Як пабудаваць структуру цэнтраў выдаткаў: прыклады

Калі ў канцы месяца гучыць пытанне «чый гэта выдатак?», значыць, структура цэнтраў выдаткаў у кампаніі альбо не створана, альбо перастала працаваць. Цэнтр выдаткаў (па-турэцку masraf merkezi) — гэта прыкмета, якая паказвае, да якога аддзела, філіяла ці каманды адносіцца выдатак. Пры правільнай наладзе бюджэтны кантроль, узгадненне і бухгалтарскі ўлік абапіраюцца на адну і тую ж структуру. У гэтым артыкуле разбіраем, як пабудаваць структуру цэнтраў выдаткаў у сярэдняй кампаніі ў Турцыі: сувязь з рахункамі класа 7, прыклад табліцы цэнтраў і прыклад праводкі размеркавання.

Цэнтр выдаткаў, месца ўзнікнення выдаткаў і цэнтр затрат — адно і тое ж?

Цэнтр выдаткаў, месца ўзнікнення выдаткаў і цэнтр затрат на практыцы азначаюць адно: падраздзяленне, адказнае за выдатак. Розніца ў тэрмінах звычайна звязана з праграмным забеспячэннем і ўліковай традыцыяй.

• Цэнтр выдаткаў (masraf merkezi): найбольш распаўсюджаны тэрмін сярод фінансістаў у Турцыі. Часцей за ўсё адпавядае аддзелу або філіялу.
• Месца ўзнікнення выдаткаў (masraf yeri): варыянт, які аддаюць перавагу каманды, што працуюць у SAP (па-англійску «cost center»).
• Цэнтр затрат / месца затрат (maliyet merkezi, gider yeri): выкарыстоўваецца ва ўліку сабекошту для вытворчых і сэрвісных падраздзяленняў.

Размяжоўваць трэба не тэрміны, а адказнасць. У кожнага цэнтра выдаткаў павінны быць уладальнік, бюджэт і зразумелы рахунак, на які ён адносіць выдаткі.

З якімі бухгалтарскімі рахункамі звязаны цэнтр выдаткаў?

Цэнтр выдаткаў вызначае, на які рахунак выдаткаў класа 7 турэцкага Адзінага плана рахункаў трапіць выдатак. Выдаткі аддзела продажаў і генеральнай дырэкцыі ідуць на розныя рахункі.

У Tekdüzen Hesap Planı (Адзіны план рахункаў Турцыі) ёсць два варыянты:

• 7/A (функцыянальны прынцып): выдаткі групуюцца па функцыях. Менавіта гэты варыянт найбольш натуральна спалучаецца са структурай цэнтраў выдаткаў.
• 7/B (прынцып па відах): выдаткі ўлічваюцца па відах на рахунках 790–799. Разбіўку па падраздзяленнях у гэтым выпадку звычайна вядуць праз субрахункі або асобнае аналітычнае вымярэнне.

У кампаніі, якая ўжывае 7/A, тыповая адпаведнасць выглядае так:

Прававая аснова: Адзіны план рахункаў і варыянты 7/A–7/B устаноўлены Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği (Агульнае палажэнне аб ужыванні сістэмы бухгалтарскага ўліку, № 1), апублікаваным у Resmî Gazete (Афіцыйнай газеце Турцыі) 26 снежня 1992 года; палажэнне ўжываецца з 1 студзеня 1994 года. Сама структура цэнтраў выдаткаў не з'яўляецца патрабаваннем закона — гэта выбар кіраўніцкага ўліку. Выбар рахункаў і дэталізацыю субрахункаў узгадніце са сваім mali müşavir (сертыфікаваным бухгалтарам-кансультантам).

Як пабудаваць структуру цэнтраў выдаткаў?

Структуру цэнтраў выдаткаў будуюць, зыходзячы не з арганізацыйнай схемы, а з бюджэтнай адказнасці. Гэты чэк-ліст падыдзе і для стварэння структуры з нуля, і для навядзення парадку ў існуючай.

1. Складзіце спіс уладальнікаў бюджэту. Кожны кіраўнік, які адказвае за свой бюджэт, — кандыдат у цэнтр выдаткаў. Не адкрывайце цэнтр без уладальніка.
2. Абмяжуйце колькасць узроўняў. Для большасці сярэдніх кампаній дастаткова двух узроўняў: асноўнае падраздзяленне (Продажы) і падпарадкаванае (Продажы — рэгіён Стамбул).
3. Вызначце структуру кода. Код павінен быць асэнсаваным, але кароткім: напрыклад, першая лічба абазначае асноўнае падраздзяленне, наступныя — падпарадкаванае.
4. Прывяжыце кожны цэнтр да рахунку класа 7. Цэнтры продажаў адносяць выдаткі на 760, кіраўніцкія — на 770; выключэнні зафіксуйце пісьмова.
5. Апішыце правіла размеркавання агульных выдаткаў. Загадзя вызначце, у якіх долях арэнда, IT і агульныя паслугі размяркоўваюцца па цэнтрах.
6. Вызначце правілы закрыцця і змяненняў. Код аб'яднанага або закрытага падраздзялення не выдаляюць, а робяць неактыўным, каб не сапсаваць мінулыя справаздачы.

