Содержание
- Что такое категория расходов и чем она отличается от счёта затрат?
- Как настроить категории расходов?
- Пример списка категорий расходов
- На какие счета турецкого плана счетов попадают статьи затрат?
- Как поддерживать список категорий расходов в актуальном состоянии?
- Как это работает в Masraff?
- Часто задаваемые вопросы
- Какие бывают статьи расходов компании?
- Сколько должно быть категорий расходов?
- Чем категория расходов отличается от центра затрат?
- Нужно ли удалять неиспользуемую категорию расходов?
Категория, которую сотрудник выбирает при загрузке чека, определяет, на какой счёт затрат попадёт расход в конце месяца, в какой лимит он упрётся и в какой строке отчёта появится. Если список категорий составлен плохо, одно и то же такси в одном месяце вводится как «Транспорт», а в следующем как «Прочее», и бухгалтерии приходится исправлять каждую строку вручную.
В этой статье рассказываем, как превратить статьи затрат компании в категории расходов: чем категория отличается от счёта затрат, какие шаги нужны для настройки, как выглядит пример списка категорий, как сопоставить их со счетами по турецкому Единому плану счетов (Tekdüzen Hesap Planı) и как поддерживать список в актуальном состоянии.
Что такое категория расходов и чем она отличается от счёта затрат?
Категория расходов — это метка, которую сотрудник выбирает для описания траты; счёт затрат — это код плана счетов, на котором бухгалтерия учитывает эту трату. Они связаны, но это не одно и то же.
Сотрудник выбирает понятное ему название: «Питание», «Проживание» или «Парковка». Бухгалтерия же учитывает ту же трату на счёте вроде 760 или 770 и его субсчёте. При хорошей настройке сотрудник вообще не видит код счёта: категория, центр затрат и компания по правилу переводятся в нужный счёт.
Это различие важно, потому что список категорий пишется на языке сотрудника, а план счетов — на языке бухгалтерии. Если втиснуть их в один список, получатся либо непонятные сотрудникам названия категорий, либо записи, с которыми бухгалтерия не сможет работать.
Как настроить категории расходов?
Категории расходов настраивают, начиная с реальной истории трат компании и давая каждой категории одно значение и одно правило отнесения на счёт. Следующие шаги дают достаточную основу для большинства средних компаний:
- Выгрузите прошлые расходы. Возьмите чеки или бухгалтерские проводки за последние 12 месяцев и сгруппируйте самые частые виды трат.
- Называйте категории языком сотрудника. Вместо «Услуги сторонних организаций» пишите «Доставка и курьеры». Название должно быть настолько ясным, чтобы человек с чеком в руках выбрал его без раздумий.
- Давайте каждой категории одно значение. Если «Транспорт» охватывает и такси, и авиабилеты, в отчёте не видно отдельно стоимость командировок. Разделите городской и междугородний транспорт.
- Выделяйте траты с налоговыми особенностями. Расходы, которые отличаются ставкой НДС, правом на вычет или тем, что относятся к KKEG (в Турции — расходы, не принимаемые для целей налогообложения), держите в отдельных категориях.
- Не путайте категорию и центр затрат. Вместо двух категорий «Питание отдела продаж» и «Питание HR» используйте одну категорию «Питание», а отдел пусть передаёт поле центра затрат.
- Ограничьте категорию «Прочее». Сделайте описание обязательным и ежемесячно просматривайте строки, попавшие в эту категорию.
Пример списка категорий расходов
Список ниже — стартовое предложение для формы расходов средней компании в Турции. Колонка со счётом приведена только как пример; она зависит от вашего плана счетов и мнения вашего финансового консультанта.
| Категория | Какие траты охватывает | На что обратить внимание | Пример счёта |
|---|---|---|---|
| Питание | Деловой обед, питание при сверхурочной работе | Если запрашивать число участников, можно следить за суммой на человека | субсчёт 760 / 770 |
| Проживание | Отель, гостевой дом | Связь с формой командировки упрощает отчётность | субсчёт 760 / 770 |
| Городской транспорт | Такси, общественный транспорт | Частые мелкие суммы удобно контролировать лимитом | субсчёт 760 / 770 |
| Междугородний транспорт | Авиа-, автобусные и железнодорожные билеты | Отдельно от городского транспорта видна стоимость поездок | субсчёт 760 / 770 |
| Топливо | Топливо для служебного автомобиля | По расходам на автомобиль может быть часть KKEG | субсчёт 740 / 760 / 770 |
| Парковка и платные дороги | Парковка, мосты, платные трассы | Нужно проверять, является ли чек надлежащим документом | субсчёт 760 / 770 |
| Представительские расходы | Приём клиентов, подарки | В описании указывается деловая цель | субсчёт 760 |
| Канцелярия и офис | Офисные принадлежности, мелкие покупки, не являющиеся основными средствами | Покупки, которые считаются основными средствами, выделяются | субсчёт 770 |
| Обучение и семинары | Курсы, конференции, сертификаты | В описании указываются участник и тема | субсчёт 770 |
| Доставка и курьеры | Отправления, курьерские услуги | В описании указывается номер отправления | субсчёт 760 / 770 |
| Без документа и кандидаты в KKEG | Штраф ГИБДД, трата без надлежащего документа | Учитывается отдельно как KKEG | 689 |
При первой настройке безопаснее держать список коротким. Если сотрудники часто выбирают не ту категорию, проблема обычно не в нехватке категорий, а в нечётких названиях.
