaylı Hesap Belirleme (determinarea detaliată a contului), contul de TVA prin KDV Hesap Belirlemesi (determinarea contului de TVA), iar contul angajatului (195/320) vine din setările de cod analitic ale utilizatorului. Detaylı KDV Belirleme (determinarea detaliată a TVA) acoperă și scenariile KKEG. Detaliile configurării se află pe pagina despre maparea conturilor în Masraff.
Categoria este folosită și pentru control:
- Motorul politicii de cheltuieli: Pentru fiecare categorie se poate defini o limită; la depășire se afișează doar un avertisment sau procesul este blocat.
- Aprobare avansată: Fluxul de aprobare poate fi construit pe categorii; de exemplu, cheltuielile de masă peste o anumită sumă merg la un aprobator suplimentar.
- Blocarea categoriilor: Scoate din uz anumite categorii. Funcția se folosește pentru a închide o categorie care nu mai este utilizată.
Masraff oferă integrare cu peste 20 de sisteme ERP și de contabilitate; maparea categoriilor și a conturilor face ca înregistrarea transferată să ajungă în contul corect.
Întrebări frecvente
Care sunt elementele de cheltuieli ale unei firme?
Elementele de cheltuieli ale firmei sunt, de exemplu, masa, cazarea, transportul, combustibilul, parcarea, protocolul, papetăria, instruirea și curieratul. În Turcia, contabilitatea le urmărește în conturile 7xx din Tekdüzen Hesap Planı.
Câte categorii de cheltuieli ar trebui să existe?
Nu există un număr exact; suficient de puține încât angajații să aleagă fără ezitare și suficient de multe încât să ofere separarea necesară în raportare. Este mai sigur să începi cu o listă scurtă și să o extinzi pe baza rândurilor din "Altele".
Care este diferența dintre categoria de cheltuieli și centrul de cost?
Categoria de cheltuieli arată ce este cheltuiala, iar centrul de cost arată cărui departament sau cărei unități îi aparține. În varianta 7/A, codul contului este stabilit de obicei din combinația celor două.
Trebuie ștearsă o categorie de cheltuieli nefolosită?
Nu, o categorie nefolosită trebuie închisă, nu ștearsă. Deoarece cheltuielile anterioare sunt legate de ea, ștergerea poate crea inconsecvențe în rapoarte.