Прыклад структуры цэнтраў выдаткаў

У табліцы ніжэй — структура цэнтраў выдаткаў умоўнай сэрвіснай кампаніі на 250 супрацоўнікаў. Коды і адказныя прыведзены для прыкладу.

У такой структуры ў кожнага супрацоўніка ёсць цэнтр выдаткаў па змаўчанні. Калі гандлёвы прадстаўнік уводзіць выдатак, ён трапляе ў цэнтр 210 і адносіцца на рахунак 760; бухгалтэрыі не даводзіцца класіфікаваць кожны радок уручную.

Прыклад праводкі: размеркаванне выдатку на тры цэнтры

Агульны выдатак адлюстроўваецца з разбіўкай на некалькі цэнтраў выдаткаў паводле каэфіцыента размеркавання. Прыведзеныя сумы — прыклад.

Супрацоўнік IT-аддзела траціць 1 200 TL з ПДВ (прыклад) на навучальныя матэрыялы, якімі карыстаюцца тры падраздзяленні. Стаўка ПДВ 20 %, база — 1 000 TL. Правіла размеркавання: Продажы 50 %, Фінансы 30 %, Аперацыі 20 %.

Размеркаванне змяняе і тое, на які рахунак класа 7 трапляе выдатак. Таму долі лепш ведаць ужо пры ўводзе выдатку: пераразлік у канцы месяца дае больш памылак.

Тыповыя памылкі ў структуры цэнтраў выдаткаў

Тыповая памылка — ствараць цэнтры выдаткаў як дакладную копію арганізацыйнай схемы. Гэта павялічвае нагрузку на падтрымку і робіць справаздачы нечытэльнымі.

• Занадта шмат цэнтраў: цэнтры з мінімальнымі штомесячнымі выдаткамі і няясным уладальнікам перагружаюць справаздачу.
• Цэнтр на імя супрацоўніка: калі супрацоўнік сыходзіць, цэнтр застаецца без уладальніка. Цэнтры трэба адкрываць па ролях і падраздзяленнях.
• Выдаленыя коды: выдаленне закрытага цэнтра ламае параўнанне з мінулымі перыядамі.
• Няма цэнтра па змаўчанні: калі супрацоўнік выбірае цэнтр у кожным выдатку, расце доля памылковага выбару.

Як гэта працуе ў Masraff?

У Masraff «Цэнтр выдаткаў» — адно са стандартных палёў пры ўводзе выдатку, і яно наладжваецца пад структуру канкрэтнай кампаніі. Апісаныя вышэй крокі наладкі пераносяцца проста ў гэтае поле.

• Механізм палітыкі выдаткаў: для поля цэнтра выдаткаў можна задаваць правілы. Напрыклад, пры выбары пэўнага цэнтра метка можа станавіцца абавязковай або з'яўляцца папярэджанне. Таксама можна задаць ліміты па катэгорыях і правілы на ўзроўні аддзелаў.
• Падзел: супрацоўнік можа ўручную падзяліць адзін выдатак паміж некалькімі цэнтрамі выдаткаў проста пры ўводзе.
• Састаўны падзел: размеркаванне задаецца адзін раз як правіла. Напрыклад, усе выдаткі аднаго цэнтра размяркоўваюцца паміж трыма цэнтрамі ў долях 10 %, 10 % і 80 % або выдаткі IT-каманды дзеляцца пароўну паміж чатырма аддзеламі.
• Пашыранае ўзгадненне: маршрут узгаднення можна наладзіць па арганізацыйнай структуры і парогавых сумах; падрабязней — у артыкуле пра працэс узгаднення выдаткаў і дэлегаванне.

Як Masraff кіруе структурай аддзелаў і цэнтраў выдаткаў, глядзіце на старонцы пра кіраванне аддзеламі і цэнтрамі выдаткаў. Для кантролю бюджэту па цэнтрах добрай адпраўной кропкай стане артыкул пра кіраванне бюджэтам.

Частыя пытанні

Чым цэнтр выдаткаў адрозніваецца ад месца ўзнікнення выдаткаў?

Па змесце цэнтр выдаткаў і месца ўзнікнення выдаткаў не адрозніваюцца: абодва паказваюць падраздзяленне, адказнае за выдатак. «Месца ўзнікнення выдаткаў» часцей кажуць у камандах, што працуюць у SAP, «цэнтр выдаткаў» — у агульнай фінансавай мове.

Як вызначыць код цэнтра выдаткаў?

Код цэнтра выдаткаў вызначаюць як кароткі нумар, які наглядна паказвае асноўнае і падпарадкаванае падраздзяленне. Не варта блытаць яго з кодам рахунку класа 7 і паўторна выкарыстоўваць коды закрытых цэнтраў.

Як размеркаваць агульныя выдаткі па цэнтрах выдаткаў?

Агульныя выдаткі размяркоўваюць па цэнтрах выдаткаў з дапамогай загадзя апісанай базы размеркавання, напрыклад колькасці персаналу, плошчы або долі выкарыстання. Базу варта пераглядаць не радзей за раз на год.

Колькі цэнтраў выдаткаў патрэбна невялікай кампаніі?

У невялікай кампаніі колькасць цэнтраў выдаткаў не павінна перавышаць колькасць кіраўнікоў, адказных за бюджэт. Часта для пачатку дастаткова падзелу на агульнае кіраванне, продажы і аперацыі.