На какие счета турецкого плана счетов попадают статьи затрат?
В варианте 7/A турецкого Единого плана счетов статьи затрат попадают на счета 7xx по функциональному принципу: основной счёт обычно определяет центр затрат, субсчёт — категория.
Единый план счетов Турции утверждён Общим положением о применении системы бухгалтерского учёта № 1 (Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği; «Официальная газета» от 26.12.1992, вступило в силу 01.01.1994). Положение предлагает два варианта для счетов затрат:
- Вариант 7/A (функциональный принцип): расходы учитываются по функции, к которой относятся. Например, питание отдела продаж попадает на счёт 760 «Расходы на маркетинг, продажи и сбыт», а питание сотрудников головного офиса — на счёт 770 «Общие административные расходы». Расходы, связанные с производством товаров или услуг, учитываются на счетах 71x–74x, расходы на исследования и разработки — на счёте 750.
- Вариант 7/B (по видам затрат): расходы учитываются по видам на счетах 790–798, например 793 «Услуги сторонних организаций» и 794 «Прочие расходы».
Другие стороны проводки тоже постоянны: НДС к вычету относится на счёт 191 «НДС к вычету», а задолженность перед сотрудником по возмещению — в зависимости от выбора компании на счёт 195 «Подотчётные авансы» или на карточку сотрудника на счёте 320 «Поставщики».
Пример проводки: чек за парковку на 120 TL с НДС 20 % от сотрудника головного офиса (пример суммы):
| Счёт | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| 770 Общие административные расходы (субсчёт «Парковка») | 100 TL | |
| 191 НДС к вычету | 20 TL | |
| 195 Подотчётные авансы / 320 карточка сотрудника | 120 TL |
Статьи, относящиеся к KKEG, дополнительно учитываются на счёте 689 «Прочие чрезвычайные расходы и убытки» и в конце периода добавляются к налоговой базе согласно статье 11 Закона Турции о налоге на прибыль организаций № 5520. Подробнее — в нашем руководстве по бухгалтерскому учёту KKEG. Обязательно согласуйте выбранный вариант и сопоставление категорий со счетами со своим финансовым консультантом (mali müşavir).
Как поддерживать список категорий расходов в актуальном состоянии?
Список категорий расходов поддерживают в актуальном состоянии, пересматривая его не реже раза в год и при каждом изменении плана счетов; неиспользуемые категории не удаляют, а отключают.
Отключать вместо удаления важно: прошлые расходы привязаны к категории, и чтобы отчёты оставались согласованными, запись о категории должна сохраниться. При пересмотре можно использовать такой чек-лист:
- Концентрируются ли строки в категории «Прочее» на каком-то одном виде трат? Если да, возможно, нужна новая категория.
- Есть ли категории, которые не использовались за последние 12 месяцев?
- Выбирают ли две категории постоянно одну вместо другой? Возможно, их стоит объединить или уточнить название.
- Влияет ли открытый или закрытый в плане счетов счёт на сопоставление категорий?
- Актуальны ли ещё лимиты по категориям? О настройке лимитов читайте в нашем руководстве по политике расходов.
Как это работает в Masraff?
В Masraff категория — одно из стандартных полей каждого расхода; сотрудник выбирает её, вводя расход в веб-портале или мобильном приложении. Список категорий задаётся под структуру компании и используется вместе с такими полями, как центр затрат, метка и код проекта.
На какой счёт попадёт категория, определяется на стороне бухгалтерии. Счёт затрат задаётся через табличное определение счетов (Tablodan Hesap Belirleme) или детальное определение счетов (Detaylı Hesap Belirleme), счёт НДС — через определение счетов НДС, а счёт сотрудника (195/320) берётся из настроек кода контрагента пользователя. Детальное определение НДС (Detaylı KDV Belirleme) охватывает и сценарии KKEG. Подробности настройки — на странице сопоставление счетов в Masraff.
Категория используется и для контроля:
- Механизм политики расходов: для каждой категории можно задать лимит; при превышении либо показывается только предупреждение, либо процесс блокируется.
- Расширенное согласование: маршрут согласования можно строить по категориям; например, расходы на питание выше определённой суммы уходят дополнительному согласующему.
- Блокировка категорий: выводит определённые категории из использования. Эта функция используется, чтобы отключить категорию, которая больше не нужна.
Masraff интегрируется с более чем 20 ERP и учётными системами; сопоставление категорий и счетов обеспечивает попадание переданной записи на правильный счёт.
Часто задаваемые вопросы
Какие бывают статьи расходов компании?
Статьи расходов компании — это питание, проживание, транспорт, топливо, парковка, представительские расходы, канцелярия, обучение и доставка. В Турции в бухгалтерии эти статьи учитываются на счетах 7xx Единого плана счетов.
Сколько должно быть категорий расходов?
Точного числа нет: их должно быть достаточно мало, чтобы сотрудники выбирали без раздумий, и достаточно много, чтобы дать нужную для отчётности детализацию. Надёжнее начать с короткого списка и расширять его, анализируя строки в категории «Прочее».
Чем категория расходов отличается от центра затрат?
Категория расходов показывает, что это за трата, а центр затрат — к какому отделу или подразделению она относится. В варианте 7/A код счёта чаще всего определяется сочетанием этих двух полей.
Нужно ли удалять неиспользуемую категорию расходов?
Нет, неиспользуемую категорию нужно не удалять, а отключать. Прошлые расходы привязаны к ней, поэтому удаление может привести к расхождениям в отчётах.